SG-SST en propiedades horizontales. Guía completa 2025

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Guía para implementar el SG-SST en Propiedades Horizontales con Personal Contratista.

 Introducción

¿Tu copropiedad no tiene empleados directos, pero contrata empresas para servicios como mantenimiento, jardinería, limpieza, fumigación o trabajos en altura?
👉 ¡Esta guía es para ti!

En Colombia, todas las propiedades horizontales están obligadas por ley a implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluso si solo operan con empresas contratistas.

📌 ¿Por qué? Porque existe responsabilidad solidaria: si ocurre un accidente laboral y no se han gestionado los riesgos adecuadamente, la copropiedad puede ser legalmente corresponsable.

¿Por qué debes cumplir con el SG-SST en propiedades horizontales si no tienes empleados directos?

Aunque no tengas trabajadores en nómina, el Artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo y múltiples sentencias de la Corte Suprema de Justicia establecen que el beneficiario del servicio debe garantizar condiciones seguras.

🔍 Ejemplo real:
Si un trabajador cae mientras limpia fachadas y no se exigieron protocolos de seguridad, la copropiedad puede ser sancionada y demandada.

Nota imnportante:

¿Cómo implementar el SG-SST en propiedades horizontales con contratistas? – Paso a paso

1. Diagnóstico inicial y evaluación de estándares mínimos

🔹 Acciones clave

• Identifica todas las actividades contratadas y sus riesgos.

• Evalúa si existen procedimientos para exigir el cumplimiento legal a los contratistas.

🔹 Ejemplo

• Limpieza de fachadas → trabajo en alturas

• Mantenimiento de piscina → manejo de químicos

• Poda de árboles → riesgo por herramientas y alturas

• Mantenimiento eléctrico → riesgo eléctrico

🔹 Formatos sugeridos

• Lista de verificación legal por actividad y/o contratista

• Formato de evaluación inicial de contratistas

• Formato para realizar el diagnostico SG-SST en propiedades horizontales

Ejemplo práctico:
Imagina que al revisar el diagnóstico te das cuenta de que no tienes un procedimiento de inducción para nuevos trabajadores. Esa será una actividad pendiente a incluir en tu plan de trabajo.

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2. Designación del responsable y política para contratistas

🔹 Acciones clave

• Nombra a un responsable (puede ser el administrador).

• Establece una política clara de seguridad para la contratación.

🔹 Ejemplo

Ningún trabajo de alto riesgo podrá realizarse sin documentación verificada, permisos y equipos adecuados.

🔹 Documentos esenciales

• Acta de designación

• Política de gestión de contratistas

• Procedimiento para contratistas

• Lista de chequeo por contratista

3. Documentación básica y plan de trabajo

1. Redacta la política del SG-SST: Es un documento corto donde expresas el compromiso del conjunto con la seguridad de sus trabajadores.

2. Establece objetivos y metas:

   • Por ejemplo: “Reducir en un 50% los actos inseguros en 12 meses”.

3. Asigna un Presupuesto para el  SG-SST en propiedades horizontales

   Incluye gastos en capacitaciones, exámenes médicos, elementos de protección, señalización, etc. Definir responsables y recursos necesarios

4. Define indicadores:

   • ¿Cuántos accidentes se presentan?

   • ¿Cuántas capacitaciones se realizan?

5. Crea el plan de trabajo anual:

   • Incluye todas las acciones que debes hacer para cumplir con la norma: capacitaciones, inspecciones, formación de brigadas, entre otros.

   • Asigna un responsable, una fecha y un medio de verificación (formato, acta, lista de asistencia).

4. Nombrar al Vigía o conformar los comités (según el número de trabajadores)

🔍 ¿Qué debes revisar primero?

Cuenta cuántos trabajadores laboran en el conjunto de forma directa (es decir, contratados por la administración, no por terceros):

• Si son menos de 10 trabajadores, no se requiere conformar el COPASST.

• Si son 10 o más trabajadores, sí es obligatorio crear el COPASST y también el Comité de Convivencia Laboral.

✅ Si hay menos de 10 trabajadores: Nombra un Vigía SST

El Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo es un trabajador que representa a sus compañeros en los temas del SG-SST. Su función principal es apoyar y promover la cultura de prevención dentro del conjunto.

5. Selección y evaluación de contratistas SG-SST en propiedades horizontales

🔹 Acciones clave

• Define listas de chequeo de selección basado en el nivel de riesgo y o actividad realizada.

• Exige documentación técnica, legal y de seguridad.

• Lista de chequeo según riesgo y/o contratista

Antes de contratar, verifica que la empresa cumpla con:

• Certificados de formación (trabajo seguro en alturas, manejo de químicos, espacios confinados, etc.)

• Elementos de protección personal (EPP)

• Pólizas y afiliaciones

• Procedimientos seguros y experiencia documentada

 Utiliza listas de chequeo por actividad para sistematizar esta revisión.

 6. Matriz de peligros y riesgos  para el SG-SST en propiedad horizontal

1. Haz una visita a las instalaciones:

   • Recorre áreas comunes, zonas verdes, plantas eléctricas, cuartos de máquinas, etc.

   • Identifica peligros: superficies resbalosas, riesgo eléctrico, almacenamiento inadecuado, etc.

2. Llena la matriz de identificación de peligros:

   • Clasifica los riesgos: físicos, mecánicos, locativos, biológicos, etc.

   • Evalúa cada uno según frecuencia y severidad.

   • Establece controles.

📌 Ejemplo práctico: Si detectas que el cuarto de máquinas tiene humedad y cables expuestos, debes registrarlo en la matriz e implementar una acción correctiva.

🔹 Acciones clave

• Elabora una matriz de peligros y riesgos por actividad contratada.

• Solicita la matriz de riesgos del contratista.

🔹 Ejemplo

🔹 Herramientas sugeridas

• Matriz GTC-45

• Procedimiento de validación de matrices

 7. Permisos de trabajo para actividades de alto riesgo (SG-SST en propiedades horizontales)

🔹 Acciones clave

• Implementa permisos escritos para autorizar trabajos peligrosos.

• Capacita al administrador para emitir y cerrar los permisos.

• Análisis de trabajo seguro

• Inspecciones pre-operacionales

🔹 Ejemplos de permisos

• Trabajo en alturas

• Espacios confinados

• Energías peligrosas

• Uso de químicos

🔹 Formatos útiles

• Permisos por tipo de riesgo

• Registro de emisión y cierre

Establecer según normatividad vigente para cada actividad de alto riesgo.

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8. Plan de emergencias para la copropiedad y contratistas

Implementar un plan de emergencias no solo es obligatorio para cumplir con el SG-SST en propiedad horizontal, sino que es una medida vital para proteger tanto a los contratistas como a los residentes y trabajadores permanentes de la copropiedad.

🔹 Acciones clave

• Adapta el plan de emergencias para que contemple tanto a residentes como a contratistas externos.

• Incluye escenarios específicos derivados de las actividades de alto riesgo que se realizan en la copropiedad.

• Asegúrate de que todos conozcan los procedimientos, las rutas de evacuación, puntos de encuentro y responsables de la atención de emergencias.

🔹 Escenarios frecuentes

Para contratistas:

• Rescate en alturas

• Espacios confinados

• Derrames de sustancias químicas

• Descargas eléctricas

Para residentes y trabajadores de la copropiedad:

• Incendios en áreas comunes o viviendas

• Cortocircuitos o fallos eléctricos generales

• Fugas de gas (si aplica)

• Inundaciones por daños en redes hidráulicas

• Sismos o eventos naturales

🔹 Elementos del plan de emergencias

• Brigada de emergencias: Conformada por personal capacitado (puede incluir vigilantes o residentes voluntarios).

• Plan de evacuación: Con rutas claramente señalizadas y simulacros regulares.

• Puntos de encuentro: Definidos y señalizados, adecuados para residentes y contratistas.

• Alarmas y señalización: Sistemas visibles y auditivos para alertar en caso de emergencia.

• Botiquín y equipos de emergencia: En buen estado y con inventario actualizado.

• Capacitaciones: A contratistas, residentes y personal de la copropiedad.

🔹 Documentación recomendada

• Plan de prevención y atención de emergencias

• Procedimientos de rescate para cada tipo de riesgo (alturas, espacios confinados, químicos, eléctricos, etc.)

• Protocolo de comunicación interna y con servicios de emergencia

• Registro de simulacros y capacitaciones realizadas

• Listado actualizado de brigadistas y responsables

 9. Inspecciones a contratistas para el SG-SST en propiedad horizontal

🔹 Acciones clave

• Realiza inspecciones planeadas o sorpresivas.

• Documenta hallazgos y establece planes de mejora.

🔹 Ejemplos de revisión

• Uso correcto del arnés

• Almacenamiento de químicos

• Procedimientos de bloqueo eléctrico

🔹 Instrumentos sugeridos

• Formato de inspección

• Cronograma de visitas

• Plan de acción

 10. Inducción y formación a contratistas

Ningún contratista debe iniciar labores sin haber recibido una inducción sobre el SG-SST de la copropiedad.

 Se deben conservar los siguientes registros:

• Certificados de capacitación

• Registro de inducción

• Temario entregado

• Lista de verificación de cumplimiento por actividad

🔹 Documentos de apoyo

• Registro de inducción

• Verificación de certificados

11. Reporte e investigación de accidentes

🔹 Acciones clave

• Define el procedimiento de reporte.

• Participa en la investigación de cada evento.

🔹 Ejemplo

Un contratista sufre una caída.
→ Se reporta de inmediato.
→ La copropiedad participa en la investigación.
→ Se documentan causas y medidas.

🔹 Formatos clave

• Informe preliminar

• Formato de investigación

• Acciones correctivas, preventivas y cierre de halalzgos

• Registro de lecciones aprendidas

12. Control documental de contratistas

🔹 Acciones clave

• Verifica periódicamente los documentos legales y técnicos.

• Usa listas de chequeo según actividad.

🔹 Ejemplo

• Alturas: afiliación, certificados, equipos

• Fumigación: licencia sanitaria, EPP

• Piscinas: hojas de seguridad, almacenamiento

🔹 Recomendación

• Archivo físico o digital

• Listas de verificación por riesgo

🔹  Organiza todos los documentos en carpetas físicas y digitales:

• Política de SG-SST

• Plan de trabajo

• Actas y comités

• Registros de inspecciones

• Formatos de entrega de EPP

• Manual de control documental

• Lista maestra de documentos

📌 Consejo práctico: Usa nombres de archivos ordenados por fecha y tema. Ejemplo: 2025_01_Inducción_Vigilante1.pdf.

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13 Requisitos legales según el tipo de riesgo. SG-SST en propiedades horizontales

16 Indicadores y Verificación

Una parte fundamental del SG-SST es medir si realmente está funcionando. Para ello, debes establecer indicadores claros, medibles y periódicos que te permitan hacer seguimiento a las acciones, detectar fallas a tiempo y tomar decisiones.

Indicadores clave para conjuntos residenciales

📈 Puedes automatizar estos indicadores con herramientas en Excel.

17 Seguimiento y mejora continua

1. Verifica el cumplimiento del plan de trabajo SG-SST en propiedad horizontal.

2. Revisa los indicadores que definiste al inicio.

3. Haz la revisión anual por la alta dirección:

   • Evalúa qué funcionó, qué se debe mejorar y qué actividades se repetirán.

4. Ajusta el plan de acción según los resultados.

🏁 Conclusión

Implementar el SG-SST en propiedades horizontales con contratistas no es opcional:
✔️ Es una obligación legal,
✔️ Un medio para proteger vidas, 
✔️ Una forma de evitar sanciones costosas.

Con esta guía clara y paso a paso, puedes comenzar a gestionar los riesgos laborales en tu copropiedad de forma organizada y responsable con el SG-SST en propiedad horizontal implementado.

🚨 ¿Qué pasa si NO se implementa el SG-SST en propiedades horizontales?

• Multas de hasta 500 salarios mínimos

• Riesgo jurídico por accidentes laborales

• Demandas contra administradores y consejos

• Daño a la reputación de la copropiedad

💡 Casos comunes de incumplimiento

• No identificar los riesgos a los que se expone el personal de vigilancia

• Ausencia de planes de emergencia o botiquines

• Falta de inducciones o registros

• No reportar ni investigar incidentes

✅ Conclusión final: No pongas en riesgo la legalidad de la copropiedad

El SG-SST no es una carga:
💼 Es una herramienta para proteger personas,
🛡️ Cumplir con la ley, y
📈 Fortalecer la gestión de tu edificio o conjunto.

👉 Si quieres facilitar todo este proceso, puedes usar una herramienta en Excel ya estructurada, que incluye:

• Matrices

• Listas de chequeo

• Indicadores automáticos

• Guías prácticas

🔗 Encuéntrala aquí:
SG-SST para Propiedad Horizontal – FLT Ingeniería SAS

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