Compra 100% segura ✅Resolución 1843 de 2025: Guía Completa de Evaluaciones Médicas Ocupacionales para Colombia
Todo lo que empleadores, responsables de SG-SST y trabajadores necesitan saber para cumplir la nueva norma del Ministerio del Trabajo: tipos de EMO, documentos a actualizar, responsabilidades y checklist de implementación.
Plazo de implementación: 6 meses desde la entrada en vigencia (Art. 35) · Fecha límite: 7 de noviembre de 2025
📋 ¿Qué es la Resolución 1843 de 2025?
El 29 de abril de 2025, el Ministerio del Trabajo de Colombia expidió la Resolución 1843 de 2025, la norma que moderniza y unifica por completo el marco legal de las evaluaciones médicas ocupacionales en el país. Esta resolución representa el cambio más profundo en salud ocupacional en casi dos décadas.
La norma aplica a todos los empleadores públicos y privados, contratantes, contratistas y trabajadores dependientes e independientes del país, sin importar el sector económico, el tamaño de la empresa o el tipo de vinculación laboral.
Ministerio del Trabajo
29 de abril de 2025
7 de noviembre de 2025
Res. 2346/2007, 1918/2009, 1075/1992 y 4050/1994
¿Por qué se expidió? La dinámica del trabajo actual, los avances en medicina laboral, la necesidad de mayor protección a los trabajadores y la Sentencia T-202 de 2024 de la Corte Constitucional exigían una modernización urgente de las reglas existentes.
🎯 Cinco objetivos principales de la norma
- Unificar criterios para la práctica de evaluaciones médicas en todo el país.
- Fortalecer la confidencialidad de la Historia Clínica Ocupacional (HCO).
- Incorporar medidas antidiscriminatorias frente a pruebas de embarazo, VIH y serología.
- Definir responsabilidades claras para empleadores, trabajadores, ARL, IPS y médicos.
- Promover la prevención con énfasis en vigilancia epidemiológica y estilos de vida saludable.
🏥 Tipos de Evaluaciones Médicas Ocupacionales (EMO)
La resolución establece seis tipos de evaluaciones médicas ocupacionales, cada una con un propósito específico y momentos concretos de aplicación. Todas deben realizarse durante la jornada laboral y a costo del empleador.
Evaluación de Preingreso
¿Cuándo? Antes de que el trabajador inicie sus labores.
Objetivo: Determinar las condiciones de salud del aspirante frente a los requerimientos y peligros del cargo. Identificar condiciones preexistentes y establecer si se requieren restricciones o adaptaciones.
Evaluaciones Periódicas
Programadas: Para monitorear los efectos de la exposición a factores de riesgo. La periodicidad no debe superar los 3 años (Art. 15) y debe justificarse técnicamente en el SG-SST según la identificación de peligros, la edad del trabajador y su estado de salud.
Por cambio de ocupación: Cuando el trabajador cambia de funciones, tareas, ambiente laboral o se expone a nuevos o mayores peligros.
Evaluación de Egreso
¿Cuándo? Al finalizar la relación laboral. El empleador debe informar al trabajador sobre este proceso dentro de los 5 días hábiles posteriores a la terminación del contrato.
Objetivo: Registrar el estado de salud del trabajador al momento de su retiro y prevenir futuras reclamaciones de enfermedades laborales.
Evaluación Post-Incapacidad
¿Cuándo? Inmediatamente después de una incapacidad médica igual o superior a 30 días calendario, o antes si la condición del trabajador lo amerita.
Objetivo: Evaluar el estado de salud actual y determinar si el trabajador puede retomar sus funciones habituales o requiere recomendaciones especiales.
Evaluación por Retorno Laboral
¿Cuándo? Tras una ausencia por causas no médicas (licencia no remunerada, vacaciones extendidas, etc.) igual o superior a 90 días calendario, antes de que el trabajador retome sus labores.
Objetivo: Verificar que el trabajador está en condiciones de retomar sus funciones de forma segura.
Evaluación de Seguimiento o Control
¿Cuándo? Para verificar la evolución de una condición de salud, la efectividad de las medidas adoptadas o reconsiderar restricciones médicas temporales.
Objetivo: Garantizar la continuidad del cuidado médico y ajustar las recomendaciones según la evolución del trabajador.
La Resolución 1843 de 2025 elimina el profesiograma como documento base. Ahora el perfil de cargo (Art. 16) es la pieza central: el empleador debe elaborarlo y entregarlo al médico o IPS antes de cada evaluación, incluyendo funciones, competencias, requisitos físicos/mentales y riesgos laborales asociados.
📄 Historia Clínica Ocupacional (HCO): confidencialidad y custodia
Este es uno de los aspectos más sensibles y reforzados de la resolución. La Historia Clínica Ocupacional (HCO) es el conjunto único de documentos privados y reservados donde se registra cronológicamente la salud del trabajador y las EMO realizadas.
A cargo exclusivo de la IPS o médico especialista que realizó la EMO. El empleador NO puede tenerla ni copiarla (salvo autorización expresa del trabajador + médico SST propio).
Mínimo 20 años desde la última atención registrada, conforme al Art. 30 de la resolución.
Solo por: orden judicial, autorización escrita del trabajador, solicitud médica con consentimiento, o calificación de origen/PCL con consentimiento (Art. 31).
El empleador recibe únicamente el Concepto Médico Ocupacional (Art. 19): un documento con recomendaciones, restricciones y si el trabajador es apto o no para el cargo, sin el detalle clínico completo de la HCO. Este concepto sí debe comunicarse por escrito al trabajador.
El empleador NO puede conservar, anexar ni solicitar copia de la HCO en la hoja de vida del trabajador, salvo que cuente con autorización expresa del trabajador Y tenga vinculado un médico especialista en SST o servicio de medicina laboral habilitado propio (Art. 30).
⛔ Medidas antidiscriminatorias: pruebas prohibidas
El Artículo 21 establece una prohibición general: no se puede exigir pruebas de embarazo (BHCG), VIH ni Serología (VDRL) como requisito para acceder o permanecer en un empleo. Cada prueba tiene condiciones específicas:
🙈 Pruebas de embarazo (Art. 22 + Sentencia T-202 de 2024)
Solo pueden solicitarse con consentimiento previo y escrito de la trabajadora, únicamente si el cargo implica riesgos reales o potenciales para el desarrollo del embarazo (la carga de la prueba recae en el empleador). La trabajadora tiene derecho a elegir el centro médico o laboratorio reconocido por MinSalud donde realizarse los exámenes de sangre. Incumplir puede generar multas de hasta 2.455 UVT y la obligación de contratar a la trabajadora.
🚫 Pruebas de VIH (Art. 23)
Están prohibidas como requisito laboral, salvo en empleos con riesgos reales y potenciales que puedan incidir negativamente en la salud del trabajador o de terceros, debidamente justificados.
🔬 Pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas (Art. 24-25)
Deben estar justificadas técnicamente en el SG-SST. Aplicables a cargos que implican riesgo para terceros (conductores, pilotos, médicos, operadores, etc.). Para estos cargos no se requiere consentimiento. Resultado positivo: el empleador debe exhortar al trabajador a iniciar tratamiento vía EPS. Para más información, ver nuestro blog sobre pruebas de alcoholimetría y sustancias psicoactivas.
👥 Responsabilidades de cada actor
Empleadores (Art. 5)
- Asumir el costo total de las EMO y pruebas complementarias (incluyendo traslados).
- Realizar las EMO durante la jornada laboral.
- Adaptar el puesto de trabajo según las recomendaciones médicas en un plazo máximo de 20 días hábiles.
- Informar a la IPS los perfiles de cargo y la identificación de peligros.
- Implementar Sistemas de Vigilancia Epidemiológica (SVE).
- Comunicar el concepto médico por escrito a cada trabajador.
Trabajadores (Art. 7)
- Asistir a las EMO programadas (la inasistencia puede generar sanciones).
- Suministrar información veraz y completa sobre su estado de salud.
- Seguir las recomendaciones médicas.
- Participar en los programas de prevención y vigilancia epidemiológica.
ARL (Art. 6)
- Brindar asistencia técnica para implementar SVE.
- Apoyar programas de estilos de vida saludable y pausas activas.
- Capacitar en la correcta realización de EMO.
- NO están autorizadas para realizar, asumir costos ni pagar las EMO del empleador.
IPS y Médicos Especialistas (Art. 4)
- Garantizar consultas de mínimo 20 minutos.
- Entregar al trabajador copia de la atención y resultados.
- Emitir recomendaciones y restricciones claras.
- Entregar en diciembre de cada año un diagnóstico general de salud de la población trabajadora (sin datos individuales), sin costo adicional.
- Custodiar la HCO por mínimo 20 años.
📄 Documentos del SG-SST que debes actualizar o crear
Estos son los documentos del SG-SST que deben actualizarse para alinearse con la Resolución 1843 de 2025. Revisa cuáles tienes vigentes y cuáles debes crear desde cero:
- 1
Matriz de Requisitos Legales
Incluir la Resolución 1843/2025 y marcar como derogadas las Resoluciones 2346/2007, 1918/2009, 1075/1992 y 4050/1994. Documentar planes de acción para el cumplimiento.
- 2
Procedimiento de Evaluaciones Médicas Ocupacionales
Actualizar para reflejar todos los tipos de EMO, responsabilidades, manejo de HCO, pruebas específicas permitidas y plazos de la Resolución 1843/2025.
- 3
Programa de Evaluaciones Médicas Ocupacionales
Ajustar la periodicidad (máximo 3 años, justificada técnicamente). Incluir todos los tipos de EMO y referenciar los perfiles de cargo y la identificación de peligros como insumo base.
- 4
Perfiles de Cargo (Manual de Funciones)
Asegurar que incluyan los requisitos del Art. 16: funciones, responsabilidades, habilidades, competencias, requisitos físicos/mentales/técnicos, riesgos laborales y medidas preventivas asociadas.
- 5
Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos (MIPEVR)
Actualizar y asegurar que sea la base para definir la necesidad y enfoque de las EMO, especialmente las periódicas.
- 6
Programa de Prevención de Consumo de Alcohol y Sustancias Psicoactivas
Crear o actualizar si la empresa realizará pruebas (Art. 24-25). Debe justify técnicamente la necesidad, definir la política, procedimientos de toma de muestras, manejo de resultados y ruta de atención vía EPS.
- 7
Programa de Vigilancia Epidemiológica (SVE)
Actualizar o crear según los riesgos de la empresa. Debe estar alineado con los hallazgos de las EMO y el informe anual de la IPS.
- 8
Programa de Pausas Activas
Documentar el programa con objetivos, metodología, frecuencia, responsables y mecanismos de seguimiento (Art. 5.h).
- 9
Procedimiento de Contratación de Proveedores (IPS)
Incluir como criterio de selección los requisitos de la Resolución 1843/2025: tiempo mínimo de consulta, entrega del diagnóstico anual, custodia de HCO, entre otros.
- 10
Plan de Capacitación Anual
Incluir capacitaciones sobre la Resolución 1843/2025 para directivos, mandos medios, trabajadores y COPASST o Vigía SST.
📦 Registros y soportes documentales requeridos
Estos son los documentos que evidencian la ejecución y cumplimiento del procedimiento ante una inspección del Ministerio del Trabajo:
Capacitación y socialización
- Listas de asistencia a capacitaciones sobre la Res. 1843/2025
- Material de capacitación utilizado
- Evaluaciones de la capacitación (si aplican)
Ejecución de EMO
- Cronogramas y programación de evaluaciones
- Citaciones enviadas a trabajadores
- Conceptos médicos ocupacionales (NO la HCO)
- Evidencia de entrega del concepto al trabajador
Contratación y proveedores
- Contrato con IPS o médico especialista según Res. 1843/2025
- Constancias de envío de perfiles de cargo y MIPEVR a la IPS (Art. 16, Par. 1)
- Informe anual de diagnóstico de salud de la IPS (Art. 4.g y 20)
Adaptaciones y seguimiento
- Documentación de modificaciones en puestos de trabajo según recomendaciones médicas
- Seguimiento a casos de EMO post-incapacidad y de control
- Auditorías internas: hallazgos y planes de mejora
Consentimientos informados
- Para pruebas de embarazo (Art. 22)
- Para acceso a HCO por médicos tratantes (Art. 31.c)
- Para calificación de origen o PCL (Art. 31.d)
- Constancia de no inclusión de prueba de embarazo en preingreso
Pausas activas y ARL
- Listas de participación en pausas activas
- Material y seguimiento del programa
- Solicitudes de asistencia técnica a la ARL y respuestas recibidas
❓ FAQs: lo que más preguntan sobre la Resolución 1843/2025
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Sí. La Resolución 1843 de 2025 deroga y reemplaza completamente la Resolución 2346 de 2007 y también las Resoluciones 1918 de 2009, 1075 de 1992 y 4050 de 1994. Cualquier procedimiento, formato o política basada en la normativa anterior debe actualizarse para alinearse con las nuevas disposiciones.
-
El empleador asume el 100% del costo de todas las evaluaciones médicas ocupacionales y pruebas complementarias. Si el trabajador debe desplazarse a otra ciudad para realizarlas, el empleador también debe cubrir los gastos de transporte, alimentación y alojamiento, según el Artículo 5° de la resolución. Bajo ninguna circunstancia se puede cargar este costo al trabajador.
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No directamente. El empleador recibe únicamente el Concepto Médico Ocupacional (Art. 19), que indica si el trabajador es apto para el cargo, con qué restricciones y qué recomendaciones aplican. La Historia Clínica Ocupacional (HCO) completa es estrictamente confidencial y solo la custodia la IPS o el médico evaluador. Acceder ilegalmente a la HCO puede generar sanciones legales.
-
El Artículo 15 establece que la periodicidad no puede superar los 3 años. Sin embargo, esto no significa que sea automáticamente cada 3 años: debe estar justificada técnicamente en el SG-SST según la exposición al riesgo, la edad del trabajador y su estado de salud. Para cargos de mayor exposición o trabajadores con condiciones previas, la frecuencia puede ser mayor.
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Según el Artículo 8, la inasistencia injustificada a una evaluación médica programada puede acarrear sanciones disciplinarias al trabajador, conforme al Reglamento Interno de Trabajo. Si la inasistencia es del cargo de alto riesgo y se niega a una prueba obligatoria, la consecuencia puede ser más grave. La IPS registra la negativa en la HCO.
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El empleador tiene un plazo máximo de 20 días hábiles para implementar las recomendaciones médicas formuladas en el Concepto Médico Ocupacional, según el Artículo 5°. Esto incluye adaptar el puesto, reubicar al trabajador o implementar medidas preventivas. Superar este plazo sin justificación constituye un incumplimiento normativo.
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No. La norma es explícita: las ARL no están autorizadas para realizar, asumir costos ni pagar las evaluaciones médicas ocupacionales reguladas en la Resolución 1843/2025. Las ARL tienen un rol de asistencia técnica y capacitación, pero los costos de las EMO son responsabilidad exclusiva del empleador.
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Según el Artículo 16, el perfil de cargo que se entrega al médico o IPS debe incluir como mínimo: funciones y responsabilidades, habilidades y competencias, requisitos físicos (esfuerzo, postura, manejo de cargas), requisitos mentales y técnicos, los riesgos laborales asociados a las tareas, y las medidas preventivas necesarias para garantizar la salud y seguridad del trabajador en ese cargo.
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Sí. La evaluación médica de egreso es obligatoria al finalizar cualquier relación laboral, independientemente de la causa (renuncia, despido, vencimiento de contrato, etc.). El empleador debe informar al trabajador dentro de los 5 días hábiles siguientes a la terminación. Su objetivo principal es registrar el estado de salud del trabajador al retiro y prevenir futuras reclamaciones de enfermedades laborales.
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El incumplimiento puede generar sanciones conforme al Decreto Ley 1295 de 1994, la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015. Para la realización indebida de pruebas de embarazo, las multas pueden llegar a 2.455 UVT. Para incumplimientos generales del SG-SST, las multas pueden alcanzar hasta 500 SMMLV según la gravedad. Además, puede implicar la obligación de contratar a una candidata y responsabilidades civiles en caso de accidentes laborales relacionados.
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