Resolución 1843 de 2025: Guía sobre las Nuevas Evaluaciones Médicas Ocupacionales

   Resolución 1843 de 2025

«Te mostramos los documentos que debes actualizar en tu SG-SST y los soportes necesarios para cumplir con la Resolución 1843 de 2025.»

¡La legislación laboral en Colombia está en constante evolución, y con él, las normativas que buscan proteger la salud y seguridad de todos! Hoy queremos sumergirnos en una pieza clave de esta transformación: la Resolución 1843 de 2025, emitida por el Ministerio del Trabajo. Esta norma llega para actualizar, unificar y fortalecer la manera en que se realizan las evaluaciones médicas ocupacionales y se gestiona la información de salud en el ámbito laboral.

Si eres empleador, trabajador, profesional del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), o simplemente te interesa el bienestar en el trabajo, ¡esta información es para ti!

¿Por qué esta Nueva Resolución 1843 de 2025? Un Contexto Necesario

Durante años, normativas como la Resolución 2346 de 2007 sentaron las bases para las evaluaciones médicas. Sin embargo, el dinamismo del trabajo, los avances en medicina laboral y la necesidad de una mayor protección y claridad exigían una modernización.

La Resolución 1843 de 2025 busca:

1. Unificar Criterios:Establecer un marco claro y homogéneo para la práctica de las evaluaciones médicas en todo el país.
2. Fortalecer la Confidencialidad:Reforzar la protección de la Historia Clínica Ocupacional (HCO) como un documento sensible y privado.
3. Adaptarse a Nuevas Realidades: Incorporar directrices sobre pruebas específicas y medidas antidiscriminatorias.
4. Definir Responsabilidades: Aclarar el papel de cada actor: empleadores, trabajadores, ARL, IPS y médicos especialistas.
5. Promover la Prevención: Enfocarse no solo en la detección, sino en la promoción de la salud y la prevención de enfermedades y accidentes laborales.

Esta resolución deroga normativas anteriores importantes (como la 2346 de 2007, 1918 de 2009, 1075 de 1992 y 4050 de 1994), convirtiéndose en el referente principal en la materia.

¿A Quiénes Impacta Directamente la resolución 1843 de 2025?

Prácticamente a todos los que participan en el mundo laboral colombiano:

• Empleadores: Públicos y privados, de cualquier tamaño o sector.
• Contratantes: Quienes vinculan personal bajo diversas modalidades.
• Trabajadores: Tanto dependientes como independientes.
• Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).
• Prestadores de Servicios de Salud Ocupacional: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y médicos especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo o Medicina del Trabajo.

Los Pilares Fundamentales de la Resolución 1843 de 2025: ¡Lo que Debes Entender!

Desglosemos los aspectos más cruciales para que comprendas su alcance y aplicación:

1. Evaluaciones Médicas Ocupacionales (EMO): Un Abanico para Cada Etapa

   La resolución 1843 de 2025 es muy específica sobre los tipos de EMO y cuándo deben realizarse, siempre con el objetivo de monitorear la exposición a peligros, identificar condiciones de salud y tomar medidas preventivas.

EMO de Preingreso (Art. 9):

• ¿Cuándo? Antes de que el trabajador inicie sus labores.
• Objetivo: Determinar las condiciones de salud del aspirante frente a los requerimientos y peligros del cargo. Identificar si existen condiciones preexistentes que podrían agravarse y establecer si se requieren adaptaciones o restricciones.

EMO Periódicas (Art. 10):

• Programadas:Para monitorear los efectos de la exposición a factores de riesgo y detectar tempranamente alteraciones en la salud. Su periodicidad no debe superar los tres (3) años (Art. 15), y debe estar justificada técnicamente en el SG-SST (basada en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
• Por Cambio de Ocupación:Cuando el trabajador cambia de funciones, tareas, ambiente laboral o se expone a nuevos o mayores peligros.

EMO de Egreso (Art. 11):

• ¿Cuándo? Al finalizar la relación laboral. El empleador debe informar al trabajador sobre este proceso dentro de los 5 días hábiles posteriores a la terminación.
• Objetivo: Registrar el estado de salud del trabajador al momento de su retiro.

EMO Post-Incapacidad (Art. 13):

• ¿Cuándo? Inmediatamente después de una incapacidad médica igual o superior a treinta (30) días calendario, o antes si la condición del trabajador lo amerita.

EMO por Retorno Laboral (Art. 12):

• ¿Cuándo? Tras una ausencia por causas no médicas igual o superior a noventa (90) días calendario, antes de que retome sus labores.

EMO de Seguimiento o Control (Art. 14):

• ¿Cuándo? Para verificar la evolución de una condición de salud, la efectividad de medidas adoptadas o reconsiderar restricciones, especialmente si fueron temporales.

2. La Historia Clínica Ocupacional (HCO): Un Tesoro de Información Confidencial (Capítulo V) Resolución 1843 de 2025

   Este es uno de los puntos más sensibles y reforzados:

Definición: Es el conjunto único de documentos privados y reservados donde se registra cronológicamente la salud del trabajador y las EMO.

Contenido Mínimo (Art. 29): La resolución detalla exhaustivamente qué debe incluir (datos completos, antecedentes, exposición a peligros detallada, exámenes, diagnósticos, restricciones, etc.).

Custodia y Conservación (Art. 30):

• Estará a cargo de la IPS o el médico especialista que realizó la EMO.
• El empleador NO puede tener, conservar o anexar copia de la HCOa la hoja de vida, salvo que cuente con autorización expresa del trabajador y tenga vinculado un médico especialista en SST o servicio de medicina laboral habilitado.
• Debe conservarse por un mínimo de veinte (20) años.

Reserva Estricta (Art. 31):Solo se puede acceder a ella por orden judicial, autorización escrita del trabajador para fines médicos, solicitud de otro médico tratante con consentimiento, o por la entidad competente para calificar origen o PCL (con consentimiento).

• Importante:No confundir la HCO con el Concepto Médico Ocupacional (Art. 19), que es el resumen con recomendaciones que sí recibe el empleador y el trabajador, sin el detalle clínico completo.

3. ¡Alto a la Discriminación! Medidas Claras y Contundentes (Capítulo III) Resolución 1843 de 2025

Prohibición General (Art. 21): Se prohíbe exigir pruebas de embarazo (BHCG), VIH y Serología (VDRL) como requisito para acceder o permanecer en un empleo.

Pruebas de Embarazo (Art. 22 y Sentencia T-202 de 2024):

•  Solo podrán solicitarse con consentimiento previo y escritode la trabajadora si el trabajo a desempeñar implica riesgos reales o potenciales que puedan afectar negativamente el desarrollo del embarazo. La carga de la prueba recae en el empleador.
• Si la EMO de preingreso involucra exámenes de sangre, la candidata tiene derecho a seleccionar el centro médico o laboratorio(reconocido por MinSalud) donde realizarlos.
• Ordenar una prueba de embarazo en contravía de esto puede generar multas de hasta 2455 UVT y la obligación de contratar a la trabajadora.

Pruebas de VIH (Art. 23):

Prohibidas como requisito, salvo en empleos con riesgos reales y potenciales que puedan incidir negativamente en la salud del trabajador o de terceros.

Pruebas de Alcoholemia y Sustancias Psicoactivas (Art. 24-25):

• Su realización debe estar justificada técnicamente en el SG-SST de la empresa, como parte de acciones de prevención de accidentes y enfermedades.
• Aplicables a cargos que implican riesgo para otros o alta responsabilidad (conductores, pilotos, operadores de maquinaria pesada, personal de salud, manejo de sustancias peligrosas, trabajos en alturas, espacios confinados, etc., detallados en el Art. 24, Par. 1). Para estos casos, no se requiere autorización del trabajador.
• Si el resultado es positivo para sustancias psicoactivas, el empleador debe exhortar al trabajador a iniciar tratamiento vía su EAPB (EPS). Los resultados son confidenciales.

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4. Responsabilidades Claras para Cada Actor Involucrado:

Empleadores (Art. 5):

Asumir el costo totalde las EMO y pruebas complementarias.

• Adaptar las condiciones de trabajosegún las recomendaciones médicas en un plazo máximo de 20 días hábiles.
• Informar a la IPS los perfiles de cargo y la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
• Implementar Sistemas de Vigilancia Epidemiológica (SVE)y programas de pausas activas.
• Comunicar por escrito a cada trabajador el concepto médico emitido.

Trabajadores (Art. 7):

• Asistir a las EMO programadas (su incumplimiento puede acarrear sanciones).
• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
• Seguir las recomendaciones médicas y participar en programas de prevención.

Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) (Art. 6):

• Brindar asistencia técnicaa las empresas para la implementación de SVE, programas de estilos de vida saludable, pausas activas y capacitación en EMO.
• Importante:Las ARL no están autorizadas para realizar, asumir costos o pagar las EMO reguladas en esta resolución, salvo disposición en contrario.

IPS y Médicos Especialistas (Art. 4):

• Garantizar la calidad del servicio (consulta de mínimo 20 minutos).
• Entregar al trabajador copia de la atención y resultados.
• Emitir recomendaciones claras.
• Entregar a la empresa, en diciembre de cada año y sin costo adicional, un diagnóstico general de saludde la población trabajadora (sin datos individuales).
• Custodiar y manejar adecuadamente la HCO.

Plazo de Transición Resolución 1843 de 2025: ¡Manos a la Obra! (Art. 35)

Las empresas y demás entidades tienen un plazo de seis (6) mesesa partir de la entrada en vigencia de la resolución para implementar todas estas disposiciones y realizar los ajustes necesarios.

Implicaciones Prácticas: ¿Qué Deben Hacer las Empresas y los Trabajadores?

Para las Empresas (Empleadores):

1. Revisar y Actualizar el SG-SST:Alinear todos los procedimientos, programas (especialmente el de EMO y el de prevención de consumo de SPA), perfiles de cargo y la matriz de identificación de peligros con esta nueva resolución.
2. Capacitar al Personal:Asegurar que todos (desde la gerencia hasta los trabajadores) conozcan sus responsabilidades y derechos.
3. Ajustar Contratos con IPS:Verificar que los proveedores de servicios de salud ocupacional cumplan con todos los requisitos
4. Presupuestar:Considerar los costos asociados a las EMO y las adaptaciones.

Para los Trabajadores:

1. Conocer sus Derechos:Especialmente en cuanto a la confidencialidad de su HCO y las pruebas antidiscriminatorias.
2. Ser Proactivos con su Salud:Asistir a las evaluaciones y seguir las recomendaciones es fundamental.
3. Informarse:Preguntar al responsable del SG-SST de su empresa sobre cómo se está implementando la resolución.

En Conclusión: Un Avance Significativo para la Salud Laboral

La Resolución 1843 de 2025 representa un esfuerzo importante por modernizar y humanizar la gestión de la salud ocupacional en Colombia. Si bien implica un proceso de adaptación para las empresas, los beneficios a largo plazo en términos de prevención, protección de la salud, ambientes de trabajo más justos y cumplimiento normativo son invaluables.

DOCUMENTOS DEL SG-SST QUE SE DEBEN ACTUALIZAR (O CREAR SI NO EXISTEN):

Matriz de Requisitos Legales:

• Actualización:Incluir la Resolución 1843 de 2025.
• Actualización:Marcar como derogadas las Resoluciones 2346 de 2007, 1918 de 2009, 1075 de 1992, 4050 de 1994 y otras que le sean contrarias.
• Acción:Verificar que los planes de acción asociados al cumplimiento de la nueva resolución estén documentados.
• Procedimiento de Evaluaciones Médicas Ocupacionales:2. Actualización/Creación:Este es el procedimiento principal que hemos estado desarrollando. Debe reflejar todos los requisitos de la Resolución 1843/2025 (tipos de EMO, responsabilidades, manejo de HCO, pruebas específicas, etc.).

Programa de Evaluaciones Médicas Ocupacionales:

• Actualización:Ajustar la periodicidad de las evaluaciones periódicas (máximo 3 años, justificada técnicamente).
• Actualización:Incluir todos los tipos de EMO que contempla la resolución y los criterios para su aplicación en la empresa.
• Actualización: Referenciar los perfiles de cargo y la identificación de peligros como insumo.

Perfiles de Cargo (o Manual de Funciones):

• Actualización: Asegurar que contengan, como mínimo, la información requerida por el Artículo 16, literal a) de la Resolución 1843 de 2025:
  • • Funciones.
    • Responsabilidades.
    • Habilidades.
    • Competencias.
    • Requisitos físicos, mentales y técnicos.
    • Riesgos laborales asociados a las tareas asignadas.
    • Medidas preventivas necesarias para garantizar la salud y seguridad.

Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Riesgos (MIPEVP):

• Actualización:Asegurar que esté actualizada y sea la base para definir la necesidad y el enfoque de las EMO, especialmente las periódicas. La resolución enfatiza la conexión entre los peligros del cargo y las evaluaciones.

Programa de Vigilancia Epidemiológica (PVE / SVE):

• Actualización/Creación:Si la empresa implementa SVE específicos según sus riesgos y el diagnóstico de salud (Art. 5.e), estos programas deben estar documentados y alineados con los hallazgos de las EMO y el informe anual de la IPS.

Programa de Prevención de Consumo de Alcohol y Sustancias Psicoactivas (SPA):

• Actualización/Creación:Si la empresa va a realizar pruebas de alcohol y SPA (Art. 24-25), debe contar con un programa documentado que justifique técnicamente la necesidad de estas pruebas, defina la política, los procedimientos para la toma de muestras, el manejo de resultados y las acciones a seguir (exhortar a tratamiento vía EAPB).

Programa de Pausas Activas:

• Actualización/Creación:Documentar el programa, incluyendo objetivos, metodología, frecuencia, responsables y mecanismos de seguimiento (Art. 5.h).

Procedimiento de Contratación de Proveedores (específicamente para IPS):

• Actualización:Incluir como criterio de selección y en el contrato con la IPS los requisitos establecidos en la Resolución 1843/2025 (calidad de la atención, tiempo mínimo de consulta, entrega del diagnóstico anual, custodia de HCO, etc.).

Plan de Capacitación Anual:

• Actualización:Incluir capacitaciones sobre la Resolución 1843 de 2025 para todo el personal pertinente (directivos, mandos medios, trabajadores, COPASST/Vigía).

Manual del SG-SST (si existe):

• Actualización:Asegurar que las secciones relacionadas con medicina preventiva, evaluaciones médicas y responsabilidades estén alineadas con la nueva resolución.

1. REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA RESOLUCIÓN 1843 DE 2025:

Estos son los documentos que evidencian la ejecución y cumplimiento del procedimiento:

Registros de Divulgación y Capacitación:

• Listas de asistencia a capacitaciones sobre la Resolución 1843 de 2025.
• Material de capacitación utilizado.
• Evaluaciones de la capacitación (si aplican).

Evidencia de Actualización de Documentos del SG-SST:

• Versiones actualizadas de los documentos mencionados en el punto A, con control de cambios.

Contrato con la IPS (o médico especialista):

• Donde se establezcan las obligaciones conforme a la Resolución 1843 de 2025.

Evidencia de Suministro de Información a la IPS (Art. 16, Par. 1):

• Constancias de envío y recepción de perfiles de cargo, MIPEVP, etc., a la IPS.

Programación de Evaluaciones Médicas Ocupacionales:

• Cronogramas o listados de trabajadores programados para EMO.

Citaciones a Evaluaciones Médicas Ocupacionales:

• Copia de las notificaciones enviadas a los trabajadores.

Conceptos Médicos Ocupacionales:

• Archivados de forma segura por el responsable del SG-SST (NO la HCO completa).
• Evidencia de entrega del concepto médico al trabajador (firma en el concepto o registro de entrega – Art. 5.i y Art. 19.f).

Constancia de Negativa del Trabajador a Realizar EMO (Art. 8, Par. 4):

• (Este registro lo genera la IPS en la HCO, pero la empresa debe estar al tanto si esto ocurre y sus implicaciones).

Registros de Adaptación de Puestos de Trabajo:

• Documentación de las modificaciones realizadas en los puestos de trabajo o en la organización del trabajo, basadas en las recomendaciones médicas.
• Seguimiento a la efectividad de estas adaptaciones.

Consentimientos Informados Específicos (cuando apliquen):

• Para pruebas de embarazo bajo las condiciones del Art. 22.
• Para acceso a la HCO por parte de otros médicos tratantes (Art. 31.c) o para calificación de origen/PCL (Art. 31.d).

Constancia de No Inclusión de Prueba de Embarazo en EMO Preingreso (Art. 22):

• Documento o sección en el formato de preingreso donde se indique explícitamente.

Registros del Programa de Pausas Activas:

• Listas de participación.
• Material utilizado.
• Seguimiento a su realización.

Informe Anual de Diagnóstico General de Condiciones de Salud (emitido por la IPS – Art. 4.g y Art. 20):

• Recepción y archivo de este informe.
• Análisis del informe y planes de acción derivados.

Registros de Seguimiento a Casos (EMO de seguimiento, post-incapacidad):

• Evidencia del cumplimiento de los controles médicos indicados.

Comunicaciones con la ARL:

• Solicitudes de asistencia técnica y respuestas recibidas.

Auditorías Internas y Externas:

• Hallazgos y planes de mejora relacionados con el cumplimiento de la Resolución 1843 de 2025.

Recordar que la gestión documental es clave en el SG-SST, no solo para el cumplimiento normativo sino también para la mejora continua y la demostración de la debida diligencia por parte de la empresa.

¡No te quedes atrás! Infórmate, capacítate y asegúrate de que tu entorno laboral esté alineado con esta nueva y vital normativa.

Resolución 1843 de 2025 MINISTERIO DE TRABAJO   _DESCARGA AQUI _

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