APRENDE A IMPLEMENTAR LA RESOLUCIÓN 0312 de 2019, DESCARGA SOPORTES DE CADA ESTANDAR

Introducción a la Resolución 0312 de 2019

«¡Bienvenido a nuestro blog! Aquí encontrarás información clave sobre la Resolución 0312 de 2019, una normativa relevante en su ámbito. Exploraremos cada una de las fases y estándares de esta resolución, proporcionándole una guía completa sobre su implementación. Aprenderás qué debes implementar en cada uno de los estándares, las actividades a ejecutar y los soportes documentales necesarios para asegurar el cumplimiento de este estándar. Acompáñanos para mantenerte al día y obtener una visión práctica de esta importante regulación.»

Descubre los Pasos para Implementar un SG-SST y Mejorar la Salud Laboral, según la Resolución 0312 de 2019

En el ámbito laboral, la implementación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es vital para garantizar entornos seguros y saludables para los trabajadores. ¿Te preguntas cómo implementar este sistema de manera efectiva? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

FASE 1: PLANEAR

1.1.1.¿Quién debe ser el Responsable del SG-SST?

• Designación del responsable del SG-SST con autoridad y respaldo de la alta dirección.

Es fundamental que se designe a una persona específica como responsable del SG-SST. Esta persona debe tener la autoridad necesaria para implementar, mantener y mejorar el sistema, así como el respaldo de la alta dirección de la organización. Esto garantiza que el SG-SST sea una prioridad y se le otorgue el apoyo necesario para su éxito.

• Definición de las funciones y responsabilidades del responsable del SG-SST.

Es necesario establecer claramente las funciones y responsabilidades del responsable del SG-SST. Esto incluye identificar las tareas específicas que debe desempeñar, como coordinar las actividades del SG-SST, supervisar la identificación y evaluación de riesgos laborales, implementar medidas de control, promover la capacitación y concientización, entre otras responsabilidades relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo.

• Requisitos de formación y experiencia necesarios para ocupar el cargo.

El responsable del SG-SST debe contar con la formación y experiencia adecuadas para desempeñar su rol de manera efectiva. Esto implica tener conocimientos sólidos en materia de seguridad y salud en el trabajo, comprender la normativa y regulaciones aplicables, y poseer habilidades de gestión para liderar la implementación del SG-SST. Es importante evaluar y establecer los requisitos específicos de formación y experiencia para ocupar este cargo.

Ver Resolución 754 de 2021

• Establecimiento de la autoridad y el respaldo otorgado por la alta dirección al responsable del SG-SST. Resolución 0312

La alta dirección de la organización debe respaldar y otorgar la autoridad necesaria al responsable del SG-SST. Esto implica que el responsable tenga el poder de tomar decisiones, asignar recursos, implementar cambios y solicitar el apoyo de otros departamentos o áreas de la organización cuando sea necesario. El respaldo de la alta dirección es esencial para garantizar el éxito y la efectividad del SG-SST.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar :

1. Descripción del cargo: Documento que establece las responsabilidades y funciones del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) dentro de la organización.
2. Acta de designación: Registro que evidencia la designación oficial del Responsable del SG-SST por parte de la alta dirección de la organización.
3. Perfil del Responsable del SG-SST: Documento que describe las competencias, habilidades y conocimientos requeridos para ocupar el cargo de Responsable del SG-SST.

Documentación para el Responsable del SG-SST: Te ofrecemos un  modelo de acta de designación, perfil de cargo y descripción de funciones para que documentes correctamente este estándar. Descárgalos aquí:

 

1.1.2 ¿Cómo se asignan las Responsabilidades en el SG-SST a todos los niveles?

Definición de las responsabilidades específicas de cada miembro del equipo en el SG-SST.

Es necesario establecer las responsabilidades específicas que corresponden a cada miembro del equipo encargado de implementar y mantener el SG-SST. Esto implica asignar roles y tareas específicas a cada persona, de acuerdo con sus habilidades y conocimientos. Al definir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo, se asegura que todos sepan qué se espera de ellos y cómo contribuir al éxito del sistema.

Asignación de tareas y funciones para garantizar una correcta implementación y seguimiento del SG-SST.

Una vez que se han definido las responsabilidades de cada miembro del equipo, es importante asignarles las tareas y funciones correspondientes. Esto implica distribuir las actividades necesarias para implementar y dar seguimiento al SG-SST de manera efectiva. Al asignar las tareas, se debe considerar la capacidad y disponibilidad de cada miembro del equipo, asegurando que cuenten con los recursos necesarios para llevar a cabo sus responsabilidades.

Clarificación de las responsabilidades relacionadas con la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales.

Es fundamental establecer de manera clara las responsabilidades en relación con la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales en el entorno de trabajo. Esto implica definir quién será el encargado de llevar a cabo estas actividades, así como determinar cómo se llevarán a cabo y con qué frecuencia. Todos los miembros del equipo deben comprender su rol en la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la implementación de medidas de control para garantizar un ambiente de trabajo seguro y saludable.

Establecimiento de responsabilidades en cuanto al cumplimiento de las normativas y regulaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo. Resolución 0312 de 2019

Es importante que se definan las responsabilidades relacionadas con el cumplimiento de las normativas y regulaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo. Esto implica asegurarse de que se cumplan todos los requisitos legales y reglamentarios pertinentes. Los miembros del equipo deben comprender sus obligaciones legales y ser responsables de cumplir con las normas establecidas para garantizar la seguridad y la salud en el lugar de trabajo.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Matriz de responsabilidades: Documento que establece y describe las responsabilidades y funciones específicas de cada miembro del personal en relación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

2. Organigrama del SG-SST: Representación gráfica de la estructura organizativa del SG-SST, que muestra la distribución de responsabilidades y jerarquía en la gestión de la seguridad y salud laboral.
3. Perfil de cargos: Documentos que detallan las responsabilidades y funciones de cada puesto de trabajo relacionado con el SG-SST, incluyendo información sobre las competencias requeridas y las interacciones con otros roles dentro de la organización.
4. Actas de reuniones: Registros escritos de las reuniones periódicas o especiales en las que se discuten temas relacionados con la responsabilidad en el SG-SST, incluyendo acuerdos, decisiones y acciones asignadas a cada responsable.

Documentos para la Asignación de Responsabilidades: Simplifica la gestión de funciones con nuestras plantillas, que incluyen una carta de nombramiento por la alta dirección  y manual de perfiles de cargo. Descárgalos aquí:

 

1.1.3 ¿Cómo realizar la Asignación de Recursos para el SG-SST?

Identificación de los recursos necesarios para implementar y mantener el SG-SST.

Es importante realizar una evaluación exhaustiva de los recursos necesarios para la implementación y el mantenimiento efectivo del SG-SST. Esto implica identificar qué recursos financieros, humanos y tecnológicos serán requeridos para llevar a cabo las actividades del sistema. Esta identificación debe basarse en las necesidades específicas de la organización y las características de su entorno de trabajo.

Asignación de recursos financieros, humanos y tecnológicos para garantizar el funcionamiento efectivo del SG-SST.

Una vez que se han identificado los recursos necesarios, es necesario asignarlos de manera adecuada para garantizar el funcionamiento efectivo del SG-SST. Esto implica destinar los recursos financieros suficientes para implementar las medidas de seguridad y salud requeridas, así como asignar el personal adecuado con las competencias necesarias para llevar a cabo las actividades del sistema. Además, se deben proporcionar los recursos tecnológicos necesarios para facilitar la gestión y el seguimiento del SG-SST.

Establecimiento de un proceso para solicitar y asignar los recursos necesarios en función de las necesidades del SG-SST.

Es recomendable establecer un proceso formal para solicitar y asignar los recursos necesarios en función de las necesidades del SG-SST. Esto implica definir cómo se solicitarán los recursos, quién será responsable de evaluar esas solicitudes y cómo se tomarán las decisiones de asignación. Un proceso claro y transparente asegurará que los recursos se asignen de manera equitativa y eficiente, priorizando las necesidades del SG-SST.

• Evaluación periódica de los recursos asignados y su eficacia en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Es fundamental realizar una evaluación periódica de los recursos asignados y su eficacia en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Esto implica analizar si los recursos asignados están siendo utilizados de manera adecuada y si están logrando los resultados esperados en términos de mejora de la seguridad y salud laboral. En base a esta evaluación, se podrán realizar ajustes o mejoras en la asignación de recursos para optimizar la gestión del SG-SST.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Plan de asignación de recursos: Un plan detallado que describe cómo se asignarán los recursos necesarios para implementar y mantener el SG-SST. Este plan debe incluir una estimación de los recursos financieros, humanos y tecnológicos requeridos, así como los plazos y responsables de la asignación. Así mismo un registro financiero que muestra la asignación de recursos económicos para el SG-SST. Este documento debe reflejar los gastos previstos y reales asociados con las actividades relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo mes a mes.

2. Informes de seguimiento y evaluación: Informes periódicos que documentan el seguimiento y la evaluación de la asignación de recursos en el SG-SST. Estos informes pueden incluir datos sobre el cumplimiento del presupuesto, el rendimiento de los recursos humanos y la eficiencia en el uso de los recursos tecnológicos.

Formatos para la Gestión de Recursos: Gestiona tus recursos de manera eficiente con nuestra plantilla de plan de asignación de recursos y  de seguimiento financiero mensual. Descárgalos aquí:

1.1.4. ¿Cómo afiliar la empresa al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL)?

Proceso de afiliación de la empresa al Sistema General de Riesgos Laborales.

El primer paso es llevar a cabo el proceso de afiliación de la empresa al Sistema General de Riesgos Laborales. Esto implica ponerse en contacto con la entidad encargada de la afiliación (generalmente, la Administradora de Riesgos Laborales – ARL) y cumplir con los requisitos establecidos por la legislación vigente para la afiliación.

Identificación de las entidades administradoras de riesgos laborales (ARL) pertinentes y cumplimiento de los requisitos establecidos para la afiliación.

Es importante identificar las entidades administradoras de riesgos laborales (ARL) pertinentes en tu ubicación geográfica y sector de actividad. Cada entidad tiene sus propios requisitos y condiciones para la afiliación. Por lo tanto, debes asegurarte de cumplir con dichos requisitos, proporcionando la información y documentación necesaria.

Realización de los trámites necesarios y presentación de la documentación requerida para la afiliación al sistema.

Una vez identificada la entidad ARL pertinente y los requisitos específicos de afiliación, es necesario realizar los trámites necesarios y presentar la documentación requerida. Esto puede incluir diligenciamiento de formularios, la presentación de registros y documentos relacionados con la empresa y su actividad laboral, así como cualquier otro requisito específico establecido por la entidad ARL.

Al cumplir con estos pasos, la empresa podrá contar con la cobertura y los beneficios del Sistema General de Riesgos Laborales, promoviendo la protección de la salud y la seguridad de los trabajadores.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Certificado de afiliación: Un certificado emitido por la ARL o entidad aseguradora que confirma la afiliación de la empresa al SGRL. Este certificado puede contener información relevante, como el nombre de la empresa, el número de afiliación y las fechas de inicio y vencimiento de la afiliación.

2. Comprobante de pago de la cotización: Documento que demuestra el pago de las cotizaciones al SGRL. Esto puede incluir recibos de pago  u otros registros contables que evidencien el cumplimiento de las obligaciones financieras de la empresa respecto a la afiliación. Documentos que evidencian el pago de los aportes a la seguridad social y otros conceptos relacionados, como el pago de las cotizaciones al sistema de salud, pensión, riesgos laborales, entre otros.

Documentación de Soporte para Afiliación: En esta carpeta encontrarás formato para el seguimiento de pago de aportes sociales que necesitarás para evidenciar el cumplimiento ante la ARL.

1.1.5. ¿Cómo identificar trabajadores de alto riesgo y gestionar la pensión especial?

Identificación y clasificación de los trabajadores que realizan labores de alto riesgo.

El primer paso es identificar y clasificar a los trabajadores que realizan labores consideradas de alto riesgo en función de la naturaleza de su trabajo y las posibles exposiciones o peligros asociados. Esto implica evaluar las actividades laborales, los procesos y las condiciones de trabajo para determinar cuáles son consideradas de alto riesgo y qué trabajadores están involucrados en ellas, según el decreto 2090 de 2003.

Cumplimiento de los requisitos y trámites necesarios para la cotización de la pensión especial de los trabajadores de alto riesgo.

Una vez identificados los trabajadores de alto riesgo, es necesario cumplir con los requisitos y trámites necesarios para la cotización de la pensión especial a la cual tienen derecho. Esto puede implicar seguir los lineamientos y procedimientos establecidos por la seguridad social y las entidades responsables de la administración de pensiones especiales para trabajadores expuestos a riesgos laborales.

Realización de los pagos correspondientes y cumplimiento de las obligaciones legales en materia de seguridad social para estos trabajadores.

Una vez que se han cumplido los requisitos y trámites necesarios, la empresa debe asegurarse de realizar los pagos correspondientes a la cotización de la pensión especial de los trabajadores de alto riesgo. Esto implica cumplir con las obligaciones legales en materia de seguridad social y asegurarse de que se cumplan todos los requisitos y plazos establecidos.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Registro de trabajadores de alto riesgo: Un documento o base de datos que contiene la información de los trabajadores identificados como de alto riesgo, incluyendo su nombre, identificación, cargo, área de trabajo y la justificación o criterios utilizados para su clasificación.

2. Evaluaciones de riesgo laboral: Informes o documentos que contienen las evaluaciones de riesgo realizadas en la organización para determinar las condiciones laborales que representan un mayor riesgo para la salud y seguridad de los trabajadores. Estas evaluaciones pueden incluir análisis de procesos, identificación de peligros, evaluación de riesgos, medidas de control implementadas, entre otros aspectos.
3. Planes de prevención y control: Documentos que describen las medidas específicas adoptadas para prevenir y controlar los riesgos identificados para los trabajadores de alto riesgo. Estos planes pueden incluir acciones de capacitación, implementación de medidas de seguridad adicionales, uso de equipos de protección personal, entre otros aspectos.

4. Cotizaciones de pensión especial: Comprobantes o registros que evidencian el cumplimiento de la cotización de la pensión especial para los trabajadores de alto riesgo. Estos documentos pueden ser emitidos por la entidad encargada de la seguridad social y deben reflejar el pago correspondiente de las cotizaciones.

Te ofrecemos una plantilla de carta si no tienes tareas de alto risgo.

1.1.6. ¿Cómo se conforma el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)?

Proceso de conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).

Se debe llevar a cabo un proceso para conformar el COPASST, que es el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Este proceso implica establecer los pasos necesarios para su creación, como la convocatoria a elecciones y la organización de reuniones informativas para los trabajadores.

Elección y designación de los representantes de los trabajadores y empleadores en el COPASST.

Durante el proceso de conformación del COPASST, se deben realizar elecciones para seleccionar a los representantes de los trabajadores y empleadores que formarán parte del comité. Estos representantes deben ser elegidos de manera democrática y contar con el respaldo de sus respectivos grupos. Esto teniendo en cuenta la resolución 2013 de 1986.

Establecimiento de las funciones y responsabilidades del COPASST en el SG-SST.

Una vez conformado el COPASST, es necesario establecer las funciones y responsabilidades que tendrá el comité en el SG-SST. Esto implica definir claramente sus roles, tareas y actividades específicas relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo. Esto teniendo en cuenta la resolución 20132 de 1986.

Fomento de la participación activa y la colaboración entre los miembros del COPASST.

Es fundamental promover la participación activa y la colaboración entre los miembros del COPASST. Esto se logra fomentando la comunicación abierta, el intercambio de ideas y la toma de decisiones conjuntas. Se pueden realizar reuniones regulares, capacitaciones y actividades que promuevan el trabajo en equipo y la sinergia entre los miembros.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Acta de conformación del COPASST: Un documento que registra la conformación oficial del Comité Paritario de Salud Ocupacional, incluyendo la fecha de conformación, los miembros designados y sus respectivos roles dentro del comité.

2. Actas de reuniones del COPASST: Documentos que registran las actas de cada reunión del Comité Paritario de Salud Ocupacional. Estas actas deben contener información relevante sobre los temas tratados, las decisiones tomadas, las acciones propuestas y los responsables designados para llevar a cabo dichas acciones.
3. Registro de asistencia a las reuniones del COPASST: Un registro que evidencia la asistencia de los miembros del comité a las diferentes reuniones realizadas. Este registro puede incluir el nombre de los miembros, la fecha y hora de cada reunión, y la firma de los asistentes como evidencia de su participación.

4. Programa anual de trabajo del COPASST: Un documento que describe el plan de trabajo del Comité Paritario de Salud Ocupacional para el año en curso. Este programa debe incluir las actividades a desarrollar, los responsables de cada actividad, los plazos establecidos y los recursos necesarios para su implementación.

Kit de Documentos para el COPASST: Facilita la gestión de tu comité con nuestras plantillas, que incluyen el acta de conformación COPASST y vigia SST, formato de acta de reunión . Disponibles para descarga:

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1.1.7. ¿Qué se necesita para la Capacitación del COPASST?

Diseño e implementación de un programa de capacitación para los miembros del COPASST.

Se debe diseñar un programa de capacitación específico para los miembros del COPASST. Este programa debe tener en cuenta las necesidades y requerimientos de formación de los miembros del comité, así como los objetivos y metas del SG-SST. El programa de capacitación debe abarcar aspectos relevantes relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, como la identificación y evaluación de riesgos, la prevención de accidentes y funciones y responsabilidades del comité.

Identificación de las necesidades de formación de los miembros del COPASST y desarrollo de contenidos pertinentes.

Es importante realizar una evaluación de las necesidades de formación de los miembros del COPASST. Esto implica identificar los conocimientos, habilidades y competencias requeridas para desempeñar eficazmente sus funciones en el comité. Con base en esta evaluación, se deben desarrollar contenidos de capacitación pertinentes que aborden las áreas de mejora y fortalezcan las capacidades del COPASST en seguridad y salud en el trabajo.

Realización de sesiones de capacitación periódicas para fortalecer las competencias del COPASST en seguridad y salud en el trabajo.

Durante estas sesiones, se abordarán los contenidos previamente desarrollados, se compartirá información relevante, se promoverá el intercambio de experiencias y se brindará entrenamiento práctico. El objetivo es fortalecer las competencias del COPASST en materia de seguridad y salud en el trabajo, para que puedan desempeñar sus funciones de manera efectiva.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Programa de capacitación del COPASST: Un documento que describe el programa de capacitación diseñado específicamente para el COPASST. Este programa debe incluir los temas a tratar, los objetivos de aprendizaje, los métodos de capacitación utilizados y los recursos necesarios para su implementación.
2. Registro de asistencia y participación en las actividades de capacitación: Un registro que evidencia la asistencia y participación de los miembros del COPASST en las diferentes actividades de capacitación realizadas. Este registro puede incluir el nombre de los participantes, las fechas y horas de cada actividad, y la firma de los asistentes como evidencia de su participación.
3. Material de capacitación: Los materiales utilizados durante las sesiones de capacitación, como presentaciones de diapositivas, manuales, guías o cualquier otro material didáctico utilizado para facilitar el aprendizaje de los miembros del COPASST. Estos materiales pueden ser tanto en formato impreso como digital.
4. Evaluaciones de capacitación: Cuestionarios o pruebas utilizados para evaluar el nivel de conocimiento adquirido por los miembros del COPASST después de completar las actividades de capacitación. Estas evaluaciones pueden servir como evidencia de la efectividad de la capacitación y ayudar a identificar posibles áreas de mejora.

Material de Capacitación para el COPASST: Accede a nuestra PPT capacitación modelo, formatos de asistencia y plantillas de evaluación para documentar y ejecutar eficazmente tus formaciones. Descárgalos aquí:

1.1.8. ¿Cómo conformar el Comité de Convivencia Laboral?

Realizar el proceso de conformación del Comité de Convivencia Laboral.

El primer paso es llevar a cabo el proceso de conformación del Comité de Convivencia Laboral. Esto implica establecer los mecanismos y procedimientos para la elección y constitución del comité. Es importante garantizar que este proceso sea transparente, participativo y respete los derechos de los trabajadores. Se deben definir los criterios de selección, los plazos para la elección y la conformación del comité, así como los requisitos y las condiciones para ser miembro del mismo, según la resolución 1356 de 2012

Designar a los representantes de los trabajadores y empleadores en el Comité de Convivencia.

Una vez establecido el proceso de conformación, se debe proceder a designar a los representantes de los trabajadores y empleadores que formarán parte del Comité de Convivencia. Estos representantes deben ser elegidos de manera democrática y contar con el respaldo y la confianza de sus respectivos grupos. Es fundamental asegurar una representación equitativa y plural en el comité, de manera que se garantice la diversidad de opiniones y perspectivas, según la resolución 1356 de 2012

Establecer las funciones y responsabilidades del Comité de Convivencia en la promoción de un ambiente laboral saludable y libre de violencia.

Una vez conformado el Comité de Convivencia, se deben establecer claramente las funciones y responsabilidades que le corresponden. Estas funciones pueden incluir, entre otras, la promoción de un ambiente laboral saludable, la prevención y atención de situaciones de acoso laboral o violencia en el trabajo, la mediación de conflictos, la elaboración y difusión de políticas y protocolos internos, y la sensibilización y capacitación en temas de convivencia laboral.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Acta de conformación del Comité de Convivencia Laboral: Un documento que registra la conformación oficial del Comité de Convivencia Laboral. Este acta debe incluir la fecha de conformación, los nombres de los integrantes del comité, su cargo o función en la organización, y la firma de cada miembro.
2. Reglamento interno del Comité de Convivencia Laboral: Un documento que establece las normas y procedimientos de funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral. Este reglamento debe incluir aspectos como la frecuencia de las reuniones, las responsabilidades de los miembros, los procedimientos para recibir y atender denuncias de acoso laboral o cualquier forma de violencia en el trabajo.
3. Registro de reuniones y minutas: Un registro que documenta las reuniones periódicas del Comité de Convivencia Laboral, así como las minutas o actas de cada reunión. Estas minutas deben incluir la fecha de la reunión, los temas tratados, las decisiones tomadas y las acciones acordadas.
4. Investigaciones y seguimiento de denuncias: Documentos que registran las investigaciones realizadas por el Comité de Convivencia Laboral en respuesta a denuncias de acoso laboral o cualquier forma de violencia en el trabajo. Estos documentos deben contener información sobre la denuncia recibida, las acciones tomadas durante la investigación, las conclusiones alcanzadas y las medidas adoptadas para prevenir la recurrencia de incidentes similares.

5. Informes de gestión del Comité de Convivencia Laboral: Informes periódicos que resumen las actividades y los logros del Comité de Convivencia Laboral. Estos informes pueden incluir datos sobre el número de denuncias recibidas, las acciones tomadas para abordarlas, las capacitaciones realizadas y cualquier otra actividad relevante relacionada con la promoción de un ambiente laboral seguro y saludable.

Documentación para el Comité de Convivencia: Te ofrecemos un paquete completo con modelos de acta de conformación, Capacitación y evaluación del COCOLAB

resolución 0312 de 2019

1.2.1. ¿Cómo crear un Programa de Capacitación en Promoción y Prevención (PyP)?

Diseñar y desarrollar un programa de capacitación en promoción y prevención de riesgos laborales.

El primer paso es diseñar y desarrollar un programa de capacitación que aborde la promoción y prevención de riesgos laborales. Este programa debe estar basado en la identificación de los riesgos presentes en el entorno laboral y las necesidades de capacitación de los trabajadores. Se deben establecer los objetivos de la capacitación, los contenidos a tratar y las metodologías de enseñanza adecuadas.

Identificar las necesidades de capacitación de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Es fundamental realizar una evaluación de las necesidades de capacitación de los trabajadores en relación a la seguridad y salud en el trabajo. Esto implica identificar los conocimientos y habilidades específicas que requieren para prevenir y mitigar los riesgos laborales a los que están expuestos. Se pueden utilizar herramientas como encuestas, análisis de puestos de trabajo y revisiones de incidentes o accidentes laborales para recopilar información relevante.

Implementar actividades de capacitación que aborden los riesgos específicos de cada puesto de trabajo.

Una vez identificadas las necesidades de capacitación, se deben implementar actividades que aborden los riesgos específicos de cada puesto de trabajo. Esto implica diseñar sesiones de capacitación adaptadas a las características y exigencias de cada puesto, considerando los riesgos laborales asociados. Por ejemplo, si existen riesgos relacionados con el manejo de maquinaria, se deben desarrollar programas de capacitación que aborden el correcto uso y precauciones necesarias para evitar accidentes por riesgo mecánico.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Plan de capacitación: Un documento que detalla las actividades de capacitación programadas, incluyendo fechas, temas, metodologías, duración y recursos requeridos. Este plan debe estar alineado con los objetivos y necesidades identificados en el diagnóstico de la organización.

2. Registro de asistencia: Un registro que evidencia la participación de los empleados en las sesiones de capacitación. Este registro puede incluir la fecha, hora, nombre del participante y firma como constancia de asistencia.
3. Evaluaciones de capacitación: Documentos utilizados para evaluar el nivel de conocimiento adquirido por los participantes durante las actividades de capacitación. Estas evaluaciones permiten medir el impacto de la capacitación y identificar áreas de mejora.

Kit para Programas de Capacitación PyP: Optimiza tus programas de formación con nuestra plantilla de progama  de capacitación, junto con formatos de registro de asistencia, modelos de evaluación y presentaciones SST. Accede a ellos a continuación:

1.2.3. ¿Los responsables del SG-SST necesitan el curso virtual de 50 horas?

• Realizar el curso virtual de 50 horas a los responsables del SG-SST incluido los integrantes del COPASST para fortalecer sus conocimientos y habilidades en seguridad y salud en el trabajo.
• El curso abordará aspectos técnicos, legales y de gestión relacionados con el SG-SST.
• Evaluar el desempeño y el aprendizaje de los responsables del SG-SST al finalizar el curso.

2.1.1. Política del SG-SST: ¿Cómo se elabora, firma y comunica?

Elaborar, firmar, fechar y comunicar la política del SG-SST al COPASST y a todos los trabajadores.

La elaboración de la política del SG-SST es un paso crucial para establecer la dirección y los objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. La política debe ser redactada de manera clara y concisa, reflejando el compromiso de la alta dirección con la seguridad y salud en el trabajo. Debe incluir los principios y valores fundamentales de la organización en este ámbito, así como las metas y objetivos específicos que se pretenden alcanzar. Una vez elaborada, la política debe ser firmada y fechada por la alta dirección y comunicada de manera efectiva al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y a todos los trabajadores.

La política debe reflejar el compromiso de la alta dirección, establecer objetivos y metas, y ser revisada periódicamente.

La política del SG-SST debe reflejar el compromiso y la responsabilidad de la alta dirección en la promoción de la seguridad y salud en el trabajo. Debe establecer claramente los objetivos y metas que la organización se propone lograr en términos de seguridad y salud laboral. Estos objetivos y metas deben ser medibles y estar alineados con la visión y los valores de la organización. Además, la política debe ser revisada periódicamente para asegurar su pertinencia y efectividad en la protección de los trabajadores.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Política del SG-SST: Un documento que contiene la política de seguridad y salud en el trabajo de la organización. Esta política debe estar firmada por la alta dirección de la empresa, indicando su compromiso con la mejora continua de las condiciones laborales y la prevención de riesgos. Además, debe estar fechada para reflejar su validez y actualización.

2. Comunicación al COPASST: Un registro o documento que evidencia la comunicación oficial de la política del SG-SST al Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASST) de la organización. Esto puede incluir el envío de una copia de la política, un acta de reunión en la que se comunica la política o cualquier otro medio que asegure la entrega y recepción de la información por parte del COPASST.

3. Comunicación interna: Un registro que evidencia la comunicación interna de la política del SG-SST a todos los empleados de la organización. Esto puede incluir la difusión de la política a través de correos electrónicos, publicaciones en el tablero de anuncios, sesiones informativas, entre otros. Es importante contar con registros que demuestren que todos los empleados han sido informados sobre la política y su importancia.

Modelos de Política : Utiliza nuestra plantilla de política del SG-SST y los  para asegurar el cumplimiento formal de este estándar. Descárgalos aquí:

2.2.1. ¿Cómo definir objetivos claros y medibles para el SG-SST?

Definir objetivos claros, medibles, cuantificables y documentados para el SG-SST.

Los objetivos del SG-SST son metas específicas que la organización se propone lograr en términos de seguridad y salud en el trabajo. Estos objetivos deben ser claros, es decir, comprensibles y comparten una visión clara de lo que se desea alcanzar. Además, deben ser medibles y cuantificables, lo que significa que se deben establecer indicadores o métricas para evaluar el progreso y el logro de dichos objetivos. Por último, es importante documentar los objetivos para asegurar su comunicación y seguimiento adecuados dentro de la organización.

Establecer metas específicas relacionadas con la prevención de accidentes, la reducción de riesgos laborales y la mejora continua del desempeño en seguridad y salud.

Además de los objetivos generales, es importante establecer metas específicas que estén relacionadas con áreas clave de enfoque en el SG-SST. Estas metas deben estar alineadas con los objetivos y reflejar acciones concretas que se llevarán a cabo para mejorar la seguridad y salud en el trabajo. Algunas áreas comunes de enfoque para las metas pueden incluir la prevención de accidentes, la reducción de los riesgos laborales identificados, la promoción de prácticas seguras y la mejora continua del desempeño en seguridad y salud. Estas metas deben ser alcanzables, realistas y contar con plazos definidos para su logro.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Documento de Objetivos del SG-SST: Un documento que contiene los objetivos específicos establecidos para el SG-SST de la organización. Estos objetivos deben ser definidos, claros, medibles y cuantificables, es decir, deben ser redactados de manera precisa y describir claramente lo que se espera lograr. Además, los objetivos deben ser cuantificables para poder evaluar su cumplimiento mediante indicadores medibles.
2. Matriz de Objetivos y Metas: Una matriz o tabla que relaciona los objetivos del SG-SST con las metas específicas que se deben alcanzar para lograrlos. En esta matriz se deben detallar las metas asociadas a cada objetivo, indicando los indicadores o métricas utilizados para medir su cumplimiento. Esto permite tener una visión clara de cómo se relacionan los objetivos y las metas del SG-SST.

Plantillas para la Gestión de Objetivos: Define y monitorea tus metas fácilmente con nuestra plantilla de matriz de objetivos y metas del SG-SST, que incluye espacio para indicadores y seguimiento. Descárgala a continuación:

2.3.1. ¿Cómo realizar la Evaluación Inicial e Identificación de Prioridades?

Realizar una evaluación inicial del SG-SST para identificar las fortalezas, debilidades y áreas de mejora.

La evaluación inicial del SG-SST es un proceso en el cual se realiza un diagnóstico de la situación actual de la organización en términos de seguridad y salud en el trabajo. Esta evaluación se lleva a cabo con el fin de identificar las fortalezas, es decir, los aspectos positivos y efectivos del sistema de gestión existente, así como las debilidades, es decir, los aspectos que requieren mejoras o correcciones. Además, se busca identificar áreas de mejora que puedan contribuir a un mejor desempeño en seguridad y salud en el trabajo.

Utilizar herramientas como la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la revisión de los controles existentes.

Durante la evaluación inicial del SG-SST, es fundamental utilizar herramientas y metodologías adecuadas para recopilar información relevante. Algunas de las herramientas comunes que se utilizan incluyen la identificación de peligros, que consiste en identificar las fuentes de riesgo presentes en el lugar de trabajo; la evaluación de riesgos, que implica evaluar la probabilidad y severidad de los riesgos identificados; y la revisión de los controles existentes, que consiste en evaluar la efectividad de las medidas de control implementadas para mitigar los riesgos laborales., también los informes de condiciones de salud, encuestas del perfil  sociodemográfico, mediciones higiénicas entre otros.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Informe de Evaluación Inicial: Un informe detallado que documenta los resultados de la evaluación inicial del SG-SST. Este informe debe incluir la identificación y descripción de los aspectos y condiciones laborales existentes en la organización, así como los riesgos identificados y las medidas de control aplicadas. Además, el informe debe contener una evaluación de la conformidad de la organización con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

2. Plan de Acción: Un plan que establece las acciones correctivas necesarias para abordar las no conformidades identificadas durante la evaluación inicial. Este plan debe incluir las responsabilidades asignadas, los plazos establecidos y los recursos necesarios para la implementación de las acciones correctivas. El objetivo es corregir las deficiencias identificadas y mejorar el SG-SST de acuerdo con los requisitos establecidos.

Herramientas para la Evaluación Inicial: Empieza con el pie derecho utilizando nuestro formato de informe de evaluación inicial y una plantilla de plan de acción para organizar las mejoras. Descárgalos aquí:

2.4.1. ¿Cómo elaborar el Plan Anual del SG-SST?

Elaborar un plan anual que identifique los objetivos, metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades del SG-SST.

El plan anual de trabajo es un documento que establece las acciones y actividades que se llevarán a cabo en un período de tiempo específico (generalmente un año) para implementar y mejorar el SG-SST. En este plan se deben identificar claramente los objetivos y metas del sistema, es decir, los resultados que se desean alcanzar en términos de seguridad y salud en el trabajo. Además, se deben asignar las responsabilidades a las personas encargadas de cada actividad, definir los recursos necesarios (financieros, humanos, tecnológicos, etc.) y establecer un cronograma que indique el período de ejecución de cada actividad.

Incluir actividades específicas relacionadas con la identificación, evaluación y control de riesgos, capacitación, y seguimiento y revisión del sistema.

Dentro del plan anual de trabajo del SG-SST, es esencial incluir actividades específicas que aborden diferentes aspectos del sistema. Esto puede incluir actividades relacionadas con la identificación, evaluación y control de riesgos, que implican identificar los peligros presentes en el lugar de trabajo, evaluar los riesgos asociados y establecer medidas de control para prevenir o mitigar los riesgos. También se deben incluir actividades de capacitación, que permitan mejorar los conocimientos y habilidades de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo. Por último, es importante programar actividades de seguimiento y revisión del sistema, para evaluar periódicamente el desempeño del SG-SST, identificar áreas de mejora y asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Plan de Gestión del SG-SST: Un documento que establece los objetivos y metas del SG-SST, así como las responsabilidades asignadas a cada miembro del equipo o departamento involucrado. El plan debe incluir una descripción clara de las actividades a realizar  y la secuencia de las actividades a realizar en el marco del SG-SST, los recursos necesarios para llevar a cabo dichas actividades y el cronograma de ejecución.

2. Acta de Aprobación y Firma: Un documento que registra la aprobación formal del plan por parte de la alta dirección de la organización. Este documento debe incluir las firmas de los responsables y la fecha de aprobación.

Plantilla Profesional para el Plan Anual: Ahorra tiempo y asegura el cumplimiento con nuestra plantilla de Plan Anual del SG-SST, que incluye cronograma y sección para firmas de aprobación y manual SST. Descárgala aquí:

2.5.1. ¿Cómo gestionar el archivo y la retención documental del SG-SST?

Establecer un sistema de documentación del SG-SST que contemple los procedimientos, instructivos, formatos y registros necesarios para su implementación.

Es importante crear un sistema estructurado de documentación que permita organizar y mantener todos los documentos relacionados con el SG-SST. Esto implica definir una estructura de carpetas y subcarpetas, establecer un formato estándar para los documentos y establecer un procedimiento claro para la creación, revisión, aprobación y control de los documentos.

Contemplar los procedimientos, instructivos, formatos y registros necesarios:

El sistema de documentación del SG-SST debe abarcar todos los documentos necesarios para la implementación efectiva del sistema. Esto incluye los procedimientos, que son descripciones detalladas de cómo se deben llevar a cabo ciertas actividades en relación con la seguridad y salud en el trabajo. También se deben incluir los instructivos, que proporcionan instrucciones paso a paso sobre cómo realizar determinadas tareas relacionadas con el SG-SST. Además, es importante contar con formatos y registros que permitan recopilar y mantener la información relevante, como registros de incidentes, inspecciones de seguridad, capacitaciones realizadas, entre otros.

Garantizar la disponibilidad y accesibilidad de la documentación a todas las partes interesadas.

Es esencial asegurar que la documentación del SG-SST esté disponible y sea accesible para todas las partes interesadas, incluyendo los trabajadores, el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), las autoridades competentes y cualquier otra persona que necesite acceder a ella. Esto implica establecer medidas para proteger y conservar los documentos, como el uso de sistemas de almacenamiento seguro, la implementación de copias de respaldo y la designación de responsables de mantener y gestionar la documentación.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Procedimiento de Control y Archivo Documental: Un documento que establece las pautas y el proceso para la gestión de los documentos del SG-SST. Este procedimiento define cómo se deben organizar, clasificar, almacenar y conservar los documentos de manera segura y confiable.

2. Plan de Retención Documental: Un plan que establece los plazos y criterios para la retención de los diferentes tipos de documentos del SG-SST. Este plan debe seguir las regulaciones y requisitos legales aplicables, asegurando que los documentos se conserven durante el tiempo necesario y se eliminen de manera adecuada cuando ya no sean requeridos.

3. Registro de Control de Documentos: Un registro que rastrea y registra los documentos del SG-SST, incluyendo información como el número de versión, fecha de revisión, responsable de la revisión y cualquier otra información relevante. Este registro garantiza un seguimiento adecuado de los documentos y ayuda a mantener actualizada la documentación del SG-SST.

Sí es posible, incluir los diferentes soportes documentales mencionados anteriormente en un mismo procedimiento para el archivo o retención documental del Sistema de Gestión de Seguridad

4. Lista de Documentos del SG-SST: Una lista detallada de los documentos que deben ser incluidos en el archivo del SG-SST. Esta lista puede incluir políticas, procedimientos, registros, informes, evaluaciones, planes y cualquier otro documento relevante para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

Sistema de Gestión Documental Simplificado: Organiza tus documentos eficientemente con nuestro Manual de control documental Y plantilla de lista maestra de documentos. Descárgalos a continuación:

2.6.1. ¿Cómo se realiza la Rendición sobre el Desempeño del SG-SST?

Evaluar el desempeño en SST

Debes realizar una evaluación exhaustiva y periódica del desempeño de tu empresa en materia de SST. Esto implica analizar los resultados obtenidos, identificar áreas de mejora y oportunidades de prevención, y evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Establecer indicadores de desempeño

Define indicadores de desempeño en SST que te permitan medir y monitorear el progreso de tu empresa en relación con los objetivos y metas establecidos. Estos indicadores pueden incluir aspectos como la frecuencia de accidentes laborales, la tasa de enfermedades laborales, el índice de ausentismo por motivos de salud, entre otros.

Recopilar y analizar datos:

Recolecta datos relevantes sobre el desempeño en SST de tu empresa, como registros de accidentes laborales, informes de enfermedades ocupacionales, resultados de inspecciones y auditorías, entre otros. Analiza estos datos para identificar tendencias, patrones y áreas de mejora.

Elaborar informes de rendición de cuentas

Con base en la evaluación del desempeño y los datos recopilados, elabora informes de rendición de cuentas en SST. Estos informes deben ser claros, completos y comprensibles, y deben proporcionar información sobre el estado actual de la SST en tu empresa, los avances logrados, los desafíos enfrentados y las acciones tomadas para mejorar.

Comunicar los informes:

Una vez elaborados, los informes de rendición de cuentas deben ser comunicados de manera efectiva a todas las partes interesadas pertinentes, como la alta dirección de la empresa, los trabajadores, los representantes de los trabajadores, los sindicatos, los proveedores, los clientes y las autoridades competentes. Utiliza los canales de comunicación adecuados para garantizar que la información llegue de manera oportuna y comprensible.

Realizar revisiones y seguimiento

Realiza revisiones periódicas de los informes de rendición de cuentas y realiza un seguimiento de las acciones y medidas implementadas para mejorar el desempeño en SST. Asegúrate de que se tomen las medidas correctivas necesarias y de que se establezcan planes de mejora continuos.

Formatos para la Rendición de Cuentas: Accede a modelos de informes y plantillas  para comunicar eficazmente los resultados del SG-SST a la alta dirección. Descárgalos aquí:

2.7.1. ¿Qué es la Matriz Legal y cómo se elabora?

Identificación de la normatividad aplicable:

Realiza una revisión exhaustiva de la normatividad nacional vigente relacionada con la seguridad y salud en el trabajo. Identifica las leyes, decretos, resoluciones, circulares u otras disposiciones que sean aplicables a tu sector o actividad laboral.

Análisis y clasificación de la normatividad:

Realiza un análisis detallado de cada disposición legal identificada. Clasifica la normatividad de acuerdo con su relevancia y aplicabilidad en tu organización. Puedes categorizarla por temas, áreas de trabajo o responsabilidades específicas.

Elaboración de la matriz legal

Utilizando la información recopilada y clasificada, elabora una matriz legal que contenga un listado de las disposiciones legales aplicables en tu organización. Puedes estructurar la matriz en forma de tabla, incluyendo columnas para el número de norma, descripción, fecha de vigencia, responsabilidad asociada, entre otros.

Monitorea y actualiza continuamente el cumplimiento normativo.

Mantén la matriz legal actualizada mediante revisiones periódicas para identificar nuevas normativas, modificaciones o derogaciones. Asegúrate de comunicar la matriz a todas las partes interesadas y garantizar que estén informadas sobre las obligaciones y requisitos legales. Implementa las medidas necesarias para cumplir con la normativa, incluyendo políticas, procedimientos, controles y capacitaciones. Realiza un monitoreo regular para verificar el cumplimiento de la normativa y actualiza la matriz según sea necesario.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Recopilación de leyes y reglamentos: Documentos que contienen la legislación laboral y normativa específica relacionada con la seguridad y salud en el trabajo. Esto puede incluir leyes nacionales, decretos, resoluciones, reglamentos sectoriales, entre otros.

2. Análisis de la legislación: Evaluación detallada de la legislación aplicable, identificando los requisitos y obligaciones que deben cumplirse en el SG-SST. Este análisis puede incluir la clasificación de la normativa por áreas temáticas y la identificación de los responsables de su cumplimiento.
3. Actualización periódica: Registro de los cambios y modificaciones en la legislación y normativa pertinente, con el fin de mantener la matriz legal actualizada. Esto puede incluir la revisión regular de fuentes legales, boletines informativos o comunicados emitidos por entidades gubernamentales o autoridades competentes.
4. Comunicación interna: Documentación que evidencia la comunicación de la matriz legal a los diferentes departamentos, áreas o responsables dentro de la organización. Esto puede incluir correos electrónicos, circulares, actas de reuniones, entre otros, donde se informe y divulgue la información relevante contenida en la matriz legal.
5. Registros de cumplimiento: Documentos que demuestran el cumplimiento de los requisitos legales identificados en la matriz legal. Esto puede incluir registros de inspecciones, certificados, informes de auditoría, entre otros, que evidencien el acatamiento de las disposiciones legales aplicables.

Plantilla de Matriz Legal: Simplifica esta tarea compleja con nuestra plantilla de matriz legal para el SG-SST y procedimiento de requisitos legales, diseñada para facilitar la identificación y el seguimiento del cumplimiento normativo. Descárgala aquí:

2.8.1. ¿Cómo establecer Mecanismos de Comunicación y Auto-reporte en el SG-SST?

Establecer canales de comunicación según la resolución 0312 de 2019

Identifica los canales de comunicación más efectivos dentro de tu organización, como reuniones, correos electrónicos, tableros informativos, boletines, intranet, entre otros. Define cómo se llevará a cabo la difusión de información relacionada con la seguridad y salud en el trabajo.

Informar sobre los mecanismos de auto reporte:

Comunica a todos los trabajadores los mecanismos disponibles para que puedan reportar incidentes, accidentes, condiciones inseguras, enfermedades laborales u otros eventos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo. Asegúrate de que todos los empleados conozcan cómo realizar los reportes de manera confidencial y segura.

Establecer formularios o medios de reporte:

Diseña o selecciona los formularios o medios de reporte que serán utilizados para recopilar la información necesaria. Estos pueden incluir formularios en papel, sistemas en línea o cualquier otro medio que facilite el reporte de manera clara y sencilla.

Promover la participación activa de los trabajadores:

Fomenta la participación activa de los trabajadores en el SG-SST, animándolos a reportar situaciones y aportar ideas para mejorar la seguridad y salud en el trabajo. Establece un ambiente de confianza que promueva la apertura y la colaboración.

Garantizar la confidencialidad y no represalias:

Asegúrate de que los trabajadores se sientan seguros al realizar un reporte y que se garantice la confidencialidad de la información proporcionada. Implementa medidas para evitar represalias o consecuencias negativas para aquellos que realicen reportes legítimos.

Analizar y actuar sobre los reportes:

Una vez que se reciban los reportes, es necesario analizar la información y tomar las medidas correctivas o preventivas correspondientes. Evalúa la gravedad de cada situación reportada y prioriza las acciones a tomar. Actúa de manera oportuna y efectiva para abordar las situaciones identificadas.

Realizar seguimiento y evaluación:

Realiza un seguimiento y evaluación periódica de los mecanismos de comunicación y auto reporte implementados. Verifica su efectividad y realiza ajustes si es necesario. Evalúa el nivel de participación y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Plan de comunicación: Documento que describe el plan de comunicación en el SG-SST, especificando los medios de comunicación utilizados, los mensajes clave, los responsables de la comunicación y los plazos establecidos. Este plan puede incluir medios como correos electrónicos, carteles informativos, tableros de anuncios, reuniones, entre otros.

2. Formatos de auto reporte: Documentos preestablecidos que permiten a los trabajadores y colaboradores reportar incidentes, accidentes o situaciones de riesgo en el SG-SST. Estos formatos deben incluir campos específicos para registrar la descripción del evento, la fecha y hora, el lugar, las personas involucradas, las acciones tomadas y cualquier otra información relevante.
3. Registros de comunicaciones: Documento donde se registran las comunicaciones realizadas en el marco del SG-SST, tanto internas como externas. Estos registros pueden incluir correos electrónicos, actas de reuniones, notas de comunicación, entre otros. (Incluir en el plan de comunicaciones)

4. Retroalimentación y seguimiento: Documentos que evidencian la retroalimentación y el seguimiento de los auto reportes y las comunicaciones realizadas en el SG-SST. Esto puede incluir registros de acciones correctivas tomadas, informes de seguimiento, confirmaciones de recepción de reportes, entre otros.

Kit de Comunicación y Reporte: Implementa un sistema de comunicación con nuestro plan de comunicación modelo y formatos de auto-reporte listos para usar. Descárgalos aquí:

2.9.1. ¿Cómo gestionar las adquisiciones de productos y servicios para el SG-SST?

Identificación de productos y servicios relevantes:

Realiza una identificación exhaustiva de los productos y servicios que son relevantes para el SG-SST en tu organización. Esto incluye aquellos que tienen impacto en la seguridad y salud de los trabajadores, como equipos de protección personal, sistemas de seguridad, servicios de capacitación, entre otros.

Evaluación de proveedores:

Realiza una evaluación de los proveedores potenciales de los productos y servicios identificados. Verifica que los proveedores cumplan con los requisitos legales y normativos aplicables, así como con los estándares de calidad y seguridad establecidos. Evalúa su experiencia, capacidad técnica y financiera, y su historial de desempeño en relación a la seguridad y salud en el trabajo.

Establecimiento de criterios de selección:

Define los criterios que utilizarás para seleccionar a los proveedores de productos y servicios relacionados con el SG-SST. Estos criterios pueden incluir el cumplimiento normativo, la calidad de los productos o servicios, la capacidad de respuesta, la experiencia en el sector, entre otros.

Evaluación de riesgos:

Realiza una evaluación de riesgos asociada a los productos y servicios que se van a adquirir. Identifica los posibles riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores derivados de la utilización de dichos productos o servicios. Considera aspectos como el uso adecuado, la capacitación necesaria, los controles de seguridad, entre otros.

Selección de proveedores:

Con base en la evaluación realizada, selecciona a los proveedores que cumplen con los criterios establecidos y que ofrecen productos y servicios seguros y de calidad. Prioriza aquellos proveedores que demuestren un compromiso con la seguridad y salud en el trabajo.

Establecimiento de acuerdos contractuales:

Establece acuerdos contractuales claros con los proveedores seleccionados. Incluye cláusulas relacionadas con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo, el cumplimiento normativo, la entrega de productos o servicios, la capacitación requerida, las garantías, entre otros aspectos relevantes.

Monitoreo de proveedores:

Realiza un monitoreo continuo de los proveedores para asegurarte de que cumplen con los requisitos establecidos y que mantienen altos estándares de seguridad y salud en el trabajo. Realiza evaluaciones periódicas de desempeño y toma medidas correctivas en caso de incumplimientos o deficiencias.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Procedimiento de identificación y evaluación de productos y servicios: Documento que describe el procedimiento a seguir para identificar y evaluar los productos y servicios necesarios para el SG-SST. Este procedimiento debe establecer los criterios de selección, los responsables de la evaluación, los requisitos de seguridad y salud a considerar, y los registros necesarios para respaldar la evaluación.
2. Lista de proveedores evaluados: Registro que contiene la lista de proveedores que han sido evaluados y aprobados para suministrar productos o servicios relacionados con el SG-SST. Esta lista debe incluir la información relevante de cada proveedor, como su nombre, dirección, contacto y la fecha de evaluación.
3. Evaluaciones de proveedores: Documentos que contienen las evaluaciones realizadas a los proveedores para verificar su cumplimiento con los requisitos de seguridad y salud establecidos. Estas evaluaciones pueden incluir cuestionarios de evaluación, visitas a las instalaciones del proveedor, revisiones de documentos y cualquier otra evidencia de la evaluación realizada.

4. Contratos y acuerdos: Documentos legales que formalizan la adquisición de productos y servicios relacionados con el SG-SST. Estos contratos y acuerdos deben especificar los términos y condiciones, los requisitos de seguridad y salud, los plazos de entrega, los precios acordados y cualquier otra información relevante.

Formatos para la Gestión de Compras: Asegura que tus adquisiciones cumplan con los estándares de SST con nuestro procedimiento y especificaciones en compras

2.10.1. ¿Cómo realizar la Evaluación y Selección de Proveedores y Contratistas?

Identificación de proveedores y contratistas:

Identifica los proveedores y contratistas que estén involucrados en actividades relevantes para la seguridad y salud en el trabajo en tu organización. Esto puede incluir proveedores de materiales, equipos, servicios o cualquier otro tipo de proveedor que tenga un impacto directo en la seguridad y salud de los trabajadores.

Criterios de evaluación:

Establece los criterios de evaluación que utilizarás para analizar a los proveedores y contratistas. Estos criterios deben estar alineados con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo y pueden incluir aspectos como la experiencia previa en el sector, la capacidad técnica, la formación en seguridad y salud, los sistemas de gestión implementados, entre otros.

Evaluación:

Realiza una evaluación de los proveedores y contratistas utilizando los criterios establecidos. Puedes utilizar cuestionarios, formularios o cualquier otra herramienta que te permita recopilar la información necesaria. Evalúa aspectos como la historia de incidentes, las políticas y procedimientos de seguridad y salud implementados, la gestión de riesgos, entre otros.

Selección y contratación:

Basado en los resultados de la evaluación, selecciona a los proveedores y contratistas que cumplan con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo. Al momento de la contratación, incluye cláusulas o acuerdos específicos que establezcan las responsabilidades y obligaciones en materia de seguridad y salud.

Seguimiento y control:

Establece mecanismos de seguimiento y control para monitorear el desempeño de los proveedores y contratistas seleccionados en términos de seguridad y salud en el trabajo. Estos mecanismos pueden incluir auditorías periódicas, revisiones de informes de incidentes, evaluaciones de cumplimiento, entre otros.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Procedimiento de Criterios de evaluación de proveedores y contratistas: Documento que establece los criterios y requisitos que deben cumplir los proveedores y contratistas para ser evaluados y seleccionados en relación con la seguridad y salud en el trabajo. Estos criterios pueden incluir experiencia previa, capacidad técnica, cumplimiento de normativas, políticas de seguridad, entre otros.

2. Listado de proveedores y contratistas evaluados: Registro que contiene la lista de proveedores y contratistas que han sido evaluados en relación con el SG-SST. Este listado debe incluir la información de contacto, los resultados de la evaluación, la fecha de evaluación y cualquier otra información relevante.
3. Evaluaciones de proveedores y contratistas: Documentos que contienen las evaluaciones realizadas a los proveedores y contratistas para verificar su cumplimiento con los requisitos de seguridad y salud establecidos. Estas evaluaciones pueden incluir cuestionarios, auditorías, inspecciones en el lugar de trabajo y cualquier otra evidencia de la evaluación realizada.
4. Contratos y acuerdos: Documentos legales que formalizan la relación con los proveedores y contratistas seleccionados. Estos contratos y acuerdos deben incluir cláusulas relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo, como el cumplimiento de normas, la entrega de equipos y materiales seguros, la capacitación de trabajadores, entre otros.

para la Selección de Contratistas: Utiliza nuestra Lista de chequeo y criterios de evaluación de contratistas para garantizar que tus aliados comerciales cumplan con tus estándares de seguridad. Descárgalos aquí:

2.11.1. ¿Cómo evaluar el impacto de cambios internos y externos en el SG-SST?

Identificar los cambios internos y externos:

Se deben identificar y analizar los cambios que puedan afectar el SG-SST, tanto dentro de la organización (cambios en la estructura, nuevos procesos, materiales, insumos, maquinaria políticas, personal, contratistas, proveedores, requisitos legales, entre otros.) como fuera de ella (nuevas leyes, regulaciones, avances tecnológicos, cambios en el entorno laboral, etc.).

Evaluar el impacto de los cambios:

Una vez identificados los cambios, se debe evaluar su impacto en el SG-SST. Esto implica analizar cómo los cambios pueden afectar la eficacia, la conformidad con la normativa, los riesgos laborales y la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo.

Tomar medidas adecuadas:

Con base en la evaluación del impacto de los cambios, se deben tomar las medidas necesarias para adaptar y actualizar el SG-SST. Esto puede incluir la revisión y actualización de políticas, procedimientos, controles, capacitaciones y recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de los nuevos requisitos y garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Procedimiento de Evaluación de Impacto de Cambios: Este procedimiento debe describir cómo se llevará a cabo la evaluación del impacto de los cambios internos y externos en el SG-SST. Debe incluir los pasos a seguir, las responsabilidades de cada persona involucrada y los criterios de evaluación utilizados.

2. Registro de Evaluación de Impacto de Cambios y Actualizaciones: Este registro sirve como un formulario específico para registrar la evaluación del impacto de los cambios internos y externos en el SG-SST, así como para documentar los cambios relevantes que puedan afectar al sistema. Este registro incluirá campos como la descripción del cambio, la evaluación de riesgos asociada, las medidas de control propuestas, las acciones de seguimiento necesarias y la fecha de cada cambio. Además, se incluirá una descripción detallada de cada cambio y cualquier acción tomada en respuesta al mismo.Recuerda que este registro debe ser utilizado de manera sistemática y actualizado de forma periódica para mantener un seguimiento efectivo de los cambios y asegurar que se tomen las medidas adecuadas para el SG-SST.

Gestión del Cambio Simplificada: Anticipa y gestiona el impacto de cualquier cambio en tu organización con nuestro procedimiento de gestión del cambio y el formato de registro de evaluación. Descárgalos aquí:

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FASE 2: HACER

3.1.1. ¿Cómo realizar el Diagnóstico de Condiciones de Salud y el Perfil Sociodemográfico?

Recopilación de datos sociodemográficos:

Obtén información sobre la composición de tu personal, mediante una encuesta, como edad, género, nivel educativo, cargo, antigüedad, entre otros. Esto te ayudará a comprender el perfil sociodemográfico de tus empleados.

Así mismo información relacionada con la salud de tus empleados, como enfermedades o condiciones médicas previas, lesiones laborales, ausentismo por motivos de salud, entre otros

Análisis de los datos:

Examina los datos recopilados para identificar patrones, tendencias o problemas de salud relevantes en tu organización. Esto te permitirá comprender las condiciones de salud de tus empleados y determinar posibles factores de riesgo o áreas de mejora.

Evaluación de impacto:

Analiza cómo las condiciones de salud pueden influir en el desempeño laboral, la productividad, la seguridad y el bienestar general de los empleados. Identifica posibles implicaciones y riesgos asociados.

Elaboración de informes:

Documenta los hallazgos del diagnóstico en un informe que contenga la descripción sociodemográfica y el análisis de las condiciones de salud. Utiliza gráficos, tablas y conclusiones claras para presentar los resultados de manera comprensible.

Direcciona a los diferentes programas de gestión y o programas de vigilancia epidemiológica según corresponda, con el fin de tomar decisiones informadas y diseñar estrategias efectivas en el ámbito de la seguridad y salud laboral.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Cuestionarios de encuestas sociodemográficas: Diseña y aplica cuestionarios específicos para recopilar información sociodemográfica de los trabajadores, incluyendo datos como edad, género, nivel educativo, experiencia laboral, entre otros.

2. Identificar patrones y tendencias: Analiza los datos recopilados en la encuesta para identificar patrones y tendencias relevantes. Examina los diferentes grupos de trabajadores y busca similitudes o diferencias significativas en términos de condiciones de salud, factores de riesgo o necesidades específicas.

3. Priorizar áreas de mejora: Identifica las áreas o aspectos que requieren mejoras en términos de salud y condiciones de trabajo. Considera aquellos aspectos que tienen un impacto significativo en la salud de los trabajadores o que presentan riesgos potenciales.

Adicional para realizar  el diagnostico de condiciones de salud se debe recopilar y analizar la siguiente información, entre otros:

1. Informes de evaluaciones de riesgos: Documenta las evaluaciones de riesgos realizadas en el entorno laboral, identificando los factores de riesgo presentes y su posible impacto en la salud de los trabajadores.

2. Registros de exámenes médicos: Mantén registros de los exámenes médicos realizados a los trabajadores, incluyendo los resultados y cualquier condición de salud relevante identificada.
3. Informes de evaluaciones ergonómicas: Realiza evaluaciones ergonómicas en los puestos de trabajo y documenta los hallazgos y recomendaciones para mejorar las condiciones ergonómicas y prevenir lesiones relacionadas.
4. Registro de accidentes y enfermedades laborales: Mantén un registro de los accidentes laborales y enfermedades profesionales ocurridas en la organización, incluyendo detalles como la descripción del incidente, la gravedad, las medidas tomadas y los resultados de las investigaciones realizadas.

5. Reportes de ausentismo laboral: Registra y analiza los datos de ausentismo laboral, identificando las principales causas de las ausencias y su posible relación con las condiciones de salud de los trabajadores.

Kit para el Diagnóstico de Salud: Realiza un diagnóstico completo con nuestras plantillas de encuesta sociodemográfica Descárgalos aquí:

resolución 0312 de 2019

3.1.2. ¿Qué Actividades de Promoción y Prevención en Salud se deben implementar?

Identificación de necesidades:

Realiza una evaluación de las necesidades de salud de tus empleados. Puedes utilizar encuestas, entrevistas u otros métodos para identificar los temas de interés, los factores de riesgo y las necesidades de promoción y prevención en salud. Puedes usar la información de entrada del estándar anterior, como parte de la información.

Diseño de programas:

Desarrolla programas de promoción y prevención en salud basados en las necesidades identificadas. Estos programas pueden incluir actividades como charlas educativas, talleres, campañas de concientización, promoción de estilos de vida saludables, capacitaciones en primeros auxilios, entre otros. Según las necesidades identificadas.

Implementación de las actividades:

Lleva a cabo las actividades planificadas en los programas de promoción y prevención en salud. Asegúrate de contar con los recursos necesarios, como material educativo y evalúa los resultados.

Mejora continua:

Utiliza los resultados de la evaluación para realizar mejoras en los programas y actividades de promoción y prevención en salud. Ajusta las estrategias, identifica áreas de oportunidad y busca nuevas formas de abordar las necesidades de salud de tus empleados.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Programa de Capacitación en Promoción y Prevención: incluir en el programa de capacitaciones temas relacionados con la promoción de la salud y la prevención de enfermedades en el ámbito laboral. Este programa puede incluir cursos, talleres, seminarios o cualquier otra actividad de formación dirigida a los empleados.

2. Registro de Actividades de Promoción y Prevención: Un registro que documenta todas las actividades realizadas en el marco de la promoción y prevención de la salud en el trabajo. Este registro puede incluir información como la fecha de la actividad, los participantes, los temas tratados y los resultados obtenidos.

3. Informes de Seguimiento y Evaluación: Informes periódicos que evalúan la efectividad de las actividades de promoción y prevención implementadas. Estos informes pueden incluir datos sobre la participación de los empleados, los resultados obtenidos, las áreas de mejora identificadas y las acciones tomadas para abordar dichas áreas.

4. Material Educativo y de Divulgación: Documentos, folletos, carteles u otros recursos visuales utilizados para difundir información relevante sobre la promoción de la salud y la prevención de enfermedades en el lugar de trabajo. Este material puede incluir consejos de salud, medidas de prevención, buenas prácticas laborales, entre otros.

Recuerda que estas actividades tienen como objetivo principal promover estilos de vida saludables, prevenir enfermedades y crear un entorno laboral seguro y saludable. Al implementar programas de promoción y prevención en salud, contribuyes al bienestar y la calidad de vida de tus empleados, así como a la productividad y el éxito de tu organización.

Recursos para tus Campañas de PyP: Encuentra ideas para actividades, material de divulgación y PVE  de promoción y prevención. Descárgalos aquí:

3.1.3. ¿Por qué informar al médico sobre los perfiles de cargo?

Identificar los perfiles de cargo:

Analiza cada puesto de trabajo en tu organización y determina los perfiles de cargo, es decir, las funciones, responsabilidades y requisitos de salud específicos para cada puesto.

Recopilar información relevante:

Reúne toda la información necesaria sobre los perfiles de cargo, como las tareas que realiza cada puesto, los riesgos laborales asociados, los requisitos físicos y mentales, y cualquier otra información relacionada con la salud y seguridad laboral.

Documentar los perfiles de cargo:

Crea documentos o fichas individuales para cada perfil de cargo, donde se registre de manera clara y concisa toda la información recopilada. Asegúrate de incluir los riesgos y requisitos de salud asociados a cada puesto.

Comunicar la información al médico:

Comparte los perfiles de cargo y toda la información relevante con el médico encargado de evaluar la aptitud de los trabajadores. Proporciona al médico acceso a los documentos o fichas para que pueda realizar una evaluación precisa de la salud en relación con los perfiles de cargo para que este pueda realizar los exámenes médicos correspondientes para cada cargo.

Actualizar y revisar periódicamente:

Mantén los perfiles de cargo actualizados y revisa su contenido de forma periódica. Realiza modificaciones cuando sea necesario debido a cambios en las tareas del puesto, nuevos riesgos identificados o cualquier otra actualización relevante. Este documento debe estar firmado por el medico ocupacional

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Descripción de los Perfiles de Cargo: Un documento detallado que describe en profundidad cada uno de los perfiles de cargo existentes en la organización. Esta descripción debe incluir información sobre las funciones, competencias requeridas, responsabilidades, requisitos de formación y experiencia, y cualquier otro aspecto relevante para evaluar la aptitud médica de los empleados.

2. Matriz de Riesgos por Cargo: Una matriz que identifica y evalúa los riesgos laborales asociados a cada perfil de cargo. Esta matriz debe incluir una lista de los riesgos identificados, su nivel de gravedad o probabilidad, y las medidas de prevención y control establecidas para mitigar dichos riesgos.

3. Profesiograma: En este se establece los lineamientos para la realización de los exámenes médicos ocupacionales en una empresa, considerando la actividad económica de la misma, las funciones desempeñadas por los trabajadores y los riesgos asociados a esas funciones, este debe estar firmado por el medico ocupacional.

La finalidad de este proceso es brindar al médico la información necesaria para evaluar la aptitud de los trabajadores en función de los perfiles de cargo y garantizar que se cumplan los requisitos de salud y seguridad laboral. Además, ayuda a prevenir riesgos y asegurar que los empleados estén asignados a tareas adecuadas según sus capacidades y estado de salud.

Plantillas para Perfiles de Cargo: Descarga nuestro modelo de profesiograma para facilitar la comunicación con el médico ocupacional. Accede a ellos aquí:

resolución 0312 de 2019

3.1.4. ¿Cómo realizar las Evaluaciones Médicas Ocupacionales?

Establecer la periodicidad de las evaluaciones:

Define la frecuencia con la que se deben realizar las evaluaciones médicas ocupacionales en función de los peligros identificados. Considera factores como la naturaleza del trabajo, la exposición a sustancias peligrosas, el nivel de riesgo, entre otros. Examenes de ingreso periódico y de retiro.

Crear un procedimiento:

Elabora un procedimiento que detalle el proceso para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales. Incluye los pasos a seguir, la información requerida, el personal involucrado, los plazos y cualquier otro aspecto relevante. Este procedimiento garantizará la uniformidad y consistencia en la aplicación de las evaluaciones.

Comunicar a los trabajadores:

Informa a los trabajadores sobre la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales y su importancia para su salud y seguridad. Explica el propósito de las evaluaciones, los peligros evaluados y cómo contribuyen a la prevención y control de riesgos laborales.

Realizar las evaluaciones médicas:

Lleva a cabo las evaluaciones médicas ocupacionales siguiendo el procedimiento establecido. Asegúrate de contar con personal médico calificado y de mantener registros precisos de las evaluaciones realizadas.

Comunicar los resultados:

Comunica a los trabajadores los resultados de las evaluaciones médicas de manera confidencial y comprensible. Brinda información sobre los riesgos identificados, las recomendaciones médicas y cualquier acción adicional que deba tomar el trabajador para proteger su salud y seguridad.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Procedimiento de Evaluaciones Médicas Ocupacionales: Un documento que describe el proceso y los pasos a seguir para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Debe incluir la identificación de los peligros presentes en los puestos de trabajo, la periodicidad de las evaluaciones y los métodos utilizados para la comunicación de los resultados al trabajador.

2. Registro de Evaluaciones Médicas Ocupacionales: Un registro donde se documenta la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales. Debe incluir la fecha de cada evaluación, el nombre del trabajador evaluado, los resultados obtenidos y las recomendaciones médicas, así como la confirmación de la comunicación de los resultados al trabajador. Este registro debe mantenerse actualizado y disponible para las autoridades competentes en caso de requerimiento.

3. Comunicación de Resultados al Trabajador: Una carta o documento oficial utilizado para informar al trabajador sobre los resultados de su evaluación médica ocupacional. Debe incluir de manera clara y comprensible los hallazgos médicos, las recomendaciones y las acciones a seguir, así como los derechos y responsabilidades del trabajador en relación con su salud ocupacional. Esta comunicación debe realizarse de manera confidencial y garantizando la privacidad del trabajador.

4. Matriz de seguimiento de las recomendaciones médicas generadas. Esta matriz te permitirá realizar un seguimiento efectivo de las recomendaciones médicas emitidas durante las evaluaciones ocupacionales.

Recuerda que es importante cumplir con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con las evaluaciones médicas ocupacionales, así como mantener registros actualizados de las mismas. El procedimiento creado te ayudará a garantizar una gestión efectiva de las evaluaciones y a proteger la salud de tus trabajadores.

Formatos para Evaluaciones Médicas: Gestiona eficazmente este proceso con nuestro procedimiento modelo de evaluaciones médicas y una plantilla de matriz de seguimiento de recomendaciones. Descárgalos aquí:

resolución 0312 de 2019

3.1.5. ¿Cómo se realiza la Custodia de Historias Clínicas?

Establecer un sistema de custodia adecuado:

Para garantizar la seguridad de las historias clínicas de los trabajadores, es importante implementar un sistema de custodia apropiado. Esto implica contar con un espacio físico seguro y protegido donde se almacenarán los expedientes médicos. Es especialmente relevante cuando se cuenta con un médico ocupacional especialista en SST, quien juega un papel fundamental en el manejo de esta información confidencial.

Garantizar la confidencialidad en ausencia de un médico ocupacional especialista:

En el caso de no contar con un médico ocupacional y los requisitos específicos para la custodia de las historias clínicas, se deben tomar medidas adicionales para asegurar la confidencialidad de los registros. Para ello, es recomendable establecer una colaboración con una IPS (Institución Prestadora de Servicios de Salud) donde se realicen los exámenes médicos ocupacionales. Se debe solicitar una carta de custodia de las historias clínicas a la IPS, así como verificar las hojas de vida y la idoneidad de los profesionales o médicos especialistas en SST que estarán a cargo de la custodia y manejo de dichos registros. De esta manera, se garantiza la integridad y privacidad de la información médica de los trabajadores.

Incluir en el procedimiento de exámenes médicos ocupacionales los lineamientos para la custodia de los expedientes médicos de los colaboradores es fundamental para garantizar la adecuada gestión de esta información confidencial. En el procedimiento, se deben establecer las directrices claras y precisas sobre cómo se deben almacenar, proteger y acceder a los expedientes médicos.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Procedimiento de custodia de historias clínicas: Un documento que describe los pasos y las responsabilidades para el adecuado manejo y custodia de las historias clínicas. Este procedimiento debe incluir aspectos como el almacenamiento seguro de las historias clínicas, el acceso restringido solo al personal autorizado, y la protección de la confidencialidad y privacidad de la información contenida en las historias clínicas.
2. Solicitar carta de custodia a la IPS de resguardo de las historias clinicas

3.1.6. ¿Cómo gestionar las Restricciones y Recomendaciones Médico-Laborales?

• Una vez realizados los exámenes médicos, revisa los resultados y verifica si existen restricciones o recomendaciones médico/laborales para los trabajadores.
• En caso de que se detecten recomendaciones laborales o condiciones que requieran restricciones en el desempeño laboral, asegúrate de comunicar claramente estas recomendaciones al trabajador y a su respectivo supervisor.
• Es importante ingresar el paso a paso al procedimiento de exámenes médicos, con el fin de establecer pasos a seguir en caso de que se presenten recomendaciones médicas.
• Recuerda que es fundamental garantizar la confidencialidad de la información médica y cumplir con las disposiciones legales y normativas relacionadas con la protección de datos de salud en todo momento.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Certificados médicos de restricciones y recomendaciones: Documentos emitidos por el médico ocupacional o el profesional de la salud que detallan las restricciones y recomendaciones médico/laborales específicas para cada trabajador. Estos certificados deben incluir información sobre las actividades o condiciones laborales que deben evitarse, las adaptaciones necesarias en el lugar de trabajo y cualquier otra instrucción relevante.

2. Comunicaciones al trabajador: Copias de las comunicaciones realizadas a los trabajadores para informarles sobre las restricciones y recomendaciones médico/laborales aplicables a su caso. Estas comunicaciones pueden ser en forma de cartas, correos electrónicos u otros medios escritos, y deben proporcionar una explicación clara de las instrucciones y las medidas de apoyo disponibles.

Plan de seguimiento y control: Un documento que establece el plan y los procedimientos para monitorear y hacer cumplir las restricciones y recomendaciones médico/laborales. Este plan debe incluir la asignación de responsabilidades, las acciones a seguir en caso de incumplimiento, y los mecanismos de seguimiento y evaluación para garantizar el cumplimiento continuo.

3.1.7. ¿Cómo promover Estilos de Vida y Entornos Saludables?

Identificación y registro:

Este estándar se enfoca en la creación de programas y controles para fomentar hábitos saludables y prevenir riesgos asociados al consumo de tabaco, alcohol y otras sustancias psicoactivas. La empresa debe diseñar e implementar estrategias para promover un entorno laboral que apoye el bienestar integral de los trabajadores.

lgunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Política de prevención de consumo de alcohol, tabaco y drogas.
2. Programa de estilos de vida y entornos saludables.
3. Registros de campañas de sensibilización y capacitación.
4. Evidencia de controles implementados (ej. señalización, pruebas, etc.).

Recursos para Programas de Bienestar: Accede a nuestra política modelo de prevención de adicciones y a un cronograma de actividades para campañas de estilos de vida saludables. Descárgalos aquí:

3.1.8. ¿Cómo garantizar el Agua Potable, Servicios Sanitarios y Disposición de Basuras?

Agua potable:

Asegúrate de contar con un suministro de agua potable para los trabajadores. Realiza un monitoreo regular de la calidad del agua y toma medidas para garantizar su seguridad y disponibilidad.

Servicios sanitarios:

Proporciona instalaciones sanitarias adecuadas y suficientes para los trabajadores, incluyendo baños y lavamanos. Mantén una limpieza y desinfección adecuada de estas áreas.

Disposición de basuras:

Implementa un sistema de gestión de residuos sólidos que incluya la correcta separación, almacenamiento temporal y disposición final de los desechos generados en el lugar de trabajo.

1. Certificados de calidad del agua: Documentos que demuestran que el agua utilizada en las instalaciones cumple con los estándares de calidad establecidos. Estos certificados pueden ser proporcionados por entidades de salud o autoridades locales encargadas del suministro de agua potable.

2. Contratos de servicios sanitarios: Documentos que establecen los acuerdos y contratos con proveedores de servicios sanitarios, como empresas de limpieza, para garantizar la correcta higiene y saneamiento de las instalaciones. Estos contratos pueden incluir cláusulas específicas sobre los servicios a proporcionar, frecuencia de limpieza, desinfección, etc.

3. Planes de gestión de residuos: Documentos que describen los planes y procedimientos implementados para la correcta disposición de basuras y residuos generados en las instalaciones. Estos planes pueden incluir la separación de residuos, el manejo de residuos peligrosos, la contratación de servicios de recolección y disposición final, entre otros aspectos.

4. Registros de recolección y disposición de basuras: Documentos que registran la recolección y disposición de basuras de manera regular. Estos registros pueden incluir fechas, cantidad de residuos recolectados, destino final de los mismos (por ejemplo, reciclaje, vertedero controlado), así como la firma del personal encargado.

Es importante contar con un programa o procedimiento que aborde estos aspectos de manera integral. Este programa debe incluir lineamientos claros, responsabilidades definidas, capacitación al personal y seguimiento regular para asegurar el cumplimiento de las medidas establecidas, así como indicadores para la gestión y mejora continua del programa.

Documentación para Gestión de residuos: Encuentra en esta carpeta modelo de programa de gestión de recursos .

3.1.9 Eliminación adecuada de residuos sólidos, líquidos o gaseosos

Identificación de los residuos

Es importante realizar una identificación exhaustiva de los diferentes tipos de residuos generados en el lugar de trabajo, tanto sólidos, líquidos como gaseosos.

Clasificación y separación

Establece un sistema de clasificación y separación de los residuos según sus características y peligrosidad. Utiliza recipientes o contenedores adecuados para cada tipo de residuo.

Almacenamiento temporal

Designa áreas específicas y seguras para el almacenamiento temporal de los residuos antes de su eliminación. Asegúrate de contar con medidas de seguridad y control para evitar derrames, fugas o contaminaciones.

Eliminación adecuada

Contrata servicios o establece convenios con empresas autorizadas y especializadas en la disposición final de los diferentes tipos de residuos generados. Asegúrate de cumplir con las regulaciones y normativas ambientales vigentes.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar

1. Plan de manejo de residuos: Documento que describe el plan general para la gestión de residuos sólidos, líquidos o gaseosos en las instalaciones. Este plan puede incluir la identificación de los tipos de residuos generados, los métodos adecuados de recolección, almacenamiento, transporte y disposición final, así como las medidas de prevención de la contaminación.

2. Registros de clasificación de residuos: Documentos que registran la clasificación de los residuos generados, indicando su naturaleza (sólido, líquido o gaseoso), su composición y cualquier característica especial que requiera una gestión diferenciada. Estos registros pueden ser utilizados para identificar los flujos de residuos y asegurar su manejo adecuado.

3. Contratos con proveedores de gestión de residuos: Documentos que establecen los acuerdos y contratos con proveedores especializados en la gestión de residuos. Estos contratos pueden incluir la recolección, transporte, tratamiento y disposición final de los residuos, así como las responsabilidades y requisitos legales aplicables.

4. Certificados de disposición final: Documentos que certifican la correcta disposición final de los residuos, emitidos por las instalaciones o entidades autorizadas encargadas de su tratamiento y disposición. Estos certificados pueden demostrar que los residuos se han gestionado de acuerdo con las normativas y regulaciones ambientales vigentes.

5. Registros de seguimiento de residuos peligrosos: Documentos que registran el seguimiento de los residuos peligrosos generados, desde su generación hasta su disposición final. Estos registros pueden incluir la identificación de los residuos, los volúmenes generados, las fechas de recolección, transporte y disposición final, así como los números de guía o documentos de transporte correspondientes.

6. Informes de inspección y auditoría: Documentos que contienen informes de inspecciones internas o auditorías externas realizadas para verificar el cumplimiento de las normas y regulaciones ambientales en relación con la eliminación de residuos. Estos informes pueden identificar posibles áreas de mejora y acciones correctivas implementadas.

Es necesario implementar un programa o procedimiento que establezca los lineamientos y responsabilidades para la gestión adecuada de los residuos. Este programa debe incluir capacitación al personal, seguimiento y monitoreo periódico para garantizar el cumplimiento de las medidas establecidas y el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable. Así como indicadores para la gestión y mejora continua del programa.

Herramientas para la Gestión de Residuos: Te ofrecemos un modelo de plan de manejo de residuos y formatos para el registro y seguimiento de residuos peligrosos.

3.2.1. ¿Cómo se deben reportar los Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales a la ARL, EPS y Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo?

Identificación y registro:

Establece un sistema de identificación y registro de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos en tu organización. Esto incluye recopilar información detallada sobre la fecha, hora, lugar, descripción del evento, personas involucradas, entre otros datos relevantes.

Comunicación a la ARL y EPS:

Notifica de manera inmediata a la ARL y EPS correspondientes sobre los accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos en tu empresa. Sigue los procedimientos establecidos por dichas entidades para realizar el reporte de forma adecuada.

Comunicación a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo, cuando se considere accidente grave: Además de informar a la ARL y EPS, es necesario reportar los accidentes de trabajo y enfermedades laborales a la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo de tu jurisdicción. Cumple con los plazos y requisitos establecidos por la normativa vigente.

Procedimiento 

Desarrollar un procedimiento explicativo que detalle los pasos específicos para realizar el reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Este procedimiento debe incluir los formularios o documentos requeridos, los plazos de notificación, los canales de comunicación y cualquier otra información relevante.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Formularios de reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales (FURAT, FUREL): Documentos específicos que se utilizan para reportar los incidentes y enfermedades laborales a las entidades correspondientes. Estos formularios pueden ser proporcionados por la ARL, EPS y/o el Ministerio de Trabajo.

2. Registros de reportes enviados: Documentos que registran los reportes de accidentes de trabajo y enfermedades laborales enviados a las entidades pertinentes, como la ARL, EPS y Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo. Estos registros pueden incluir fechas de envío, número de reporte, detalles del incidente o enfermedad y cualquier confirmación o acuse de recibo recibido.

3. Comunicaciones con la ARL, EPS y Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo (esta ultima cuando aplique ver resolución 1401 de 2007): Documentos que respaldan las comunicaciones realizadas con estas entidades, como correos electrónicos, cartas o memorandos. Estas comunicaciones pueden incluir el envío de reportes, seguimiento de casos, solicitudes de información adicional, entre otros.

4. Constancias de recibido: Documentos que demuestran que las entidades pertinentes han recibido los reportes de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Estas constancias pueden ser proporcionadas por la ARL, EPS o la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo, y pueden incluir sellos, firmas o acuses de recibo.

5. Informes de seguimiento y acciones tomadas: Documentos que registran los informes de seguimiento y las acciones tomadas como resultado de los reportes de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Estos informes pueden incluir la investigación del incidente, medidas preventivas implementadas, atención médica proporcionada, rehabilitación, entre otros aspectos relevantes.

Guías para el Reporte de Accidentes: Asegura un reporte correcto y oportuno con nuestro procedimiento de reporte basadas en la Resolución 1401 de 2007. Descárgalos aquí:

3.2.2 Investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales Resolución 0312

Identificar los incidentes, accidentes y enfermedades laborales:

Es importante tener un sistema de registro y notificación adecuado para identificar y documentar cualquier incidente, accidente o enfermedad laboral que ocurra en la organización

Recopilar información:

Una vez identificados, es necesario recopilar toda la información relevante sobre el incidente, accidente o enfermedad laboral. Esto implica obtener datos sobre las circunstancias en las que ocurrió, las personas involucradas, las lesiones o efectos en la salud, y cualquier otro detalle importante.

Realizar una investigación:

La investigación debe ser exhaustiva y objetiva. Se deben examinar las causas y factores que contribuyeron al incidente, accidente o enfermedad laboral. Esto implica revisar los procedimientos de trabajo, la capacitación del personal, las condiciones del entorno laboral, entre otros aspectos.

Analizar los hallazgos:

Una vez finalizada la investigación, es importante analizar los hallazgos obtenidos mediante una metodología, como los 5 por que, Árbol de Causas, Ishikawa, entre otros. Esto permite identificar las causas raíz y determinar las medidas correctivas y preventivas necesarias para evitar que el incidente, accidente o enfermedad laboral se repita en el futuro.

Implementar acciones correctivas y preventivas:

Con base en los hallazgos y análisis realizados, se deben implementar las medidas correctivas y preventivas necesarias. Esto puede implicar cambios en los procedimientos de trabajo, la mejora de las condiciones de seguridad y salud laboral, la capacitación del personal, entre otras acciones.

Este procedimiento debe incluir los pasos mencionados anteriormente, así como las responsabilidades y los plazos para llevar a cabo cada etapa del proceso. Puedes realizar un solo procedimiento en conjunto con el estándar anterior “reporte e investigación de accidentes laborales.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Formularios de reporte de incidentes, accidentes y enfermedades laborales: Documentos específicos utilizados para reportar los incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Estos formularios deben contener información detallada sobre el incidente, incluyendo la fecha, hora, ubicación, descripción del suceso, lesiones o enfermedades resultantes y las acciones tomadas inmediatamente después del incidente.

2. Planes de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales: Documentos que describen los procedimientos y pasos a seguir para llevar a cabo investigaciones exhaustivas de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Estos planes deben incluir la designación de responsables de la investigación, la recopilación de evidencias, entrevistas con testigos, análisis de causas, recomendaciones de acciones correctivas y preventivas, y la implementación de dichas acciones.

3. Informes de investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales: Documentos que detallan los resultados de las investigaciones realizadas. Estos informes deben incluir una descripción completa del incidente o accidente, los factores contribuyentes identificados, las conclusiones de la investigación, las recomendaciones para prevenir futuros incidentes similares y las acciones implementadas como resultado de la investigación.

4. Registros de seguimiento y acciones tomadas: Documentos que registran el seguimiento de las acciones tomadas como resultado de las investigaciones de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Estos registros deben incluir información sobre las acciones correctivas y preventivas implementadas, las fechas de implementación, los responsables designados y los resultados de la evaluación de la efectividad de dichas acciones.

5. Comunicaciones relacionadas con las investigaciones: Documentos que respaldan las comunicaciones relacionadas con las investigaciones de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Estas comunicaciones pueden incluir correos electrónicos, memorandos o cartas que informan sobre el progreso de la investigación, la notificación a las partes involucradas y la documentación de cualquier acción tomada.

6. Capacitaciones y entrenamientos relacionados: Documentos que evidencian la capacitación y el entrenamiento proporcionados al personal involucrado en la investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales. Estos documentos pueden incluir agendas de capacitación, listas de asistencia y materiales utilizados en las sesiones de capacitación.

Es importante destacar que la investigación de incidentes, accidentes y enfermedades laborales tiene como objetivo principal prevenir futuros eventos y mejorar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo. Por lo tanto, es fundamental darle la debida importancia y asignar los recursos necesarios para su implementación efectiva.

Metodologías y Formatos de Investigación: Te proporcionamos plantillas para informes de investigación y guías sobre metodologías como el «Árbol de Causas» para facilitar tus análisis. Descárgalos aquí:

3.2.3. ¿Cómo llevar el Registro y Análisis Estadístico de Accidentes y Enfermedades?

Análisis estadístico:

Una vez que tengas los registros de accidentes y enfermedades laborales, debes realizar un análisis estadístico periódico. Este análisis te permitirá identificar patrones, tendencias y áreas de mejora en relación con la seguridad y salud en el trabajo. Puedes utilizar herramientas como gráficos, tablas y métricas para visualizar y comprender mejor los datos recopilados.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Formularios de registro de accidentes y enfermedades laborales: Utiliza formularios específicos para registrar los incidentes y enfermedades laborales. Estos formularios deben recopilar toda la información necesaria de manera clara y completa.
2. Informes de análisis estadístico: Prepara informes periódicos que muestren los resultados del análisis estadístico de los accidentes y enfermedades laborales. Estos informes deben resaltar las tendencias, identificar los principales riesgos y proporcionar recomendaciones para la prevención de futuros incidentes.
3. Planes de acción: Si durante el análisis estadístico identificas áreas problemáticas o patrones preocupantes, es importante desarrollar planes de acción para abordar esos problemas. Estos planes deben incluir medidas correctivas y preventivas específicas, así como un cronograma para su implementación.

• Investigación de accidentes y base de datos
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3.3.1. ¿Cómo se mide la Frecuencia de la Accidentalidad?

• Fórmula

Frecuencia de la Accidentalidad = (Número de accidentes de trabajo en el mes / Número de trabajadores en el mes) * 100

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Indicadores de frecuencia de accidentes: Documentos que muestran los indicadores de frecuencia de accidentes. Este indicador se calculan utilizando la información recopilada en los registros de accidentes y ayudan a evaluar y monitorear el desempeño de seguridad en el lugar de trabajo.

2. Gráficos y tablas de tendencias: Documentos visuales que muestran la evolución de los accidentes a lo largo del tiempo. Estos gráficos y tablas pueden ayudar a identificar patrones y tendencias en la frecuencia de los accidentes, lo que permite tomar acciones preventivas adecuadas.

La frecuencia de accidentalidad es una métrica utilizada para medir la cantidad de accidentes de trabajo ocurridos en relación con el número de trabajadores expuestos a riesgos laborales en un determinado período de tiempo. Es una medida que proporciona una visión de la cantidad de accidentes que se están produciendo en relación con el tamaño de la fuerza laboral.

La frecuencia de accidentalidad permite evaluar la magnitud de los riesgos laborales en una organización y proporciona información importante para identificar áreas problemáticas y tomar medidas preventivas. También es útil para comparar el desempeño en seguridad entre diferentes períodos de tiempo o entre distintas organizaciones.

Ficha de Indicadores del SG-SST: Encontrarás esta y las siguientes fórmulas en nuestra ficha técnica de indicadores, lista para que la adaptes a tu empresa. Descárgala aquí:

En esta ficha encontrará los indicadores del numeral 3.3.2 al 3.3.6

3.3.2. ¿Cómo se mide la Severidad de la Accidentalidad?

• Fórmula

Severidad de la accidentalidad se refiere al impacto de los accidentes de trabajo en términos de los días de incapacidad y los días cargados debido a dichos accidentes.

La fórmula utilizada para medir la severidad de la accidentalidad es la siguiente:

Severidad de la accidentalidad = ((Número de días de incapacidad por accidente de trabajo en el mes + número de días cargados en el mes) / Número de trabajadores en el mes) * 100

Esta fórmula considera el número de días de incapacidad por accidente de trabajo en el mes, es decir, los días en los que los trabajadores afectados no pueden desempeñar sus labores debido a las lesiones sufridas por un accidente de trabajo. También se tienen en cuenta los días cargados cuando sea el caso.

¿Qué son los Días Cargados?

Es el número de días que se cargan o se asignan a una lesión ocasionada por un accidente de trabajo o enfermedad laboral, siempre que la lesión origine muerte, invalidez o incapacidad permanente parcial. Los días cargados se utilizan solamente para el cálculo de los índices de severidad, como un estimativo de la pérdida real causada.

NTC 3701:1995 establece los días cargados según la parte del cuerpo afectada

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Reportes y estadísticas: Es fundamental recopilar y mantener registros estadísticos de la severidad de la accidentalidad en tu organización. Esto implica generar reportes periódicos que muestren la cantidad de incidentes y accidentes ocurridos, su nivel de severidad, tendencias a lo largo del tiempo y cualquier otro dato relevante.

Recuerda que la medición de la severidad de la accidentalidad es fundamental para evaluar el impacto de los accidentes en la salud y el bienestar de los trabajadores, y tomar medidas preventivas para reducir su incidencia y gravedad.

3.3.3. ¿Cómo se mide la Mortalidad por Accidentes de Trabajo?

La medición de la mortalidad se refiere al número de fallecimientos ocurridos como resultado directo de un accidente de trabajo.

Para medir la mortalidad por accidentes de trabajo, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registrar y recopilar información: Es necesario tener un registro completo de los accidentes de trabajo que resultaron en fallecimiento de los trabajadores. Esto implica recopilar datos precisos, como la fecha del accidente, el lugar, la causa y el número de fallecimientos.
2. Calcular la tasa de mortalidad: La fórmula para calcular la tasa de mortalidad por accidentes de trabajo es la siguiente:

Tasa de mortalidad = (Número de accidentes de trabajo mortales / Total de accidentes de trabajo) * 100

Esta fórmula permite expresar la mortalidad como un porcentaje del total de accidentes de trabajo.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

Reportes y estadísticas: Al igual que con la medición de la severidad de la accidentalidad, es esencial recopilar y mantener registros estadísticos sobre la mortalidad por accidentes de trabajo en tu organización. Esto implica generar reportes periódicos que muestren la cantidad de fallecimientos ocurridos, las causas identificadas, las tendencias a lo largo del tiempo y cualquier otra información relevante.

Recuerda que la medición de la mortalidad por accidentes de trabajo es fundamental para evaluar el impacto de los accidentes graves en la seguridad laboral y tomar acciones preventivas para reducirlos en el futuro.

3.3.4. ¿Cómo se mide la Prevalencia de Enfermedad Laboral?

La prevalencia se refiere a la proporción de trabajadores que presentan una enfermedad laboral en un período determinado.

Para medir la prevalencia de enfermedad laboral, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registro y recopilación de información: Es importante tener un registro detallado de los casos nuevos y antiguos de enfermedad laboral en la empresa durante un período específico. Se deben recopilar datos como la fecha de diagnóstico, el tipo de enfermedad, la ocupación del trabajador, entre otros.
2. Calcular la tasa de prevalencia: La fórmula para calcular la tasa de prevalencia es la siguiente:

Tasa de prevalencia = (Número de casos nuevos y antiguos de enfermedad laboral en el periodo «Z» / Promedio de trabajadores en el periodo «Z») * 100.000

Esta fórmula permite expresar la prevalencia como un número por cada 100.000 trabajadores.

La constante 100.000 para los indicadores de enfermedad laboral es utilizada por la Organización Mundial de la Salud para la estadística internacional, permitiendo comparación estandarizada.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Registro de enfermedades laborales diagnosticadas: Debes mantener un registro detallado de todas las enfermedades laborales diagnosticadas en tu organización. Este registro debe incluir información como el nombre del trabajador afectado, la fecha de diagnóstico, la descripción de la enfermedad laboral, los factores de riesgo identificados y cualquier otra información relevante.
2. Análisis estadísticos: Para medir la prevalencia de enfermedad laboral, es importante realizar análisis estadísticos periódicos. Estos análisis deben incluir información sobre el número total de casos de enfermedades laborales, tasas de incidencia, tasas de prevalencia y cualquier otro indicador relevante. Asegúrate de mantener registros de estos análisis y los criterios utilizados.

Recuerda que la medición de la prevalencia de enfermedad laboral es importante para evaluar la carga de enfermedades laborales en la empresa, identificar áreas de riesgo y diseñar estrategias de prevención y control adecuadas para proteger la salud de los trabajadores.

3.3.5. ¿Cómo se mide la Incidencia de Enfermedad Laboral?

La incidencia se refiere al número de nuevos casos de enfermedad laboral que se presentan en un período determinado.

Para medir la incidencia de enfermedad laboral, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registro y recopilación de información: Es importante tener un registro detallado de los nuevos casos de enfermedad laboral que se presentan en la empresa durante un período específico. Se deben recopilar datos como la fecha de diagnóstico, el tipo de enfermedad, la ocupación del trabajador, entre otros.
2. Calcular la tasa de incidencia: La fórmula para calcular la tasa de incidencia es la siguiente:

Tasa de incidencia = (Número de casos nuevos de enfermedad laboral en el período «Z» / Promedio de trabajadores en el período «Z») * 100.000

Esta fórmula permite expresar la incidencia como un número por cada 100.000 trabajadores.

La constante 100.000 para los indicadores de enfermedad laboral es utilizada por la Organización Mundial de la Salud para la estadística internacional, permitiendo comparación estandarizada.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

• Registro de casos nuevos de enfermedades laborales: Debes mantener un registro detallado de todos los casos nuevos de enfermedades laborales identificados en tu organización. Este registro debe incluir información como la fecha de diagnóstico, el nombre del trabajador afectado, la descripción de la enfermedad laboral, los factores de riesgo identificados y cualquier otra información relevante.
• Análisis de incidencia: Para medir la incidencia de enfermedad laboral, es importante realizar análisis de incidencia periódicos. Estos análisis deben incluir información sobre el número total de casos nuevos de enfermedades laborales, las tasas de incidencia y cualquier otro indicador relevante. Asegúrate de mantener registros de estos análisis y los criterios utilizados.

3.3.6. ¿Cómo se mide el Ausentismo por Causa Médica?

El ausentismo por causa médica se refiere a las ausencias de los trabajadores debido a enfermedades, lesiones y o accidentes laborales.

Para medir el ausentismo por causa médica, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Registro y recopilación de información: Es importante tener un sistema de registro adecuado para llevar un registro detallado de las ausencias por causa médica de los trabajadores. Se deben recopilar datos como la fecha de la ausencia, el motivo médico, la duración de la ausencia, entre otros.
2. Calcular la tasa de ausentismo: La fórmula para calcular la tasa de ausentismo por causa médica es la siguiente:

Tasa de ausentismo por causa médica = (Número total de días de ausencia por causa médica / (Número total de días laborables en el período x Número de trabajadores)) * 100

Esta fórmula permite expresar la tasa de ausentismo como un porcentaje en relación con el total de días laborables y el número de trabajadores.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Registro de ausentismo por causa médica: Debes mantener un registro detallado de los casos de ausentismo por causa médica en tu organización. Este registro debe incluir información como la fecha de ausencia, el nombre del empleado ausente, la causa médica reportada y la duración del ausentismo.

2. Control de días de ausencia: Es útil mantener un control de los días totales de ausencia por causa médica de cada empleado. Esto puede ayudar a evaluar la duración y frecuencia de los ausentismos, identificar patrones o tendencias, y tomar medidas preventivas o correctivas en caso necesario.
3. Análisis de ausentismo: Realiza análisis periódicos del ausentismo por causa médica en tu organización. Estos análisis pueden incluir información sobre el número total de casos, la duración promedio de los ausentismos, las causas médicas más comunes, y cualquier otro indicador relevante que ayude a evaluar y gestionar el ausentismo en tu empresa.

4. Registro de medidas de prevención y control: Mantén registros de las medidas implementadas para prevenir y controlar el ausentismo por causa médica. Esto puede incluir programas de bienestar, promoción de la salud, capacitaciones en seguridad y salud ocupacional, y otras acciones destinadas a reducir los factores que contribuyen al ausentismo.

Recuerda que la medición del ausentismo por causa médica es importante para evaluar el impacto de las enfermedades y lesiones en la productividad de la empresa, identificar patrones o tendencias, y tomar medidas para promover la salud y prevenir enfermedades en los trabajadores.

4.1.1. ¿Qué Metodología usar para la Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos?

Implementar una metodología

Debes definir y aplicar una metodología para la identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos en tu organización. Esta metodología puede basarse en estándares reconocidos como la GTC 45 o la BS 8800.

Identificar los peligros

Utiliza la metodología seleccionada para identificar todos los peligros presentes en el entorno laboral. Esto implica analizar las actividades, procesos, equipos, materiales y condiciones de trabajo que puedan representar un riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores.

Evaluar y valorar los riesgos

Una vez identificados los peligros, realiza una evaluación de los riesgos asociados. Esta evaluación implica determinar la probabilidad de que ocurra un accidente o enfermedad laboral, así como la gravedad de las posibles consecuencias. Valora los riesgos de acuerdo con criterios predefinidos, considerando factores como la exposición, la frecuencia y la capacidad de control.

Documentar los resultados

Registra y documenta los resultados de la identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos. Utiliza formatos, matrices o herramientas adecuadas para este fin, que permitan un seguimiento y análisis posterior.

Establecer medidas de control

Basándote en los resultados de la evaluación de riesgos, establece medidas de control para mitigar o eliminar los peligros identificados. Prioriza las acciones en función de la gravedad y la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.

Revisar y actualizar regularmente

La metodología utilizada para la identificación, evaluación y valoración de los riesgos debe ser revisada y actualizada periódicamente. Esto permite adaptarse a los cambios internos y externos en la organización y garantizar la efectividad continua de las medidas de control implementadas.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Metodología para la identificación de peligros y evaluación de riesgos, donde se establezca el paso a paso para la identificación de peligros
2. Matriz de identificación de peligros: Crea una matriz o lista de verificación para identificar los posibles peligros presentes en tu lugar de trabajo. Enumera los diferentes tipos de peligros, como físicos, químicos, biológicos, ergonómicos y psicosociales, y registra aquellos que sean relevantes para tu organización.

Recuerda que la adecuada identificación y evaluación de los peligros, así como la valoración de los riesgos, son fundamentales para establecer medidas de prevención y control efectivas en materia de seguridad y salud ocupacional en tu organización.

Herramientas Metodológicas y Matriz de Riesgos: Descarga nuestro procedimiento guía de la metodología GTC 45 Accede a ellas aquí:

4.1.2. ¿Cómo asegurar la Identificación de Peligros con Participación de todos los niveles?

Establecer un equipo multidisciplinario

Forma un equipo que incluya representantes de diferentes áreas y niveles de la empresa, como trabajadores, supervisores, gerentes y personal de seguridad y salud ocupacional.

Realizar inspecciones y observaciones

Realiza inspecciones regulares en el lugar de trabajo para identificar posibles peligros. Observa las condiciones físicas, los equipos, las prácticas laborales y cualquier otro factor que pueda representar un riesgo para la salud y seguridad de los trabajadores.

Realizar análisis de tareas y procesos

Analiza las tareas y procesos realizados en la empresa para identificar posibles peligros asociados. Examina los pasos involucrados, los materiales utilizados, las herramientas empleadas y los posibles riesgos presentes en cada etapa.

Recopilar información de incidentes y reportes

Revisa los registros de incidentes, accidentes y enfermedades laborales para identificar patrones o tendencias que puedan indicar la presencia de peligros recurrentes. Analiza los reportes de seguridad y los informes de salud ocupacional para obtener información relevante.

Fomentar la participación activa

Promueve la participación activa de los trabajadores en la identificación de peligros. Fomenta la comunicación abierta y establece canales de retroalimentación para que los empleados puedan informar sobre situaciones de riesgo y sugerir medidas de prevención.

Documentar y evaluar los peligros identificados

Registra todos los peligros identificados en una matriz de identificación de peligros. Evalúa el nivel de riesgo asociado a cada uno de ellos y establece prioridades para implementar las medidas de control adecuadas.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Matriz de identificación de peligros: Crea una matriz o lista de verificación para identificar los posibles peligros presentes en tu lugar de trabajo. Enumera los diferentes tipos de peligros, como físicos, químicos, biológicos, ergonómicos y psicosociales, y registra aquellos que sean relevantes para tu organización. Incluir en la matriz la evaluación, valoración y controles establecidos para reducir o eliminar el riesgo.

2. Listas de verificación: Utiliza listas de verificación o cuestionarios específicos para involucrar a los diferentes niveles de la empresa en la identificación de peligros. Estas listas pueden abarcar áreas o procesos específicos y ayudar a recopilar información relevante de cada nivel.

3. Informes de participación: Solicita a los miembros de cada nivel de la empresa que informen sobre los peligros identificados en sus respectivas áreas. Estos informes pueden incluir descripciones de los peligros, su ubicación, las personas expuestas y cualquier otra información relevante.

4. Retroalimentación y sugerencias: Establece canales de comunicación abiertos y fomenta la retroalimentación y las sugerencias de todos los niveles de la empresa. Puedes utilizar formularios de retroalimentación o buzones de sugerencias para recopilar las ideas y opiniones de los empleados.

Recuerda que la participación de todos los niveles de la empresa es fundamental para identificar de manera efectiva los peligros presentes en el entorno laboral y garantizar un ambiente seguro y saludable para todos los trabajadores.

Formatos para Fomentar la Participación: Utiliza nuestras listas de verificación por áreas y una plantilla de matriz de peligros y riesgos lista para diligenciar. Descárgalos aquí:

4.1.3. ¿Cómo realizar la Identificación de Sustancias Carcinógenas o con Toxicidad Aguda?

Identificación de sustancias carcinógenas o con toxicidad aguda.

Realiza un inventario de todas las sustancias presentes en el lugar de trabajo y verifica si alguna de ellas está catalogada como carcinógena o presenta toxicidad aguda. Estas sustancias pueden ser productos químicos, materiales peligrosos o agentes biológicos que representen un riesgo para la salud de los trabajadores.

Etiquetado y fichas de seguridad (SDS)

Verifica que todas las sustancias peligrosas estén correctamente etiquetadas y que cuenten con fichas de seguridad actualizadas. Estas etiquetas y fichas deben proporcionar información clara y precisa sobre los peligros asociados a la sustancia y las medidas de prevención y control que se deben tomar.

Evaluación de riesgos

Realiza una evaluación de riesgos específica para las sustancias carcinógenas o con toxicidad aguda. Esta evaluación debe considerar la exposición de los trabajadores a estas sustancias, las vías de entrada al organismo, la frecuencia y duración de la exposición, así como las medidas de control existentes.

Implementación de controles adecuados

Implementa medidas de control para reducir la exposición de los trabajadores a las sustancias peligrosas. Estas medidas pueden incluir la sustitución de sustancias peligrosas por otras menos tóxicas, el uso de equipos de protección personal, la implementación de sistemas de ventilación adecuados, entre otros.

Capacitación y sensibilización

Brinda capacitación y sensibilización a los trabajadores sobre los peligros asociados a las sustancias carcinógenas o con toxicidad aguda. Los trabajadores deben ser conscientes de los riesgos a los que están expuestos, así como de las medidas de prevención y control que deben seguir para proteger su salud.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Fichas de seguridad (SDS): Asegúrate de contar con las fichas de seguridad actualizadas de todas las sustancias utilizadas en tu organización. Estas fichas contienen información importante sobre los riesgos asociados con cada sustancia, incluyendo su clasificación como carcinógena o con toxicidad aguda.

2. Inventarios de sustancias: Mantén un inventario actualizado de todas las sustancias presentes en tu lugar de trabajo. Registra el nombre de la sustancia, su número CAS, su clasificación y cualquier otra información relevante relacionada con su toxicidad.
3. Etiquetas y señalización: Asegúrate de que todas las sustancias peligrosas estén debidamente etiquetadas y señalizadas. Utiliza etiquetas claras y legibles que indiquen la clasificación de la sustancia y cualquier otra advertencia de seguridad necesaria.
4. Registros de capacitación: Mantén registros de las sesiones de capacitación realizadas sobre el manejo seguro de sustancias peligrosas. Estos registros deben incluir la fecha de la capacitación, los participantes y el contenido cubierto.
5. Protocolos y procedimientos de manejo: Desarrolla protocolos y procedimientos claros para el manejo seguro de sustancias catalogadas como carcinógenas o con toxicidad aguda. Estos documentos deben establecer las medidas preventivas y de control necesarias para minimizar la exposición y los riesgos asociados.

6. Informes de monitoreo y muestreo: Realiza monitoreo y muestreo regular de las sustancias peligrosas presentes en el lugar de trabajo. Mantén registros de los informes de monitoreo, los resultados de los análisis y las medidas tomadas en base a estos resultados.

7. Adicional el empleador debe realizar un pago extra al monto de cotización del fondo de pensiones establecido por la ley para cubrir el riesgo asociado a estas actividades.

4.1.4. ¿Cómo se realizan las Mediciones Ambientales (químicos, físicos y biológicos)?

Identificar los parámetros de medición relevantes

Determina los parámetros específicos que deben ser medidos en tu lugar de trabajo, como la concentración de sustancias químicas, el nivel de ruido, la temperatura, la iluminación, entre otros. Estos parámetros dependerán de la naturaleza de las actividades realizadas y los posibles riesgos asociados.

Realizar las mediciones correspondientes

Utiliza equipos y métodos de medición apropiados para evaluar los parámetros identificados. Asegúrate de seguir los procedimientos adecuados y calibrar regularmente los equipos para obtener resultados confiables y precisos. Así como profesionales idóneos con alcance en su licencia para realizar estas mediciones higiénicas.

Informe de los resultados

Registra los resultados de las mediciones en un formato apropiado, incluyendo la fecha, el lugar, el parámetro medido y los valores obtenidos. Además, proporciona información detallada sobre los instrumentos de medición utilizados y las condiciones en las que se realizaron las mediciones. Analiza los resultados obtenidos para determinar si los niveles medidos cumplen con los límites establecidos en las normativas y estándares aplicables. Realiza una evaluación exhaustiva de los posibles riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores, y toma las medidas necesarias para controlar y minimizar dichos riesgos.»

Conservar los registros de las mediciones

Mantén los registros de las mediciones realizadas en un archivo seguro y accesible. Estos registros servirán como soporte documental para verificar el cumplimiento de los requisitos legales, así como para futuras auditorías y revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Informes de mediciones: Documenta los resultados de las mediciones realizadas, incluyendo los valores obtenidos, las unidades de medida, las fechas y ubicaciones de muestreo. Los informes deben ser claros y completos, facilitando la interpretación de los datos recopilados.
2. Análisis de resultados: Realiza análisis de los resultados de las mediciones, identificando tendencias, patrones o desviaciones significativas. Estos análisis ayudarán a tomar decisiones informadas y a implementar medidas correctivas si es necesario
3. licencia o certificación profesional: Que garantiza que el individuo tenga la capacitación adecuada y cumpla con los estándares requeridos para llevar a cabo mediciones de manera competente.
4. Certificados de calibración: Asegúrate de contar con certificados de calibración actualizados para los equipos utilizados en las mediciones. Estos certificados garantizan la precisión y confiabilidad de los instrumentos de medición.
5. Acciones correctivas: Desarrolla acciones correctivas específicas para abordar las desviaciones identificadas. Estas acciones pueden incluir ajustes en los procesos, mejoras en las prácticas de trabajo, cambios en los equipos de protección personal, entre otros.
6. Seguimiento y revisión: Realiza un seguimiento regular de las acciones correctivas implementadas y revisa periódicamente los resultados de las mediciones para evaluar la efectividad de las medidas tomadas. Si es necesario, realiza ajustes adicionales en el plan de acción

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4.2.1. ¿Cómo se realiza la Implementación de Medidas de Prevención y Control?

Identificación de peligros y evaluación de riesgos

Realizar una evaluación de riesgos para identificar los peligros presentes en los diferentes procesos y actividades de la empresa.

Diseño de medidas de prevención y control

Establecer medidas específicas para controlar y reducir los riesgos identificados, priorizando las medidas de prevención sobre las de protección.

Implementación de medidas de prevención y control

Aplica las medidas necesarias para prevenir y controlar los peligros y riesgos identificados. Esto implica la adopción de controles técnicos, administrativos y de organización que reduzcan o eliminen los riesgos presentes en el ambiente laboral.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Plan de prevención y control: Documenta las medidas específicas que se aplicarán para cada peligro o riesgo identificado, incluyendo los controles a implementar y los responsables de su ejecución.
2. Procedimientos de trabajo: Establece los pasos y las instrucciones detalladas para realizar actividades de manera segura, teniendo en cuenta los peligros y riesgos asociados.
3. Instructivos de seguridad: Proporciona guías claras y concisas sobre el uso adecuado de equipos de protección personal (EPP), el manejo seguro de sustancias peligrosas u otros aspectos relacionados con la prevención y control de riesgos.
4. Registros de inspecciones y mantenimientos: Documenta las inspecciones periódicas de equipos, maquinaria y sistemas de seguridad, así como las acciones correctivas tomadas en caso de detectar fallas o deficiencias.
5. Capacitaciones y entrenamientos: Registra la asistencia y participación de los trabajadores en programas de formación relacionados con la prevención de riesgos laborales.
6. Comunicaciones internas: Archiva los mensajes, circulares o comunicados internos que informen sobre los peligros identificados, las medidas de prevención y control implementadas y las responsabilidades de los trabajadores en relación con la seguridad y salud en el trabajo.

Recuerda que estos documentos y registros deben mantenerse actualizados y accesibles para su consulta por parte de los empleados, los responsables de seguridad y las autoridades competentes en caso de auditorías o inspecciones.

Modelos de programas de Prevención: Utiliza nuestros formatos de programas de prevención y control de trabajo seguro para documentar tus medidas. Descárgalos aquí:

4.2.2. ¿Cómo verificar la Aplicación de Medidas de Prevención por parte de los Trabajadores?

Inspecciones visuales en el lugar de trabajo

Realizar inspecciones regulares para verificar si los trabajadores están aplicando las medidas de prevención y control establecidas. Registrar los hallazgos en un formato de inspección.

Observaciones directas durante la jornada laboral

Realizar observaciones directas del desempeño de los trabajadores para evaluar su cumplimiento de las medidas de prevención. Tomar notas de los comportamientos observados.

Entrevistas y encuestas a los trabajadores

 Realizar entrevistas individuales o encuestas a los trabajadores para conocer su percepción y nivel de conocimiento sobre las medidas de prevención y control. Registrar los resultados en un formato de entrevista o encuesta.

Revisión de registros de capacitación

 Verificar los registros de capacitaciones proporcionadas a los trabajadores sobre medidas de prevención y control. Asegurarse de que los trabajadores hayan recibido la formación adecuada y mantener un registro de asistencia.

Análisis de reportes de incidentes y accidentes

Analizar los reportes de incidentes y accidentes para determinar si la aplicación de las medidas de prevención fue adecuada. Tomar acciones correctivas basadas en los hallazgos.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Formatos de inspección: Documentar los resultados de las inspecciones visuales en el lugar de trabajo, identificando áreas de cumplimiento y posibles incumplimientos de las medidas de prevención y control.

2. Registros de observaciones directas: Mantener un registro detallado de las observaciones realizadas durante la jornada laboral, con descripciones específicas de los comportamientos de los trabajadores.

3. Formatos de entrevistas y encuestas: Registrar las respuestas y comentarios de los trabajadores obtenidos durante las entrevistas y encuestas realizadas.

4. Registros de capacitaciones: Mantener un registro actualizado de las capacitaciones proporcionadas a los trabajadores, con detalles sobre las temáticas abordadas y la asistencia de cada empleado.

5. Informes de análisis de incidentes y accidentes: Documentar los análisis realizados sobre los reportes de incidentes y accidentes, identificando las causas raíz y las acciones correctivas aplicadas.

6. Acciones correctivas: Registrar las acciones correctivas tomadas en respuesta a los hallazgos de inspecciones, observaciones, entrevistas o incidentes, y hacer seguimiento de su implementación.

Recuerda que estos soportes documentales y registros son esenciales para demostrar el cumplimiento de la verificación de la aplicación de las medidas de prevención y control por parte de los trabajadores, y para respaldar las acciones correctivas y mejoras en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de acuerdo con la Resolución 0312 de 2019.

4.2.3. ¿Cómo elaborar Procedimientos, Instructivos, Fichas y Protocolos?

Identificar necesidades

Realizar un análisis detallado de los procesos, actividades y áreas de trabajo para identificar las necesidades específicas de procedimientos, instructivos, fichas o protocolos en materia de seguridad y salud.

Definir contenidos

 Determinar los contenidos y requisitos específicos que deben incluirse en cada documento, teniendo en cuenta las normativas y políticas internas de la empresa.

Elaborar procedimientos

 Desarrollar procedimientos detallados que describan paso a paso cómo realizar tareas o actividades de forma segura, incluyendo el uso adecuado de equipos de protección personal, el manejo de sustancias peligrosas, trabajos en alturas, entre otras actividades criticas identificas.

• Crear instructivos: Preparar instructivos que proporcionen instrucciones claras y concisas sobre cómo realizar actividades, utilizar equipos o herramientas de manera segura y eficiente.

• Diseñar fichas: Crear fichas informativas que resuman los riesgos asociados con ciertas tareas o procesos, así como las medidas de prevención y control a seguir.

• Establecer protocolos: Establecer protocolos específicos para situaciones de emergencia, como evacuación de áreas o atención médica en caso de accidentes laborales.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Documentos de procedimientos: Elaborar documentos escritos que describan detalladamente los procedimientos establecidos, con instrucciones claras y específicas.

2. Instructivos y manuales de uso: Crear instructivos y manuales que proporcionen instrucciones paso a paso sobre el uso seguro de equipos, herramientas o maquinaria.

3. Fichas informativas: Preparar fichas que resuman los riesgos y medidas de prevención para tareas específicas, con información fácil de entender.

4. Formato de permiso de trabajo: Implementar un formato de permiso de trabajo  que debe ser completado y firmado antes de realizar cualquier tarea critica, asegurando que se han tomado todas las precauciones necesarias.

5. Protocolos de emergencia: Establecer protocolos escritos que indiquen los pasos a seguir en situaciones de emergencia, con detalles sobre la actuación rápida y segura.

6. Registros de capacitación: Mantener un registro actualizado de las capacitaciones realizadas a los trabajadores sobre el uso de los procedimientos, instructivos, fichas y protocolos establecidos.

7. Evaluación de efectividad: Realizar evaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los documentos elaborados y realizar ajustes o actualizaciones según sea necesario.

Estos soportes documentales y registros son fundamentales para asegurar la correcta implementación de los procedimientos, instructivos, fichas y protocolos, y para cumplir con los requisitos de la Resolución 0312 de 2019. Además, permitirán al profesional de SST llevar un control adecuado y mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable para los trabajadores.

Plantillas de Documentos Operativos: Accede a nuestra biblioteca de modelos de procedimientos, instructivos y formatos de permisos de trabajo para tareas de alto riesgo. Descárgalos aquí:

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4.2.4. ¿Cómo realizar Inspecciones Sistemáticas con la participación del COPASST?

Programa de inspecciones

Es fundamental definir un cronograma detallado de inspecciones y observaciones en los lugares de trabajo para verificar la aplicación de medidas de prevención y control. Este cronograma debe ser periódico y abarcar todas las áreas y actividades de la empresa. Además, se deben asignar responsabilidades claras a los diferentes actores involucrados en el programa, asegurando que cuenten con los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades de verificación. Asimismo, es importante establecer indicadores de gestión que permitan medir el avance y cumplimiento de los objetivos y metas del programa.

Inspecciones y Observaciones

• Realiza inspecciones sistemáticas de las instalaciones, maquinaria y equipos según el cronograma establecido.
• Utiliza listas de verificación específicas para cada área o tipo de equipo, que incluyan los puntos clave a inspeccionar y los criterios de evaluación.
• Durante la inspección, identifica los posibles peligros, riesgos o condiciones inseguras, y evalúa la eficacia de las medidas de control existentes.

Registro de las inspecciones

• Documenta los resultados de las inspecciones en un formato adecuado, indicando la fecha, el lugar, los elementos inspeccionados y las observaciones realizadas.
• Registra los riesgos identificados y las medidas de control propuestas o implementadas para mitigarlos.
• Incluye la firma de los participantes en la inspección, como los miembros del COPASST y otros responsables designados.

Seguimiento y acciones correctivas

• Realiza un seguimiento de las observaciones y medidas de control propuestas durante las inspecciones.
• Implementa acciones correctivas para abordar los riesgos identificados y asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlarlos.
• Registra las acciones tomadas y su efectividad en la mitigación de los riesgos identificados.

Evaluación y mejora continua

• Utiliza indicadores de cumplimiento, cobertura y eficacia. Realiza análisis periódicos de los registros de inspección para identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora.
• Utiliza estos análisis para actualizar y mejorar los procedimientos, medidas de control y programas de seguridad y salud en el trabajo.

Participación del COPASST:

Involucra al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) en la planificación y realización de las inspecciones.

Asigna responsabilidades específicas al COPASST en el proceso de inspección, como la identificación de riesgos, la revisión de medidas de control y las propuestas de mejoras.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Registros de inspecciones: Documentar las inspecciones realizadas, incluyendo la fecha, el lugar, los hallazgos y las acciones tomadas.
2. Informes de observaciones de seguridad: Registrar las observaciones realizadas, describiendo los hallazgos, las medidas correctivas tomadas y las fechas correspondientes.
3. Evidencia fotográfica o videográfica: Capturar imágenes o videos que respalden los hallazgos y las acciones tomadas durante las inspecciones y observaciones.
4. Registros de seguimiento y acciones correctivas: Mantener un registro de las acciones tomadas para corregir las deficiencias identificadas y realizar un seguimiento para asegurar su implementación efectiva.
5. Actas de reuniones del COPASST relacionadas con las inspecciones y sus resultados.

Estos soportes documentales y registros son fundamentales para demostrar el cumplimiento de las medidas de prevención y control, así como para realizar un seguimiento continuo de las acciones correctivas y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Formatos y Programas de Inspección: Optimiza tus inspecciones con nuestro programa modelo, listas de verificación personalizables y formatos de seguimiento de acciones correctivas. Descárgalos aquí:

4.2.5. ¿Cómo gestionar el Mantenimiento Periódico de Instalaciones y Equipos?

Identificación de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas

Realizar un inventario completo de todas las instalaciones, equipos, máquinas y herramientas utilizadas en el lugar de trabajo, identificando aquellos que son críticos para la operación y seguridad.

Realizar inspecciones visuales y pruebas funcionales para verificar el estado de las instalaciones, equipos, máquinas y herramientas, identificando posibles problemas o deterioros.

Establecimiento de programas de mantenimiento

Diseñar un programa de mantenimiento para las instalaciones, equipos, máquinas y herramientas, considerando las recomendaciones del fabricante y las normativas vigentes.

Evaluación de proveedores de mantenimiento

Realizar una evaluación exhaustiva de los proveedores de mantenimiento externos para garantizar que cumplan con los requisitos de seguridad y calidad necesarios para realizar el mantenimiento de manera adecuada.

Planificación de inspecciones y mantenimientos

Programar inspecciones y mantenimientos periódicos de acuerdo con las necesidades identificadas, asegurándose de que se realicen en las fechas previstas.

Registro de actividades de mantenimiento

 Mantener un registro detallado de todas las actividades de mantenimiento realizadas, incluyendo fechas, tipo de mantenimiento, trabajos realizados y personal responsable.

Actualización de manuales e instructivos

 Actualizar los manuales de mantenimiento, así como los instructivos de operación y seguridad para cada instalación, equipo, máquina y herramienta, reflejando las últimas revisiones y recomendaciones.

Soportes documentales y registros para el Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas:

1. Inventario de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas: Documento que contiene un listado detallado de todas las instalaciones, equipos, máquinas y herramientas utilizadas en el lugar de trabajo, indicando su ubicación y función.

2. Programa de mantenimiento: Documentos que describen los programas de mantenimiento periódico establecidos para cada instalación, equipo, máquina y herramienta crítica, especificando las actividades y periodicidad, objetivos, metas e indicadores.

3. Planificación de inspecciones y mantenimientos: Calendario que muestra las fechas programadas para las inspecciones y mantenimientos periódicos de cada instalación, equipo, máquina y herramienta.

4. Evaluación de proveedores de mantenimiento: Documento que contiene la evaluación de los proveedores de mantenimiento externos, incluyendo criterios como experiencia, certificaciones y cumplimiento normativo.

5. Registros de inspecciones y mantenimientos: Documentos que registran las inspecciones y mantenimientos realizados, con detalles sobre las observaciones, reparaciones realizadas y firmas de los responsables.

6. Actualización de manuales e instructivos: Procedimientos actualizados que reflejan las últimas revisiones y recomendaciones para el mantenimiento, operación y seguridad de cada instalación, equipo, máquina y herramienta.

7. Reporte y seguimiento de mantenimientos realizados: Informe que resume las actividades de mantenimiento realizadas en un período determinado, destacando las acciones correctivas implementadas y las medidas preventivas adoptadas.

8. Registro de capacitación: Documento que registra la capacitación brindada al personal de mantenimiento y operadores, sobre el uso adecuado de las instalaciones, equipos, máquinas y herramientas y los procedimientos de mantenimiento.

Con estos registros y soportes documentales, el profesional en SST asegurará la implementación efectiva del Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas, cumpliendo con los requisitos de seguridad y protegiendo la integridad y bienestar de los trabajadores y la infraestructura.

 Te proporcionamos plantilla para el  programa de mantenimiento. Descárgalos aquí:

4.2.6. ¿Cómo se realiza la Entrega de EPP y su verificación con Contratistas?

Identificación de EPP requeridos

 Realizar una evaluación de riesgos para determinar los Elementos de Protección Personal (EPP) necesarios para cada tarea específica de los contratistas y subcontratistas, teniendo en cuenta los riesgos asociados a sus actividades.

Selección y adquisición de EPP

 Seleccionar y adquirir los EPP adecuados para cada tarea y trabajador, asegurándose de que cumplan con las normativas y estándares de seguridad aplicables.

Entrenamiento y capacitación

 Proporcionar entrenamiento y capacitación a los contratistas y subcontratistas sobre el uso adecuado de los EPP, así como las prácticas seguras relacionadas con su uso y mantenimiento.

Registro y control de entrega

 Llevar un registro detallado de la entrega de los EPP a los contratistas y subcontratistas, incluyendo la fecha, tipo de EPP entregado, cantidad y nombre del trabajador beneficiado.

Verificación del uso de EPP

 Supervisar y verificar que los contratistas y subcontratistas estén utilizando los EPP proporcionados de acuerdo con las normas de seguridad establecidas.

Inspecciones y mantenimiento de EPP

 Realizar inspecciones periódicas para asegurarse de que los EPP estén en buen estado y funcionamiento, y llevar a cabo el mantenimiento oportuno de ser necesario.

Soportes documentales y registros para la Entrega de Elementos de Protección Personal (EPP) a contratistas y subcontratistas:

1. Evaluación de riesgos: Documento que contiene la evaluación de riesgos realizada para determinar los EPP requeridos para cada tarea de los contratistas y subcontratistas.

2. Registro de adquisición de EPP: Documento que registra la selección y adquisición de los EPP, incluyendo la descripción del EPP, proveedor, fecha de compra y cantidad adquirida.

3. Registro de entrenamiento y capacitación: Documento que registra el entrenamiento y capacitación proporcionado a los contratistas y subcontratistas sobre el uso adecuado de los EPP y las prácticas seguras.

4. Registro de entrega de EPP: Documento que registra la entrega de los EPP a los contratistas y subcontratistas, incluyendo los datos de los trabajadores beneficiados y la firma de recibido.

5. Registro de verificación del uso de EPP: Documento que registra las verificaciones periódicas del uso adecuado de los EPP por parte de los contratistas y subcontratistas.

6. Registro de inspecciones y mantenimiento de EPP: Documento que registra las inspecciones periódicas realizadas a los EPP, así como las acciones de mantenimiento llevadas a cabo.

7. Informe de cumplimiento: Informe que resume el cumplimiento de la entrega y uso de EPP a los contratistas y subcontratistas, incluyendo las acciones correctivas tomadas en caso de incumplimiento.

8. Procedimiento para el uso, mantenimiento, entrega y especificaciones técnicas de los Elementos de Protección Personal (EPP)

Con estos registros y soportes documentales, el profesional en SST asegurará la correcta entrega y uso de los Elementos de Protección Personal (EPP) por parte de los contratistas y subcontratistas, garantizando la seguridad y bienestar de todos los trabajadores involucrados en el lugar de trabajo.

5.1.1. ¿Cómo elaborar el Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias?

Debes contar con un Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante emergencias. Este plan es fundamental para anticiparse y gestionar eficazmente situaciones de emergencia que puedan ocurrir en tu organización.

Identificación de Riesgos y Amenazas

Primero, debemos analizar y entender los posibles peligros y situaciones de emergencia que podrían ocurrir en nuestro lugar de trabajo. Esto incluye cosas como incendios, derrames químicos, lesiones graves, entre otros. Para hacer esto, podemos crear una lista de los riesgos que podrían suceder.

Análisis de Vulnerabilidad

 Luego, evaluamos qué tan vulnerables somos ante cada una de esas amenazas. Por ejemplo, si tenemos sustancias inflamables en el lugar de trabajo, somos más vulnerables a incendios. Esto nos ayuda a entender dónde estamos en mayor riesgo y dónde debemos concentrar nuestros esfuerzos de preparación.

Nivel de Riesgo

 Después de identificar amenazas y evaluar la vulnerabilidad, calculamos el nivel de riesgo para cada situación. Esto nos ayuda a priorizar las amenazas y enfocarnos en las más críticas. Cuanto mayor sea el riesgo, más atención y recursos dedicaremos a esa área.

Desarrollo del Plan

 Con toda esta información, creamos un Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias. Este plan incluirá procedimientos detallados para cada amenaza identificada, describiendo cómo debemos responder en cada situación. Estos procedimientos se llaman Procedimientos Operativos Normalizados (PON), y son como un manual de instrucciones para actuar en emergencias.

Definición de Roles y Responsabilidades

 En cada PON, asignamos roles y responsabilidades específicas a las personas en el lugar de trabajo. Esto asegura que todos sepan qué hacer y quién se encargará de cada tarea durante una emergencia.

Capacitación y Entrenamiento

Capacitar al personal en las acciones a seguir durante una emergencia y realizar simulacros periódicos para evaluar la eficacia del plan y mejorar la respuesta.

Mantener actualizado el plan de acuerdo a los cambios en la organización, los riesgos identificados y la normativa vigente.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Identificación de Riesgos y Escenarios: Documento que enumera las amenazas identificadas y los posibles escenarios de emergencia, junto con su evaluación de riesgos y vulnerabilidad.

2. Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias: Documento detallado que describe los procedimientos y acciones a seguir en situaciones de emergencia, incluyendo pasos específicos y responsabilidades asignadas.
3. Lista de Roles y Responsabilidades: Registro que establece las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo en caso de una emergencia, asegurando una respuesta coordinada.
4. Registro de Capacitación y Simulacros: Documento que registra la capacitación proporcionada al personal y los simulacros de emergencia realizados, indicando fechas, participantes y resultados.
5. Comunicaciones Internas: Documentación de las comunicaciones realizadas para informar al personal sobre el plan de emergencia y las medidas de preparación.
6. Inventario de Recursos y Equipos: Lista de los recursos y equipos disponibles para la respuesta ante emergencias, incluyendo su estado y ubicación.

7. Acuerdos con Entidades Externas: Documentos que establecen los acuerdos y coordinación con servicios de emergencia y otras autoridades externas.

Recuerda que la implementación y actualización constante del Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante emergencias es esencial para proteger la vida y la integridad física de los trabajadores, así como para minimizar los impactos negativos en la organización frente a situaciones de emergencia.

Kit para el Plan de Emergencias: Desarrolla un plan robusto con nuestra guía de análisis de vulnerabilidad y plantillas para los Procedimientos Operativos Normalizados (PON). Descárgalos aquí:

5.1.2. ¿Cómo conformar, capacitar y dotar la Brigada de Prevención?

Identificación de Roles y Funciones

En primer lugar, se lleva a cabo una evaluación para identificar las diferentes funciones y roles que serán necesarios en la brigada de prevención. Esto implica determinar quiénes serán responsables de liderar la brigada, quiénes serán encargados de evacuación, primeros auxilios, control de incendios, entre otras funciones.

Conformación de la brigada de prevención

Establecer y documentar la conformación de la brigada de prevención, designando a los miembros responsables de las diferentes funciones y roles dentro de la brigada.

Capacitación de la brigada

Brindar capacitación adecuada a los miembros de la brigada en temas relacionados con prevención de riesgos laborales, primeros auxilios, evacuación de emergencias y demás aspectos necesarios para el desempeño efectivo de sus funciones.

Dotación de Recursos y Equipos

Proporcionar los recursos y equipos necesarios para que la brigada pueda llevar a cabo sus actividades de manera segura y efectiva, como equipos de protección personal, herramientas, kits de primeros auxilios, entre otros.

Realización de Simulacros

Se planifican y ejecutan simulacros regulares para que la brigada practique y perfeccione sus habilidades en situaciones de emergencia. Estos ejercicios ayudan a evaluar la preparación de la brigada y a identificar áreas de mejora.

Actualización Continua

Se establece un programa de actualización constante para la brigada, que incluye revisiones periódicas de roles, funciones, capacitación y recursos. Esto asegura que la brigada esté siempre lista para responder de manera efectiva a cualquier situación de emergencia.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Matriz de Identificación de Roles y Funciones de la Brigada.
2. Listado de Miembros de la Brigada con Roles Designados.
3. Registro de Capacitación Individual de los Miembros de la Brigada.
4. Inventario de Recursos y Equipos de la Brigada.
5. Registro de Simulacros de la Brigada.

Estas actividades, respaldadas por los documentos mencionados, aseguran que la brigada de prevención esté debidamente preparada y equipada para actuar en situaciones de emergencia, contribuyendo a la seguridad y bienestar de todos en el entorno laboral.

Documentación para la Brigada de Emergencias: Organiza tu brigada con nuestros formatos de conformación, registros de capacitación y plantillas para inventario de equipos. Descárgalos aquí:

FASE 3: VERIFICAR

6.1.1. ¿Cómo definir los Indicadores del SG-SST?

Definir los indicadores

Establecer indicadores específicos que permitan medir y evaluar el desempeño del SG-SST en relación a los aspectos identificados. Estos indicadores deben ser cuantificables, medibles y estar alineados con los objetivos y metas establecidos en el sistema.

Establecer criterios de medición

Definir los criterios de medición para cada indicador, es decir, cómo se determinará la medida o valor del indicador en función de los datos recopilados.

Establecer frecuencia de medición

Establecer la frecuencia con la que se realizará la medición de cada indicador, ya sea de forma periódica, trimestral, semestral, anual, u otra frecuencia determinada según las necesidades de la empresa.

Establecer metas para los indicadores

Las metas para los indicadores deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas. Esto significa que deben ser claras, cuantificables, alcanzables, relevantes para los objetivos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y alcanzables en un plazo de tiempo determinado.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Matriz de indicadores: Elaborar una matriz que contenga los indicadores definidos, junto con su descripción, criterios de medición, objetivo, frecuencia de medición, encargado, entre otros.
2. Registros de medición de indicadores: Mantener registros actualizados de las mediciones realizadas para cada indicador, indicando la fecha de medición, el valor obtenido, análisis tendencial y cualquier otra información relevante relacionada con la medición.
3. Tomar acciones correctivas y preventivas. Los resultados de los indicadores deben ser utilizados para tomar acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño del SG-SST.

Recomendaciones

Para definir indicadores del SG-SST de manera efectiva, es importante seguir las siguientes recomendaciones:

• Seleccionar indicadores que sean relevantes para los objetivos del SG-SST.
• Establecer metas para los indicadores que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas.
• Recolectar datos para los indicadores de forma sistemática y oportuna.
• Analizar los datos de los indicadores para identificar tendencias y áreas de mejora.
• Reportar los resultados de los indicadores a la alta gerencia y a los trabajadores.
• Tomar acciones correctivas y preventivas para mejorar el desempeño del SG-SST.
• Revisar y actualizar los indicadores del SG-SST periódicamente.

Ficha Técnica de Indicadores: Utiliza nuestra matriz de indicadores del SG-SST para definir, medir y hacer seguimiento a tus metas de desempeño. Descárgala aquí:

6.1.2. ¿Con qué frecuencia se debe realizar la Auditoría del SG-SST?

Establece un Procedimiento de Auditoría Interna

Este procedimiento describe el enfoque, la metodología y los pasos a seguir para realizar las auditorías internas en la organización. Incluye la planificación, ejecución, informes y seguimiento de las auditorías, así como la gestión de las acciones correctivas y preventivas resultantes.

Programa de Auditorías

Las empresas deben contar con un programa de auditorías planificado y documentado que indique la frecuencia, los alcances y los responsables de la realización de las auditorías internas.

Planes de Auditoría

Cada auditoría debe contar con un plan detallado que establezca los objetivos, el alcance, los criterios de auditoría, los métodos y técnicas a utilizar, así como los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría.

Lista de chequeo

Elaborar una lista de chequeo que incluya todos los requisitos e la Resolución 0312 de 2019, el Decreto 1072 y otras normas específicas según la industria y el tipo de riesgos presentes.

Informes de Auditoría

Después de completar cada auditoría, se debe elaborar un informe que detalle los hallazgos, las observaciones, las recomendaciones y las oportunidades de mejora identificadas durante la auditoría. El informe debe ser completo, objetivo y proporcionar evidencia sólida de los resultados de la auditoría.

Acciones Correctivas y Preventivas

En caso de identificarse no conformidades o áreas de mejora durante la auditoría, se deben establecer acciones correctivas y preventivas para abordarlas de manera oportuna. Estas acciones deben estar documentadas y registradas, incluyendo la descripción de las acciones, los responsables, los plazos de implementación y el seguimiento de su efectividad.

Registros de Seguimiento

Se deben mantener registros que demuestren el seguimiento y la revisión de las acciones correctivas y preventivas implementadas. Estos registros deben contener la evidencia de que las acciones se llevaron a cabo según lo planificado y que se logró la mejora efectiva de las áreas identificadas.

También debes tener en cuenta:

1. Seleccionar al equipo auditor: Identifica a los miembros del equipo auditor, que pueden incluir representantes del COPASST, personal interno capacitado en auditoría o consultores externos especializados. Asegúrate de que los auditores sean competentes y estén familiarizados con los requisitos del SG-SST y los procedimientos de auditoría.
2. Definir el alcance de la auditoría: Determina los aspectos específicos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) que serán evaluados durante la auditoría. Esto puede incluir políticas, procedimientos, controles, registros, programas de capacitación, entre otros.
3. Establecer los objetivos de la auditoría: Define los objetivos claros y medibles que se desean lograr con la auditoría. Estos pueden incluir identificar oportunidades de mejora, evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, evaluar la efectividad de las medidas de prevención, entre otros.
4. Comunicar los resultados y tomar acciones: Presenta el informe de auditoría a la alta dirección, el COPASST y otros responsables pertinentes. Discute los resultados, las no conformidades y las recomendaciones, y establece un plan de acción para abordar los hallazgos y mejorar el SG-SST.

Kit de Auditoría Interna: Prepara y ejecuta tus auditorías eficazmente con nuestro procedimiento modelo, programa, plan y formatos de informe de auditoría. Descárgalos aquí:

6.1.3. ¿Cómo se realiza la Revisión Anual por la Alta Dirección?

Define un cronograma anual para la revisión por parte de la alta dirección.

Determina una fecha concreta para llevar a cabo esta revisión y asegúrate de comunicarla a todos los involucrados.

Recopila los resultados de la auditoría:

Asegúrate de contar con los informes y resultados de la auditoría realizada previamente. Estos informes deben incluir las áreas evaluadas, los hallazgos identificados, las acciones correctivas tomadas y cualquier otro aspecto relevante.

Prepara la revisión:

Antes de la reunión de revisión, revisa los informes de auditoría y realiza un análisis detallado de los resultados obtenidos. Identifica las áreas de mejora y los puntos fuertes del SG-SST de tu organización.

Realiza la reunión de revisión:

Convoca a la alta dirección y otros responsables relevantes para llevar a cabo la reunión de revisión. Durante la reunión, presenta los informes de auditoría, analiza los resultados y destaca los puntos clave. Fomenta la participación activa de los asistentes y promueve la toma de decisiones.

Define acciones de mejora:

A partir de los resultados de la auditoría y de la discusión en la reunión de revisión, identifica las acciones de mejora necesarias. Establece planes de acción claros, asigna responsabilidades y establece plazos para su implementación.

Realiza seguimiento:

Realiza un seguimiento regular de las acciones de mejora establecidas. Supervisa su implementación y verifica los resultados obtenidos. Mantén registros de seguimiento y asegúrate de que todas las acciones se completen de manera oportuna.

Documenta la revisión anual:

Deja constancia de la revisión anual y de los resultados obtenidos. Documenta los hallazgos, las decisiones tomadas y las acciones de mejora establecidas. Estos registros servirán como evidencia de la revisión realizada y serán útiles para futuras auditorías o inspecciones.

En cuanto a los procedimientos a implementar, se recomienda lo siguiente:

1. Procedimiento de Revisión de Resultados: Este procedimiento describe cómo se deben llevar a cabo las reuniones de revisión anual por parte de la alta dirección. Incluye los pasos a seguir para revisar los informes de auditoría, analizar los resultados obtenidos, identificar áreas de mejora y tomar decisiones para la mejora continua del SG-SST.
2. informe que resuma los resultados. Este informe debe ser claro, completo y brindar una visión general de los hallazgos y las acciones tomadas.
3. Distribución del informe: Una vez aprobado, el informe debe ser distribuido a los interesados relevantes, como la alta dirección, el comité de seguridad y salud en el trabajo,

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Actas de reuniones: Donde se registren las discusiones y decisiones tomadas durante la revisión anual por la alta dirección del SG-SST.
2. Informe de la alta dirección: Un documento que resuma los resultados de la revisión, destacando los logros, deficiencias identificadas y acciones correctivas o preventivas propuestas.
3. Evaluación de indicadores: Análisis de los indicadores clave de desempeño (KPIs) relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
4. Evidencia documentada: Cualquier documentación que respalde la revisión y sus resultados, como informes de incidentes, análisis de riesgos, resultados de auditorías internas, entre otros.
5. Plan de Acción: Si se identifican áreas que requieran mejoras, un plan de acción detallado que describa las medidas correctivas o preventivas a implementar y sus responsables.

Recuerda que la revisión anual por parte de la alta dirección es un componente fundamental para garantizar la mejora continua del SG-SST. Asegúrate de dedicar el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad de manera efectiva.

Formatos para la Revisión por la Dirección: Facilita este proceso estratégico con nuestras plantillas para el informe de revisión y el acta de reunión. Descárgalos aquí:

6.1.4. ¿Cómo se realiza la Planificación de Auditorías con el COPASST?

Definir el alcance de la auditoría:

Determina qué áreas, procesos o aspectos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) serán objeto de la auditoría en colaboración con el COPASST. Esto puede incluir evaluaciones de cumplimiento legal, identificación de riesgos, eficacia de los controles, entre otros.

Establecer la periodicidad de las auditorías:

Define la frecuencia con la que se realizarán las auditorías conjuntas con el COPASST. Esto puede variar según las necesidades de la organización, la complejidad de las operaciones y los requisitos legales.

Designar un responsable de la planificación:

Asigna a una persona o equipo responsable de coordinar y planificar las auditorías en conjunto con el COPASST. Esta persona debe tener conocimientos en auditoría y en el SG-SST.

Comunicarse con el COPASST:

Establece una comunicación fluida y regular con el COPASST para coordinar la planificación de las auditorías. Esto incluye la definición de fechas, horarios, recursos necesarios y la entrega de la documentación relevante para la auditoría.

Elaborar un plan de auditoría:

Prepara un plan detallado que contenga la información necesaria para llevar a cabo la auditoría en colaboración con el COPASST.

Comunicación y reporte de resultados:

Define cómo se comunicarán y reportarán los hallazgos y resultados de la auditoría, tanto internamente como con el COPASST.

Recuerda que la colaboración estrecha con el COPASST es fundamental para garantizar el éxito de las auditorías y mejorar continuamente las condiciones de seguridad y salud en el entorno laboral, cumpliendo así con los requerimientos de la Resolución 0312 de 2019.

FASE 4: ACTUAR

7.1.1. ¿Cómo definir Acciones Preventivas y Correctivas con base en los resultados del SG-SST?

Recopilación de información:

Revisa y analiza los resultados obtenidos a través del SG-SST, como los informes de auditorías, inspecciones, evaluaciones de riesgos, incidentes y accidentes laborales, entre otros. Estos resultados proporcionarán una visión general de las áreas que requieren acciones preventivas o correctivas.

Identificación de no conformidades:

Identifica las no conformidades o desviaciones encontradas en relación con los requisitos legales, los estándares internos de la organización, las mejores prácticas de seguridad y salud en el trabajo, y cualquier otro criterio relevante. Las no conformidades pueden incluir incumplimientos, deficiencias en los controles o situaciones de riesgo identificadas.

Análisis de causas:

Realiza un análisis detallado para determinar las causas raíz de las no conformidades identificadas. Esto implica investigar las causas subyacentes, los factores contribuyentes y las condiciones que dieron lugar a las no conformidades. El análisis de causas ayudará a comprender por qué ocurrieron las no conformidades y a desarrollar acciones adecuadas.

Definición de acciones preventivas y correctivas:

Basándote en los resultados del análisis de causas, desarrolla un plan de acciones preventivas y correctivas. Las acciones preventivas están destinadas a evitar la aparición de no conformidades en el futuro, mientras que las acciones correctivas están diseñadas para corregir las no conformidades existentes.

Establecimiento de responsabilidades y plazos:

Asigna responsabilidades claras a las personas encargadas de implementar las acciones preventivas y correctivas. Define los plazos para la ejecución de cada acción y asegúrate de que sean realistas y alcanzables.

Documentación de las acciones:

Registra todas las acciones preventivas y correctivas en un documento formal, que incluya la descripción de la acción, los responsables, los plazos, los recursos necesarios y cualquier otro detalle relevante. Este registro documental servirá como evidencia de las medidas tomadas y como referencia para su seguimiento.

Implementación de las acciones:

Poner en marcha las acciones preventivas y correctivas de acuerdo con el plan establecido. Asegúrate de contar con los recursos necesarios, comunicar claramente las instrucciones y brindar el apoyo necesario para garantizar una implementación efectiva.

Seguimiento y verificación:

Realiza un seguimiento regular de la implementación de las acciones preventivas y correctivas para verificar su efectividad. Evalúa si se han abordado adecuadamente las no conformidades y si se han logrado los resultados esperados. Si es necesario, ajusta las acciones o implementa medidas adicionales.

Registros y documentación:

Mantén registros adecuados de todas las acciones preventivas y correctivas implementadas, así como de los resultados obtenidos. Estos registros deben incluir información sobre las acciones tomadas, las fechas de implementación, los responsables, los resultados y cualquier otro dato relevante.

Revisión y mejora continua:

Realiza revisiones periódicas del SG-SST para evaluar la efectividad

Para implementar el estándar de la Resolución 0312 de 2019 en relación con la definición de acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST, se pueden seguir los siguientes procedimientos y utilizar los formatos correspondientes:

1. Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas
2. procedimiento para realizar el análisis de causas de las no conformidades identificadas.
3. Formulario de Identificación de No Conformidades:
4. Matriz para el seguimiento y la verificación de las acciones implementadas

Herramientas para la Mejora Continua: Utiliza nuestro procedimiento de acciones correctivas y formatos de seguimiento para gestionar eficazmente las no conformidades. Descárgalos aquí:

7.1.2. ¿Cómo gestionar las Acciones de Mejora conforme a la Revisión de la Alta Dirección?

Identificación de áreas de mejora:

Durante la revisión de la alta dirección, identificar áreas o procesos que requieran mejoras o cambios para fortalecer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Estas áreas pueden incluir la identificación y evaluación de riesgos, el cumplimiento de normas y regulaciones, la capacitación y formación del personal, entre otros.

Análisis de causas:

Realizar un análisis de causas para comprender las razones detrás de las deficiencias o áreas de mejora identificadas. Este análisis puede incluir la revisión de registros, la recopilación de datos y la aplicación de técnicas como el diagrama de causa y efecto, el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) u otras herramientas de gestión de calidad.

Planificación de acciones de mejora:

Desarrollar un plan de acciones de mejora que incluya las medidas específicas a tomar, los responsables asignados, los plazos establecidos y los recursos necesarios. Estas acciones deben ser realistas, alcanzables y estar alineadas con los objetivos y metas del SG-SST.

Implementación de acciones de mejora:

Ejecutar las acciones de mejora planificadas de acuerdo con el plan establecido. Esto puede involucrar la asignación de recursos, la comunicación con el personal relevante y el seguimiento del progreso de la implementación.

Registro de acciones de mejora:

Mantener un registro documentado de todas las acciones de mejora llevadas a cabo. Este registro debe incluir detalles como la descripción de la acción, la fecha de implementación, los responsables y cualquier otra información relevante.

Seguimiento y revisión:

Realizar un seguimiento regular de las acciones de mejora implementadas para evaluar su efectividad y verificar si se han logrado los resultados esperados. Esto puede incluir la revisión de indicadores de desempeño, la realización de auditorías internas y la retroalimentación del personal involucrado.

Algunos documentos y registros que soportan el estándar:

1. Informe de revisión de la alta dirección: Documento que resume los hallazgos y decisiones tomadas durante la revisión de la alta dirección, incluyendo las áreas de mejora identificadas.
2. Plan de acciones de mejora: Documento que detalla las acciones específicas a implementar, junto con los plazos, los responsables y los recursos asignados.
3. Registros de implementación de acciones de mejora: Documentos que registran la ejecución de las acciones de mejora, incluyendo la fecha de implementación, los responsables y los resultados obtenidos.
4. Informes de seguimiento y revisión: Documentos que registran el seguimiento y la evaluación de las acciones de mejora implementadas, incluyendo los resultados obtenidos, los hallazgos identificados y las medidas correctivas adicionales si es necesario.

Formatos para el Plan de Mejora: Documenta las decisiones de la alta dirección con nuestra plantilla de plan de acciones de mejora y formatos de seguimiento. Descárgalos aquí:

7.1.3. ¿Cómo definir Acciones de Mejora con base en Investigaciones de Accidentes?

Investigación de accidentes de trabajo y enfermedades laborales:

Realizar una investigación exhaustiva cada vez que ocurra un accidente de trabajo o se presente una enfermedad laboral. Esta investigación debe tener como objetivo determinar las causas raíz y las circunstancias que llevaron al incidente, para poder implementar acciones de mejora efectivas.

Análisis de causas y factores contribuyentes:

Analizar las causas directas e indirectas del accidente de trabajo o enfermedad laboral. Identificar los factores contribuyentes, como condiciones de trabajo inseguras, falta de capacitación, incumplimiento de procedimientos, entre otros.

Definición de acciones correctivas y preventivas:

Basándose en los hallazgos de la investigación, definir acciones correctivas para abordar las causas raíz y acciones preventivas para evitar que situaciones similares ocurran en el futuro.

Planificación de las acciones:

Elaborar un plan detallado que incluya las acciones correctivas y preventivas específicas a implementar, los responsables asignados, los plazos establecidos y los recursos necesarios para su ejecución.

Implementación de las acciones:

Ejecutar las acciones definidas en el plan, asignando los recursos necesarios y asegurando la participación de los responsables designados. Realizar un seguimiento del progreso de la implementación y tomar medidas correctivas si es necesario.

Registro de acciones de mejora:

Mantener registros documentales de todas las acciones de mejora realizadas, incluyendo la descripción de las acciones, la fecha de implementación, los responsables y los resultados obtenidos.

Evaluación de la efectividad:

Evaluar la efectividad de las acciones de mejora implementadas, mediante la realización de seguimientos y revisiones periódicas. Esto puede incluir el monitoreo de indicadores de desempeño, la realización de auditorías internas y la retroalimentación del personal involucrado.

Soportes documentales y registros:

1. Procedimiento de investigación de accidentes: Detallar el  paso a paso el proceso para llevar a cabo la investigación de accidentes y enfermedades laborales, así como la metodología a emplear. Además, se detalla cómo se debe documentar adecuadamente cada etapa del proceso, desde la recopilación inicial de datos hasta la elaboración de informes finales. Este procedimiento busca garantizar una investigación exhaustiva y rigurosa que permita comprender las causas subyacentes de los accidentes y enfermedades laborales, con el objetivo último de mejorar la seguridad y las condiciones laborales.»
2. Informe y /o formatos de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades laborales: Documentos que detallan los hallazgos de la investigación, incluyendo las causas raíz identificadas y las recomendaciones de acciones de mejora.
3. Plan de acciones correctivas y preventivas: Documento que describe las acciones específicas a implementar, junto con los plazos, los responsables y los recursos asignados.
4. Registros de implementación de acciones de mejora: Documentos que registran la ejecución de las acciones de mejora, incluyendo la fecha de implementación, los responsables y los resultados obtenidos.
5. Informes de seguimiento y evaluación: Documentos que registran el seguimiento y la evaluación de las acciones de mejora implementadas, incluyendo los resultados obtenidos, los hallazgos identificados y las medidas correctivas adicionales si es necesario.

7.1.4. ¿Cómo elaborar un Plan de Mejoramiento solicitado por Autoridades y ARL?

Identificación de las medidas y acciones correctivas:

Revisar y analizar las solicitudes de medidas y acciones correctivas realizadas por autoridades competentes y la Administradora de Riesgos Laborales (ARL). Identificar las acciones específicas que se deben implementar para dar cumplimiento a estas solicitudes.

Plan de Mejoramiento:

Elaborar un Plan de Mejoramiento que contenga las medidas y acciones correctivas identificadas, junto con su descripción detallada, plazos de implementación, responsables asignados y recursos necesarios para llevarlas a cabo.

Implementación de las medidas y acciones correctivas:

Ejecutar las acciones definidas en el Plan de Mejoramiento, asignando los recursos necesarios y asegurando la participación de los responsables designados. Realizar un seguimiento del progreso de la implementación y tomar medidas correctivas si es necesario.

Registro de medidas y acciones correctivas:

Mantener registros documentales de todas las medidas y acciones correctivas implementadas, incluyendo la descripción de las acciones, la fecha de implementación, los responsables y los resultados obtenidos.

Seguimiento y evaluación:

Realizar un seguimiento periódico para verificar el avance y la efectividad de las medidas y acciones correctivas implementadas. Evaluar su impacto en la mejora de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.

Soportes documentales y registros:

1. Plan de Mejoramiento: Documento que describe las medidas y acciones correctivas a implementar, incluyendo los plazos, los responsables y los recursos asignados.
2. Registros de implementación de medidas y acciones correctivas: Documentos que registran la ejecución de las medidas y acciones correctivas, incluyendo la fecha de implementación, los responsables y los resultados obtenidos.
3. Informes de seguimiento y evaluación: Documentos que registran el seguimiento y la evaluación de las medidas y acciones correctivas implementadas, incluyendo los resultados obtenidos, los hallazgos identificados y las medidas correctivas adicionales si es necesario.
4. Comunicaciones con autoridades y ARL: Mantener registros de todas las comunicaciones y solicitudes recibidas de autoridades competentes y la ARL, así como las respuestas y acciones tomadas en respuesta a estas solicitudes.

Es importante mantener estos registros actualizados y disponibles para su revisión durante auditorías internas o externas, y utilizarlos como base para la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la organización.

Herramientas Digitales para la Implementación del SG-SST:

Para una implementación efectiva del SG-SST, contar con herramientas digitales especializadas puede simplificar y optimizar el proceso. Estas herramientas facilitan el seguimiento, la documentación y la gestión de riesgos laborales.

¡Implementar un SG-SST es un paso crucial hacia entornos laborales más seguros y saludables! Sigue estos pasos y considera el apoyo de herramientas digitales especializadas para facilitar este proceso.

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Lista de Verificación SG-SST – Estándares Mínimos

❓ Preguntas frecuentes sobre la Resolución 0312 de 2019

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