RESOLUCIÓN 40595 de 2022, PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL PESV

Resolución 40595 de 2022

 RESOLUCIÓN 40595 DE 2022 PESV

Resolución 40595 de 2022. “Por la cual se adopta la metodología para el diseño, implementación y verificación de los planes estratégicos de seguridad vial y se dictan otras disposiciones”

En primer lugar, la metodología del PESV con base en la Resolución 40595 de 2022, representa una herramienta de gestión del riesgo en seguridad vial para las organizaciones y su comunidad.

Así mismo, la metodología de la resolución 40595 de 2022 está diseñada para ser articulada con el SGSST.

Es decir, se encuentra integrada por una serie de fases, pasos consecutivos y requisitos de obligatorio cumplimiento, que deben seguirse de una manera sistemática bajo el ciclo PHVA para lograr resultados en mejora de la seguridad vial.

Igualmente, según resolución 40595 de 2022, la debe adaptarse a las características propias de cada empresa que cuente con una flota de vehículos automotores y no automotores superior a diez (10) unidades o que contrate o administre personal.

Es por ello, que para el diseño e implementación del PESV la organización se ubicará en alguno de los siguientes tres (3) niveles: básico, estándar o avanzado, de acuerdo a su misionalidad y tamaño y su ubicación determina los pasos aplicables de conformidad con lo definido en la metodología

De esta forma, para la elaboración del PESV se deben seguir unos pasos y tener en cuenta el nivel de la empresa para determinar cuáles aplica:

1 FASE . Planificación del PESV: (PASOS DEL 1 AL 8) Resolución 40595 d 2022

PASO 1 Líder del diseño e implementación del PESV

(aplica para todos los niveles)

El nivel directivo de una organización tiene la responsabilidad clave de designar a un líder con la autoridad para tomar decisiones estratégicas en seguridad vial. Este líder debe contar con el poder suficiente para coordinar iniciativas que mejoren la seguridad vial dentro de la empresa. De este modo, el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) se diseña, implementa y supervisa de forma adecuada, cumpliendo tanto con las normas legales vigentes como con las políticas internas de la organización. Es esencial que el PESV esté alineado con lo estipulado en el Capítulo I de la Metodología de diseño, implementación y verificación de los PESV, garantizando una estrategia sólida y fundamentada.

El líder del PESV no solo coordina el diseño del plan, también asegura que cada etapa del PESV —planificación, implementación, seguimiento y mejora continua— se ejecute correctamente y dentro de los plazos establecidos. El objetivo es que el PESV sea un documento dinámico, capaz de adaptarse a las necesidades y riesgos viales que enfrenta la empresa. Además, el líder es responsable de llevar un control exhaustivo de los indicadores de gestión para medir la efectividad del plan. También deberá diligenciar el reporte de autogestión anual, que refleja el avance del PESV y es clave para el cumplimiento ante las autoridades. Todo esto se detalla en el Paso 20 de la metodología, relacionado con los Indicadores y el Reporte de Autogestión.

Para el éxito del PESV, la organización debe definir claramente las competencias del líder designado. Estas competencias deben estar alineadas con los riesgos específicos de seguridad vial relacionados con los desplazamientos laborales de los empleados. Además, el líder debe tener habilidades para gestionar equipos, analizar datos y tomar decisiones informadas. La correcta identificación de los riesgos permitirá ajustar el plan a las necesidades de la empresa. Asimismo, es fundamental implementar un plan de formación anual que refuerce las capacidades del líder y del personal involucrado en la seguridad vial, tal como se menciona en el Paso 10 de la metodología, que trata sobre la Competencia y el Plan Anual de Formación.

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PASO 2 Comité de seguridad vial

(aplica para todos los niveles).

El Comité de Seguridad Vial (CSV) es un grupo de personas encargadas de apoyar el diseño, implementación, seguimiento y mejora del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). Su función es influir en la organización para fomentar hábitos de conducción seguros y comportamientos interdependientes que reduzcan los riesgos viales. Además, promueven la formación de criterios autónomos, solidarios y prudentes que ayudan en la toma de decisiones durante los desplazamientos y el uso de las vías. De esta manera, el comité contribuye al cumplimiento de los objetivos en materia de seguridad vial establecidos por la organización.

Los miembros del CSV son designados por el nivel directivo de la organización. Este comité estará conformado por al menos tres personas con poder de decisión, una de las cuales debe ser el líder del diseño e implementación del PESV. Las competencias y la formación mínima que deben tener los integrantes del CSV se definen según lo establecido en el Paso 10 de la metodología, el cual trata sobre la competencia y el plan anual de formación.

Funciones y responsabilidades del Comité de Seguridad Vial (CSV)

1. Definir el objetivo y alcance del PESV: El CSV se encarga de definir el objetivo general, la visión y el alcance del PESV, asegurando el cumplimiento de las fases y pasos establecidos en la normativa. Asimismo, garantizan que el plan esté alineado con el Plan Nacional de Seguridad Vial y coordinado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. Diseñar, implementar y mejorar el PESV: El comité debe realizar todas las acciones necesarias para diseñar, implementar y mantener el PESV, asegurando su mejora continua. Además, debe incluir en estas acciones a todos los actores viales de la organización, tales como peatones, ciclistas, motociclistas, conductores, pasajeros y personas con discapacidad.
3. Fomentar la participación de la organización: El CSV promueve la participación activa de toda la comunidad organizacional en las actividades de seguridad vial, ya que son actores clave para el éxito del PESV.
4. Asignar responsabilidades: El comité debe definir los procesos o áreas que acompañará cada miembro, con el objetivo de mejorar la seguridad vial en la organización y fomentar una cultura preventiva.
5. Analizar indicadores y realizar investigaciones: El CSV tiene la responsabilidad de analizar los indicadores de siniestralidad vial y de investigar todos los siniestros en los que se vean involucrados colaboradores que realicen desplazamientos laborales. Es esencial dar seguimiento a los planes de acción derivados de los resultados de estas investigaciones, especialmente en casos de muertes, lesiones o daños a la organización o a terceros.
6. Revisar y evaluar el PESV trimestralmente: Al menos una vez cada trimestre, el comité debe revisar el PESV y documentar los resultados obtenidos. Este seguimiento incluye el análisis de la siniestralidad vial, los indicadores de gestión y el reporte de autogestión. Además, el CSV debe evaluar los resultados del plan anual de trabajo, las auditorías y la implementación del PESV, para la toma de decisiones.

PASO 3 Política de seguridad vial de la organización.

(aplica para todos los niveles).

La Política de Seguridad Vial es un documento clave en el que la alta dirección de la organización se compromete a proporcionar y garantizar los recursos necesarios para la planificación, implementación, seguimiento y mejora del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). Esta política establece la base sobre la cual se desarrollarán los programas y acciones necesarias para reducir los riesgos viales dentro de la organización, de acuerdo con lo indicado en el Paso 8: Programas de gestión de riesgos y factores de desempeño.

La Política de Seguridad Vial debe estar documentada y aplicar a todos los colaboradores, abarcando tanto los desplazamientos laborales como los trayectos «in itinere» (desplazamientos entre el hogar y el trabajo). Algunos aspectos clave que debe contener son:

1. Compromisos claros del nivel directivo: La política debe reflejar el compromiso de la alta dirección para apoyar las acciones y estrategias del PESV, garantizando su cumplimiento en todos los niveles.
2. Adecuación a la organización: Debe estar adaptada a las características y tamaño de la organización, así como a la naturaleza de los riesgos viales que enfrenta en sus operaciones.
3. Marco de referencia para los objetivos: La política debe proporcionar un marco de referencia que facilite el establecimiento de objetivos de seguridad vial claros y medibles.
4. Cumplimiento de requisitos legales: Incluir un compromiso expreso de la organización para cumplir con todos los requisitos legales aplicables en materia de seguridad vial.
5. Mejora continua: Debe señalar el compromiso de la organización con la mejora continua del PESV, asegurando que este se actualice y ajuste a las necesidades y retos de la seguridad vial.
6. Claridad y accesibilidad: La política debe ser concisa, redactada de manera clara y estar fechada y firmada por el representante legal de la organización.

7. Revisión periódica: La política debe revisarse al menos una vez cada tres años, socializarse entre todos los colaboradores y ser accesible para toda la organización.

PASO 4 Liderazgo, compromiso y corresponsabilidad del nivel directivo

(aplica para todos los niveles).

El nivel directivo de una organización juega un rol crucial en el éxito del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). Este paso resalta la importancia del liderazgo, compromiso y la corresponsabilidad por parte de la alta dirección para garantizar la correcta implementación y seguimiento del PESV. A continuación, se detallan las acciones que deben llevarse a cabo para asegurar su cumplimiento:

a) Definición de la política y objetivos del PESV: El nivel directivo debe establecer la política y los objetivos del PESV, asegurándose de que estén alineados con la estrategia organizacional. Estos deben enfocarse en la prevención de siniestros viales, la reducción de muertes y la minimización del riesgo de lesiones o daños derivados de accidentes en la vía.

b) Fomento de conductas seguras: Es fundamental que la dirección promueva dentro de la organización la adopción de hábitos y comportamientos seguros en la vía. Esto incluye formar a los empleados en prácticas que reduzcan el riesgo vial y fomenten una cultura de seguridad vial.

c) Asignación de recursos: La alta dirección debe garantizar la provisión de los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para llevar a cabo el diseño, implementación, verificación y mejora continua del PESV. Este compromiso con los recursos es esencial para su éxito.

d) Adquisición segura de vehículos y equipos: Los vehículos, equipos y repuestos adquiridos o contratados por la organización deben cumplir con las especificaciones de seguridad según lo establecido por la normatividad vigente, para minimizar los riesgos asociados a su uso en la vía.

e) Supervisión de contratistas y terceros: El nivel directivo debe supervisar y garantizar que los contratistas, afiliados, asociados, terceros y la comunidad de la organización cumplan con los requisitos de seguridad vial establecidos por la entidad. Esto asegura que todos los involucrados en las operaciones cumplan con los mismos estándares de seguridad.

f) Cumplimiento del plan de trabajo anual: Es esencial que la alta dirección supervise y asegure el cumplimiento de las acciones y estrategias definidas en el plan de trabajo anual del PESV. Este seguimiento asegura que se logren los objetivos planteados y se reduzcan los riesgos viales.

g) Atención a solicitudes de entidades verificadoras: La dirección debe estar preparada para atender oportunamente las solicitudes de información por parte de las entidades verificadoras, como el Ministerio de Trabajo, la Superintendencia de Transporte o los Organismos de Tránsito. Esto incluye participar en las reuniones de apertura y cierre, y gestionar los hallazgos derivados de las visitas de verificación, cumpliendo con lo establecido en la Ley 2050 de 2020.

h) Participación en el Comité de Seguridad Vial: El nivel directivo debe participar en al menos una reunión anual del Comité de Seguridad Vial para revisar los resultados de la planificación, implementación, seguimiento y mejora del PESV. Esta participación es clave para la toma de decisiones informadas y la mejora continua del plan.

PASO 5 Diagnóstico PESV

(aplica para todos los niveles)

Para implementar de manera efectiva el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), la organización debe comenzar por realizar un diagnóstico y evaluación inicial. Este proceso es fundamental, ya que permite conocer el estado actual de la seguridad vial dentro de la organización, estableciendo así una línea base que servirá para medir el avance y las mejoras a lo largo del tiempo. Esta primera medición es el punto de partida para identificar los problemas de seguridad vial que deben abordarse, conforme lo especificado en el Paso 21: Registro y análisis estadístico de siniestros viales (aplicable para el nivel avanzado).

El diagnóstico debe contener, como mínimo, los siguientes elementos:

a) Información sobre las sedes y servicios

Es necesario recopilar información detallada sobre la cantidad de sedes que tiene la organización, así como los servicios que presta. Este punto es crucial, ya que el contexto de las operaciones influye directamente en los riesgos viales.

b) Lista de contratistas

La organización debe elaborar una lista detallada de los contratistas, tanto ocasionales como permanentes. Esto incluye flotas fidelizadas, flotas ocasionales, afiliados y personas vinculadas por tercerización o outsourcing. Es importante incluir a todas las personas naturales que realizan desplazamientos laborales como parte de su contrato con la organización.

c) Información de los colaboradores

Se debe documentar información relevante de los colaboradores de la organización. Esta lista debe incluir datos como fecha de nacimiento, género, cargo, nivel de escolaridad, estado civil, vigencia de la licencia de conducción (si aplica), historial de capacitaciones, evaluaciones de competencia, historial de siniestros viales y detalles sobre sus infracciones de tránsito. Además, es necesario especificar el medio de transporte que utilizan para sus desplazamientos laborales, así como el tipo de vehículo que conducen si tienen rol de conductor.

d) Información de los vehículos

Es fundamental tener una lista de vehículos automotores y no automotores. Esta lista debe incluir los vehículos propios, afiliados, asociados o aquellos puestos al servicio de la organización para desplazamientos laborales. La información necesaria incluye la placa del vehículo, número VIN, número de motor, kilometraje, fecha de fabricación, especificaciones técnicas, vigencia del SOAT y revisión técnico-mecánica, así como el historial de siniestros viales del vehículo y su plan de mantenimiento preventivo.

e) Rutas frecuentes

La organización debe identificar y documentar las rutas frecuentes que se utilizan para los desplazamientos laborales. Esto incluye el número de kilómetros recorridos en cada ruta y la frecuencia de uso (número de veces que se utiliza la ruta semanal, mensual o anualmente).

f) Capacitación y equipos de emergencia vial

Es necesario registrar el número de colaboradores capacitados en el plan de emergencias viales, así como la descripción y cantidad de equipos de primeros auxilios disponibles para la atención de siniestros viales. También se deben documentar los simulacros de atención de emergencias viales, incluyendo su tipo y fecha de realización.

PASO 6 Caracterización, evaluación, y control de riesgos

(aplica para todos los niveles)

La organización está obligada a definir y aplicar uno o más procedimientos de evaluación y control de riesgos en seguridad vial. Estos procedimientos deben tener un alcance integral, cubriendo todos los procesos, funciones y actividades relacionadas con el tránsito que son esenciales para el cumplimiento de su misión. El objetivo principal es identificar, analizar y valorar los riesgos en seguridad vial asociados a los desplazamientos laborales, las vías administradas por la organización, el entorno cercano (como vecinos y vías aledañas) y los trayectos en itinere de los colaboradores. Todo esto se extiende también a la comunidad vinculada a la organización. De este modo, se busca priorizar e implementar controles que permitan prevenir y mitigar dichos riesgos.

Técnicas de gestión de riesgos

Existen diversas técnicas que pueden utilizarse para la gestión del riesgo en seguridad vial. Estas técnicas pueden ser cualitativas, semicuantitativas o cuantitativas, y su elección dependerá del conocimiento, los recursos disponibles y los datos (como información sociodemográfica, espacial y temporal) que la organización pueda aportar.

El procedimiento de evaluación y control de riesgos en seguridad vial debe incluir al menos los siguientes pasos:

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1. Identificación del riesgo

La identificación de riesgos es el primer paso y su propósito es encontrar, reconocer y describir los riesgos asociados a la seguridad vial, teniendo en cuenta tanto a peatones como a conductores de vehículos automotores y no automotores. Es fundamental centrar la atención en los desplazamientos laborales, ya que el riesgo en la seguridad vial es dinámico y cambia constantemente debido a factores como el entorno y la velocidad.

La organización debe analizar a fondo sus actividades, productos y servicios, y evaluar los riesgos viales que generan. Por ejemplo:

• Una empresa de construcción debe gestionar tanto el riesgo vial de sus trabajadores como el de los peatones y vehículos que circulan cerca de sus obras.
• Un centro comercial debe gestionar los riesgos de circulación vehicular y peatonal en sus estacionamientos y zonas aledañas.
• Una empresa de transporte de productos perecederos debe gestionar los riesgos asociados al tránsito de sus vehículos, considerando la necesidad de cumplir con tiempos de entrega.
• Una universidad debe gestionar los riesgos viales relacionados con el flujo de estudiantes, profesores y personal en los accesos y salidas de su campus.

Además, es esencial identificar a todos los actores viales que participan en los desplazamientos laborales (conductores, motociclistas, ciclistas, peatones) y tener en cuenta los factores del sistema de seguridad vial, como comportamiento seguro, vehículos seguros, velocidades seguras, infraestructura y viajes seguros.

Algunos ejemplos de factores a evaluar incluyen:

• Comportamiento: uso de dispositivos móviles durante la conducción, conducción bajo fatiga, no respetar los semáforos o señales de tránsito.
• Velocidad: aceleraciones bruscas, conducir por encima del límite permitido en zonas escolares o residenciales, no respetar la distancia de seguridad entre vehículos.
• Vehículos: falta de revisión de frenos, neumáticos en mal estado, luces o señalización del vehículo defectuosas.
• Viajes: rutas no evaluadas en términos de seguridad vial, omisión de rutas alternativas en casos de congestionamiento, falta de análisis de riesgos climáticos durante el trayecto.

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2. Análisis del riesgo

El propósito del análisis de riesgos es comprender mejor la naturaleza y características del riesgo. Para ello, deben evaluarse tanto la exposición como la probabilidad del riesgo. El análisis proporciona una visión clara de los factores que influyen en la ocurrencia y severidad de los riesgos viales.

Algunas herramientas útiles para este análisis incluyen:

• Matriz de Severidad/Probabilidad (Risk Matrix): (cualitativa/semicuantitativa) permite priorizar riesgos al cruzar la probabilidad de ocurrencia de un evento con la severidad de sus consecuencias.
• Matriz de probabilidad/consecuencia (cualitativa).
• Análisis de modos de fallo y efectos (semicuantitativa).
• Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas): (cualitativa) evalúa factores internos y externos que pueden afectar la seguridad vial de una organización.

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3. Valoración del riesgo

Finalmente, la valoración del riesgo tiene como objetivo ofrecer la información necesaria para facilitar la toma de decisiones. En esta etapa, los resultados del análisis de riesgos se comparan con los criterios de riesgo previamente definidos por la organización. Esta comparación es fundamental para establecer las prioridades de acción y determinar qué medidas deben implementarse para mitigar los riesgos detectados.

Tabla 3. Ejemplo nivel de exposición.

NIVEL DE EXPOSICIÓN	VALOR	DESCRIPCIÓN
Frecuente	3	La exposición riesgo vial se presenta más de 6 horas al día.
Ocasional	2	La exposición riesgo vial se presenta entre 3 y 6 horas al dia.
Esporádica	1	La exposición riesgo vial se presenta menos de 3 horas al dia.

Fuente: Elaboración propia a partir de la ISO 31000.

Luego se define el nivel de probabilidad con respecto a los controles que se tienen implementados para reducir el riesgo vial como se muestra en el siguiente ejemplo:

Tabla 4. Ejemplo nivel de probabilidad.

NIVEL DE PROBABILID AD	VALOR	DESCRIPCIÓN
Muy Probable	3	No se tienen establecidos controles eficaces.
Poco Probable	2	Se tienen controles, pero su eficacia es baja.
No es Probable	1	Se tienen controles eficaces.

Fuente: Elaboración propia a partir de la ISO 31000.

Nota: en el ejemplo no se muestra el nivel de consecuencia debido a que, en seguridad vial siempre va a ser crítico y afectaría la gestión que se puede realizar sobre cada variable.

Finalmente se elabora el mapa de calor teniendo en cuenta el nivel de exposición y el nivel de probabilidad para identificar los riesgos críticos, como se muestra en el siguiente ejemplo:

Tabla 5. Ejemplo mapa de calor para la valoración del nivel de riesgo.

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Conclusión

El procedimiento de evaluación y control de riesgos en seguridad vial es una herramienta clave para garantizar que la organización identifique, analice y controle de manera eficaz los riesgos en sus operaciones diarias. Esto no solo es crucial para cumplir con la normativa vigente, sino también para crear un entorno más seguro para todos los colaboradores y la comunidad. El enfoque proactivo en la identificación, análisis y valoración de riesgos permitirá a la organización anticiparse a los peligros y mejorar continuamente sus medidas de seguridad vial.

PASO 7 Objetivos y metas del PESV

(aplica para todos los niveles)

En el séptimo paso del Proceso de Elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), es fundamental establecer los objetivos y metas en alineación con la política de Seguridad Vial de la organización. Estos objetivos deben centrarse en la prevención de accidentes y ser claros, medibles y cuantificables. Es esencial que los objetivos sean coherentes con lo estipulado en el Paso 3, referente a la Política de Seguridad Vial, así como con el plan de trabajo anual que se definirá en el Paso 9. Además, deben ser compatibles con la normativa vigente y comunicarse a todos los colaboradores. Se requiere que estos objetivos sean documentados, actualizados y revisados, al menos una vez al año, para asegurar su relevancia.

Asimismo, es importante que los objetivos y metas se relacionen con los riesgos identificados en el Paso 6, que trata sobre la caracterización, evaluación y control de riesgos. También deben tener en cuenta los factores de desempeño en seguridad vial, que se describen en el Paso 8, donde se desarrollan programas de gestión de riesgos críticos y factores de desempeño.

Ejemplos de Objetivos y Metas del PESV:

1. Objetivo: Reducir el número de Siniestros viales por exceso de velocidad en un 20% para el periodo en curso.
   Meta: Implementar al menos tres campañas de concientización sobre seguridad vial antes de finalizar el año.
2. Objetivo: Aumentar la capacitación en seguridad vial de los empleados en un 30%.
   Realizar talleres trimestrales de capacitación, alcanzando al menos un 90% de participación de los colaboradores durante el año.
3. Objetivo: Mejorar la señalización en las áreas críticas de la organización.
   Meta: Completar la instalación de señalización en un 100% de los puntos críticos antes del cierre del segundo trimestre.

PASO 8 Programas de gestión de riesgos críticos y factores de desempeño

(aplica para todos los niveles)

Los programas de gestión de riesgos críticos proporcionan directrices para gestionar los riesgos identificados, ya sea eliminándolos, sustituyéndolos, reduciéndolos o controlándolos. Estos programas están enfocados en mejorar la seguridad vial a través de la identificación de factores de desempeño medibles, tal como se establece en la norma ISO 39001. Los factores de desempeño son elementos clave que impactan directamente en la seguridad vial y sobre los cuales la organización puede ejercer control para evaluar su influencia en esta.

La implementación de los programas de gestión de riesgos críticos junto con los factores de desempeño permite tomar decisiones fundamentadas, establecer políticas claras en seguridad vial y definir acciones concretas dirigidas a todos los colaboradores de la organización.

Para diseñar los programas de gestión de riesgos y sus factores de desempeño dentro del PESV (Plan Estratégico de Seguridad Vial), es crucial que la organización primero identifique los riesgos más significativos. Posteriormente, estos riesgos deben estar vinculados con los programas apropiados, a fin de crear planes de intervención enfocados en los colaboradores.

Estos programas deben estar correctamente documentados e incluir al menos: nombre del programa, alcance, fecha de inicio y duración, objetivos, metas, indicadores, métodos de medición, factores de desempeño asociados, actividades específicas, responsables, presupuesto, cronograma y mecanismos de seguimiento.

A continuación, se detallan algunos de los programas que la organización debe implementar:

1. Programa de Control de Velocidad Segura

Este programa busca gestionar la velocidad de los vehículos automotores en sintonía con el enfoque de sistema seguro. Incluye el uso de equipos de medición, mantenimiento y calibración de los mismos, así como mecanismos para prevenir excesos de velocidad. También debe contar con campañas de comunicación para concientizar sobre la importancia de cumplir los límites de velocidad.

Ejemplos de factores de desempeño:

• Implementación de tecnologías como el GPS o tacógrafos para el monitoreo de la velocidad.
• Eliminación de incentivos laborales que promuevan la aceleración indebida en los trayectos.

2. Programa de Prevención de la Fatiga

Este programa está diseñado para regular las jornadas de trabajo y descanso de los conductores, asegurando que no se excedan los límites legales. Se debe controlar tanto el tiempo de conducción como los períodos de descanso, y tomar acciones correctivas si se detectan irregularidades.

Ejemplos de factores de desempeño:

• Monitoreo del cumplimiento de las horas de conducción y descanso establecidas.
• Planificación de rutas que no impliquen jornadas excesivas para los conductores.

3. Programa de Prevención de la Distracción

Tiene como objetivo reducir las distracciones durante la conducción mediante el control y monitoreo de actividades que puedan desviar la atención del conductor. El programa debe implementar controles para minimizar el uso de dispositivos móviles y otros elementos que puedan causar distracción.

Ejemplos de factores de desempeño:

• Control del uso de teléfonos móviles mientras se conduce.
• Promoción de prácticas de conducción enfocadas en minimizar las distracciones.

4. Programa de Cero Tolerancia al Consumo de Alcohol y Sustancias Psicoactivas

Este programa establece medidas preventivas para evitar que los conductores operen vehículos bajo los efectos de alcohol o drogas. Incluirá estrategias de detección, acciones correctivas y campañas de concientización.

Ejemplos de factores de desempeño:

• Realización de pruebas aleatorias de alcohol a conductores.
• Control regular de sustancias psicoactivas en sangre y orina para los empleados que manejan vehículos.

5. Programa de Protección a Actores Viales Vulnerables

Busca asegurar la protección de peatones, ciclistas, motociclistas y pasajeros, promoviendo hábitos seguros entre los colaboradores. El programa debe incluir medidas para reducir los riesgos a los que se exponen estos actores viales en sus desplazamientos laborales.

Ejemplos de factores de desempeño:

• Control del uso obligatorio de casco y equipo de protección para motociclistas y ciclistas.
• Reducción de la exposición al riesgo de los actores viales vulnerables durante sus desplazamientos laborales.

6. Otros programas relacionados

Es necesario que la organización también desarrolle programas enfocados a la prevención de los riesgos y que estén alineados con la política de seguridad vial. Estos pueden articularse con otros programas de la organización, como los de medicina del trabajo o promoción de la salud laboral.

2 FASE. Implementación y ejecución del PESV (PASOS DEL 9 AL 19) Resolución 40595 d 2022

PASO 9 Plan anual de trabajo

(aplica para todos los niveles).

El Paso 9 de la Resolución 40595 de 2022 consiste en implementar un Plan de Trabajo para la Seguridad Vial, donde se establecen acciones y responsabilidades específicas para llevar a cabo las estrategias definidas. Esto implica desarrollar un plan de trabajo detallado, asignar responsabilidades a equipos y personas, establecer indicadores de seguimiento, definir recursos y presupuesto, y ejecutar las acciones y estrategias establecidas. El objetivo es garantizar la ejecución efectiva del Plan Estratégico de Seguridad Vial, asegurando la seguridad y prevención de siniestros viales en la organización, bajo la responsabilidad del equipo de seguridad vial y líderes de áreas involucradas.

Dentro de las características clave que debemos considerar al desarrollar el Plan Anual de Trabajo del PESV se encuentran la definición de objetivos claros y alcanzables, la asignación de responsabilidades específicas a los diferentes actores involucrados, la programación de actividades detalladas a lo largo del año, la evaluación de resultados y la mejora continua del plan.

Para garantizar la efectividad del Plan Anual de Trabajo del PESV y cumplir con los requisitos de la Resolución 40595 de 2022, es fundamental contar con un liderazgo comprometido, la participación activa de todos los niveles de la organización, la formación y capacitación del personal en materia de seguridad vial, y la implementación de mecanismos de seguimiento y evaluación.

PASO 10 Competencia y plan anual de formación

(aplica para todos los niveles)

La organización debe desarrollar un plan de sensibilización y capacitación que promueva hábitos, comportamientos y conductas seguras en la vía entre sus colaboradores. Este plan anual de formación será un documento clave para la gestión del conocimiento, abarcando los siguientes elementos:

Temas de Capacitación: Incluirá contenidos específicos para cada perfil vial, ajustados a las funciones que desempeñan en la organización.

Intensidad Horaria: Se determinará el tiempo asignado para la capacitación teórica, práctica, talleres y simuladores, garantizando que cada modalidad se adapte a las necesidades de formación.

Modalidad: Se ofrecerán opciones tanto presenciales como virtuales, facilitando el acceso a la formación a todos los colaboradores.

Frecuencia: Se definirá la periodicidad de las sesiones de capacitación, asegurando una formación continua y actualizada.

Responsables de Ejecución: Se nombrarán a las personas encargadas de implementar las actividades formativas, garantizando que posean la experiencia y los conocimientos necesarios.

Recursos y Herramientas Metodológicas: Se detallarán los recursos y las herramientas pedagógicas que se utilizarán para asegurar una capacitación efectiva.

Para la elaboración del Plan Anual de Formación, se deberá considerar:

• Paso 6: Caracterización, Evaluación y Control de Riesgos: Este paso es fundamental para identificar las necesidades formativas a todos los niveles.
• Paso 9: Plan Anual de Trabajo: Se debe integrar el plan de formación con el plan de trabajo general de la organización.
• Paso 21: Registro y Análisis Estadístico de Siniestros Viales: Para el nivel avanzado, se requerirá un análisis de datos que ayude a priorizar los temas de capacitación en función de los incidentes viales.

Además, la capacitación debe incluir a todos los colaboradores, y en el caso de los contratistas, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Paso 18: Gestión del Cambio y Gestión de Contratistas, aplicable a los niveles estándar y avanzado. Esto asegurará que todos los involucrados en las operaciones de la organización estén adecuadamente formados en materia de seguridad vial.

La organización debe documentar, como mínimo, las competencias de los siguientes cargos y roles:

1. Líder encargado del diseño e implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV).
2. Miembros del Comité de Seguridad Vial.
3. Instructores en seguridad vial.
4. Planificadores de rutas o personas que coordinan los desplazamientos laborales.
5. Coordinadores y técnicos responsables del mantenimiento de vehículos.
6. Auditores de seguridad vial.
7. Brigadistas Viales o personal de la organización con conocimientos en primeros auxilios, rescate vehicular y manejo de extintores, que apoyan en la atención de siniestros viales, ya sea como primer respondiente o brindando soporte.
8. Investigadores internos de incidentes viales.
9. Colaboradores que conducen vehículos durante sus desplazamientos laborales.

PASO 11 Responsabilidad y comportamiento seguro

(aplica para nivel avanzado).

Para definir la responsabilidad de los colaboradores en el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) y evaluar su comportamiento en relación con la seguridad vial, la organización debe seguir ciertos pasos esenciales:

1. Documentación de Requisitos de Contratación

Es fundamental que la organización elabore uno o varios procedimientos que establezcan claramente los requisitos de contratación en materia de seguridad vial para aquellos colaboradores que realizan desplazamientos laborales. Esto incluye la realización de pruebas teóricas y prácticas, así como la realización de exámenes médicos. Estos requisitos asegurarán que todos los empleados tengan las competencias necesarias para desempeñarse de manera segura en la vía.

2. Asignación y Comunicación de Funciones y Responsabilidades

La organización debe asignar, documentar y comunicar de forma clara las funciones y responsabilidades relacionadas con la seguridad vial de todos sus colaboradores. Al menos, estas responsabilidades deben abarcar:

a) El reporte de siniestros viales que ocurran durante los desplazamientos laborales.

b) La participación obligatoria en capacitaciones sobre seguridad vial.

c) El compromiso de los colaboradores de cumplir con la legislación vigente y con los lineamientos de seguridad vial establecidos por la organización.

d) La obligación de reportar de manera oportuna y veraz sus condiciones de salud que puedan afectar su capacidad para conducir.

3. Evaluación Anual del Comportamiento

Es importante que la organización evalúe el comportamiento de sus colaboradores en relación con la seguridad vial al menos una vez al año. Esta evaluación debe incluir, como mínimo:

a) Un análisis de los siniestros viales en los que se han visto involucrados los colaboradores durante el periodo evaluado.

b) Un registro de las infracciones de tránsito cometidas por los colaboradores en el mismo periodo.

c) Las quejas recibidas relacionadas con comportamientos de los colaboradores que puedan poner en riesgo su seguridad y la de otros miembros de la comunidad organizacional y otros actores viales.

d) Las capacitaciones recibidas por los colaboradores durante el periodo evaluado.

Posteriormente, la organización debe documentar el procedimiento de evaluación para identificar a aquellos colaboradores que requieren un refuerzo en sus programas de formación.

4. Estrategia de Formación en Hábitos y Comportamientos Seguros

La organización también debe definir y documentar una estrategia que promueva la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguras entre todos sus colaboradores. Es esencial fomentar la creación de comportamientos interdependientes, que son aquellos que no solo permiten a los colaboradores cuidarse a sí mismos, sino que también ayudan a proteger a otros actores viales, evitando así siniestros. Por ejemplo, un comportamiento interdependiente podría ser permitir que otro actor vial realice un adelantamiento seguro en tramos de doble sentido.

La estrategia de formación puede basarse en la Curva de Bradley (Jasiulewicz-Kaczmarek, Szwedzka, & Szczuka, 2015), que busca desarrollar una cultura de seguridad vial. Esta curva ilustra el proceso de evolución de comportamientos, pasando de ser reactivos, a dependientes, luego independientes, y finalmente interdependientes. Para lograr esta transición, la organización deberá implementar herramientas y estrategias adecuadas, adaptadas a sus recursos, conocimientos y objetivos en materia de seguridad vial.

Basándose en la ilustración anterior, la organización puede seguir un ejemplo de estrategia para fomentar comportamientos interdependientes en relación con la seguridad vial. Es fundamental que se respeten los requisitos aplicables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). A continuación, se presentan los pasos a seguir:

1. Definir el Perfil y el Profesiograma

Es necesario establecer un perfil claro para cada puesto de trabajo, que incluya las habilidades y conocimientos necesarios en seguridad vial. Esto ayudará a identificar qué se espera de cada colaborador en términos de comportamiento seguro.

2. Identificar Brechas de Conocimiento

Se debe evaluar el nivel actual de conocimiento en seguridad vial de los colaboradores. A partir de esta evaluación, se pueden implementar programas de formación para cerrar las brechas identificadas y mejorar las competencias de los empleados.

3. Clasificación del Nivel de Riesgo

Es importante clasificar los niveles de riesgo asociados a diferentes actividades o roles dentro de la organización. Esto permitirá priorizar acciones y recursos en función de los riesgos detectados.

4. Evaluación Trimestral

La organización debe llevar a cabo evaluaciones cada tres meses para revisar la competencia, el desempeño y el nivel de riesgo de los colaboradores. Esto asegurará un seguimiento continuo y la identificación de áreas que necesiten atención.

5. Programas de Motivación

Es recomendable establecer un programa de motivación que incentive a los colaboradores a adoptar comportamientos interdependientes. Asimismo, se debe implementar un programa específico para abordar y corregir comportamientos de riesgo.

6. Decálogo de Normas de Comportamiento

Definir un conjunto de normas claras y concisas (decálogo) que guíen a los colaboradores hacia comportamientos seguros e independientes. Esto servirá como referencia para todos.

7. Campañas de Apoyo

Se deben llevar a cabo campañas que refuercen y apoyen la adopción de comportamientos interdependientes. Estas campañas pueden incluir talleres, charlas y materiales informativos.

8. Mecanismo de Seguimiento

Finalmente, es fundamental contar con un mecanismo de seguimiento o auditoría que verifique si los colaboradores están adoptando los comportamientos interdependientes esperados. Esto ayudará a mantener un ambiente seguro y a realizar ajustes cuando sea necesario.

PASO 12 Plan de preparación y respuesta ante emergencias viales

(aplica para todos los niveles)

La gestión en la atención integral a víctimas de siniestros viales es fundamental para mitigar los efectos negativos que estos incidentes pueden generar en la vida de las personas y en la comunidad. Según la Resolución 40595 de 2022, específicamente en su Paso 12, se establece que cada organización debe desarrollar y documentar uno o varios Plan(es) de Preparación y Respuesta Ante Emergencias Viales (PPRAEV). Este documento es esencial para garantizar una respuesta eficiente y coordinada ante situaciones de emergencia.

Elementos Clave del Plan de Preparación y Respuesta

El PPRAEV debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:

1. Reporte de Siniestros Viales: Establecer un sistema claro y eficaz para reportar cualquier siniestro vial que ocurra. Esto implica la creación de una cadena de comunicación interna, así como la utilización del número único de emergencias. Una buena comunicación es crucial para la pronta atención.
2. Identificación de Riesgos en las Rutas: Es vital realizar un análisis detallado de los riesgos asociados con las rutas frecuentemente utilizadas por la organización. Esto permite implementar medidas preventivas y adecuadas que reduzcan la probabilidad de accidentes.
3. Ubicación de Centros de Atención Médica: El plan debe incluir un mapeo de los centros de atención médica más cercanos. Conocer la ubicación de estos recursos es esencial para garantizar una atención rápida y efectiva a las víctimas.
4. Protocolo para Brigadistas Viales y Primeros Respondientes: Se debe definir claramente el protocolo que deben seguir los brigadistas viales o los primeros respondientes en caso de un siniestro. Esto incluye acciones inmediatas y necesarias para atender a las víctimas de manera segura.
5. Capacitación en Protocolos de Atención: Es crucial que el personal esté capacitado en protocolos específicos de atención a víctimas. Un ejemplo de esto es la aplicación del Protocolo PAS: Proteger, Avisar, Socorrer, que guía a los involucrados en la atención de emergencias viales.
6. Equipamiento para Emergencias: El plan debe detallar el equipo necesario para la atención de emergencias viales, asegurando que esté disponible y en buen estado. Esto incluye herramientas de primeros auxilios y otros recursos relevantes.

7. Simulacros Anuales: La realización de simulacros al menos una vez al año es fundamental para preparar al personal y a la comunidad. Donde sea posible, estos simulacros deben incluir la participación de organismos de socorro, comités empresariales y comunidades aledañas a las rutas utilizadas.

Cómo Implementar el Plan

La implementación efectiva del PPRAEV implica varios pasos clave:

1. Designación de un Equipo de Trabajo: Asignar un grupo responsable que coordine la elaboración y ejecución del plan. Este equipo debe incluir representantes de diferentes áreas de la organización.
2. Evaluación de Recursos: Realizar un inventario de los recursos disponibles, incluyendo equipos de emergencia y personal capacitado. Esto ayudará a identificar necesidades adicionales.
3. Desarrollo del Plan: Elaborar el PPRAEV en base a los elementos mencionados, asegurando que sea claro, accesible y esté adaptado a las características específicas de la organización.
4. Capacitación del Personal: Organizar sesiones de capacitación para todos los empleados sobre el contenido del plan y su papel en caso de una emergencia. Esto fomenta un ambiente de seguridad y preparación.

5. Simulacros y Revisión Continua: Ejecutar simulacros para poner a prueba el plan y ajustar procedimientos según los resultados obtenidos. Es fundamental revisar y actualizar el PPRAEV de manera regular, incorporando lecciones aprendidas y cambios en la infraestructura o el entorno.

Conclusión

La implementación de un Plan de Preparación y Respuesta Ante Emergencias Viales no solo es un requisito normativo, sino una acción proactiva que puede salvar vidas y minimizar el impacto de los siniestros viales. Al seguir estas directrices, las organizaciones no solo cumplen con la resolución mencionada, sino que también demuestran su compromiso con la seguridad y el bienestar de sus empleados y la comunidad.

PASO 13 Investigación interna de siniestros viales

(aplica para nivel estándar y avanzado)

De acuerdo con la Resolución 40595 de 2022, en su Paso 13, las organizaciones tienen la responsabilidad de documentar y aplicar una o varias técnicas, metodologías o procedimientos para la investigación interna de siniestros viales. Este proceso es crucial para reportar, registrar, investigar, analizar y divulgar los siniestros viales en los que se ven involucrados los colaboradores de la organización durante sus desplazamientos laborales y en el entorno próximo.

Importancia de la Investigación Interna

La investigación interna de siniestros viales no debe confundirse ni suplantar la labor de las autoridades competentes, que también tienen la obligación de investigar estos incidentes. Sin embargo, puede complementarse con la investigación de los accidentes laborales que resulten de siniestros viales, proporcionando una visión integral que contribuye a la mejora de las condiciones de seguridad en la organización.

Pasos para Investigar Siniestros Viales Internos

A continuación, se detalla un ejemplo del proceso que puede seguir la organización para llevar a cabo una investigación efectiva de los siniestros viales:

1. Reporte Inmediato: Los colaboradores que realicen desplazamientos laborales deben reportar cualquier siniestro vial en el que se vean involucrados de forma inmediata. Este reporte debe realizarse a través de un canal designado, que puede incluir formularios en línea o líneas telefónicas directas.
2. Recopilación de Información: Una vez realizado el reporte, el equipo de investigación debe recopilar toda la información relevante. Esto incluye datos del siniestro, testimonios de los involucrados, fotografías del lugar, condiciones del tráfico y cualquier otro detalle que pueda ser pertinente.
3. Análisis de la Información: La información recopilada debe ser analizada cuidadosamente. Esto implica identificar las causas del siniestro, los factores contribuyentes y las posibles violaciones a las normas de seguridad vial establecidas por la organización.
4. Elaboración de un Informe: Tras el análisis, se debe redactar un informe que contenga todos los hallazgos de la investigación. Este documento debe incluir recomendaciones para evitar futuros siniestros, así como acciones correctivas que la organización debe implementar.
5. Divulgación de Resultados: Es importante comunicar los resultados de la investigación a todos los colaboradores de la organización. Esto puede hacerse a través de reuniones, correos electrónicos o boletines internos. La transparencia en la comunicación no solo educa a los empleados, sino que también fomenta un ambiente de seguridad.
6. Seguimiento de las Recomendaciones: La organización debe establecer un mecanismo de seguimiento para asegurar que las recomendaciones propuestas en el informe se implementen efectivamente. Esto puede incluir la programación de auditorías o revisiones periódicas.

7. Capacitación Continua: A partir de las lecciones aprendidas en cada investigación, la organización debe realizar sesiones de capacitación para informar a los colaboradores sobre las mejores prácticas y protocolos de seguridad vial. La educación continua es clave para prevenir futuros siniestros.

Una vez que se ha llevado a cabo la identificación de la causa raíz del siniestro vial, es esencial desarrollar planes de acción que aborden de manera específica las circunstancias que condujeron al evento. Estos planes deben incluir medidas preventivas, protocolos de respuesta y estrategias de formación para todos los actores viales .

Además, es crucial compartir y divulgar las lecciones aprendidas de estos incidentes. La difusión de esta información no solo ayuda a concienciar sobre la seguridad vial, sino que también contribuye a la mejora continua de las políticas y prácticas relacionadas con la prevención de siniestros. De este modo, se busca no solo evitar la repetición de errores pasados, sino también fomentar una cultura de seguridad que involucre a toda la organización.

PASO 14 Vías seguras administradas por la organización

 (aplica para todos los niveles).

Protocolo de Operación y Mantenimiento de Vías Públicas y Privadas

La organización debe elaborar y documentar un protocolo integral de operación y mantenimiento para las vías públicas o privadas que administre, controle o tenga bajo su responsabilidad. Este protocolo debe incluir todos los aspectos relacionados con la gestión y prevención de riesgos en dichas vías, así como la documentación detallada de los siniestros viales ocasionados tanto por sus colaboradores como por terceros, en caso de que estos afecten a los empleados de la organización.

Contenido mínimo del protocolo:

1. Identificación de zonas de conflicto vial: El protocolo debe incluir un análisis de las áreas de mayor riesgo o conflicto vial, con sus respectivos planes de acción para mitigar los peligros identificados.

2. Inspecciones anuales: Se deben realizar inspecciones periódicas, al menos una vez al año, para evaluar el estado de las vías y detectar posibles riesgos que puedan afectar la seguridad de los usuarios.
3. Plan de mantenimiento preventivo: El protocolo debe establecer un plan de mantenimiento preventivo para la infraestructura vial, con un cronograma de acciones, que incluya la correcta señalización de las vías.

Requisitos para concesiones viales:

En el caso de las concesiones viales, este protocolo se aplica al tramo concesionado con el fin de gestionar los riesgos específicos para los diferentes actores viales. Además, es obligatorio llevar a cabo inspecciones de seguridad vial en los puntos críticos de mayor siniestralidad, utilizando la metodología definida por el Ministerio de Transporte.

PASO 15 Planificación de desplazamientos laborales

 (aplica para todos los niveles)

La planificación de desplazamientos laborales es un proceso fundamental en cualquier organización que busque garantizar la seguridad vial de sus colaboradores. Este procedimiento y/o formato debe estar documentado y ajustarse a las características específicas de las salidas, tanto para actividades laborales como extramurales, como pueden ser salidas de integración o pedagógicas.

El objetivo es minimizar los riesgos viales y garantizar que los desplazamientos se realicen bajo condiciones seguras. Para ello, la organización debe identificar y analizar las rutas, prestando especial atención a los puntos críticos de siniestralidad vial y otros riesgos presentes tanto en el trayecto como en los sitios de origen y destino (controlados directamente o por terceros).

Requisitos del Procedimiento de Planificación de Desplazamientos Laborales

El procedimiento y/o formato debe incluir, al menos, los siguientes elementos clave:

1. Tiempo de antelación con el que se planifica el recorrido.
2. Requisitos para el inicio del viaje, como la revisión de condiciones del vehículo y conductor.
3. Horarios y tiempos de conducción, con tiempos de descanso adecuados.
4. Velocidades seguras que deben respetarse durante los desplazamientos.
5. Factores de desempeño aplicables a los desplazamientos.
6. Requisitos de seguridad vial para conductores y vehículos (revisión de documentos y condiciones del vehículo).
7. Documentación que los colaboradores deben llevar durante el desplazamiento.
8. Sitios de parada segura (alojamientos, restaurantes, parqueaderos, etc.) y sus condiciones.
9. Controles durante el recorrido para garantizar el cumplimiento de los procedimientos.
10. Prevención de factores de riesgo, como fatiga, velocidad excesiva o distracción del conductor.
11. Requisitos para la finalización del viaje, asegurando que se cumplan todas las normativas de seguridad.
12. Capacitaciones para los colaboradores, enfocadas en la identificación y análisis dinámico de los riesgos en las vías.

Es importante que se contemple tanto los desplazamientos hacia y desde las instalaciones de la organización como los traslados a otros destinos laborales.

Uso de Tecnología en la Planificación de Desplazamientos

La organización puede optar por integrar tecnologías avanzadas para mejorar la seguridad vial en los desplazamientos laborales. Por ejemplo, el uso de GPS o de un computador de a bordo (OBC, por sus siglas en inglés) permite el monitoreo en tiempo real de variables críticas como la velocidad y la fatiga del conductor. Estas herramientas tecnológicas permiten una gestión más eficiente del riesgo, ayudando a reducir los índices de siniestralidad vial y optimizar los costos operativos.

Ejemplo de Implementación

Supongamos que una empresa desea reducir los accidentes viales asociados a la fatiga y la velocidad en sus desplazamientos laborales. La organización decide implementar un sistema de GPS y OBC para monitorear el comportamiento de sus conductores en tiempo real.

1. Identificación de riesgos: Se establecen rutas seguras, identificando tramos peligrosos con siniestralidad elevada.
2. Parametrización de variables: Se configuran alertas en el sistema GPS para notificar si el conductor excede un límite de velocidad seguro, o si ha estado conduciendo por más tiempo del permitido sin una pausa de descanso.
3. Monitoreo constante: Durante el viaje, los supervisores reciben notificaciones si alguna de estas variables se excede, lo que les permite tomar medidas inmediatas para corregir el comportamiento del conductor.
4. Formato de planificación de desplazamientos: La organización desarrolla un documento o formato estandarizado en el que se debe registrar toda la información relevante antes, durante y después de cada desplazamiento. Este formato incluye:

• Datos del conductor y del vehículo.
• Ruta planificada y puntos críticos identificados.
• Horarios y tiempos de conducción programados.
• Registros de las paradas seguras y descansos realizados.
• Controles de seguridad antes del viaje (documentos y condiciones del vehículo).
• Incidentes o eventos relevantes durante el recorrido.

Evaluación de resultados: Al finalizar el desplazamiento, se genera un informe que permite a la organización analizar los datos y ajustar las estrategias de seguridad. Este informe incluye tanto los datos monitoreados por el GPS y OBC, como la información registrada en el formato de planificación.

Este documento de planificación de desplazamientos es fundamental para asegurar que cada viaje esté bien documentado y controlado. Además, ofrece un respaldo en caso de auditorías o revisiones internas, permitiendo que la empresa tenga un registro detallado de cada desplazamiento realizado.

PASO 16 Inspección de vehículos y equipos

(aplica para todos los niveles)

La inspección de vehículos y equipos es una parte crucial en la gestión de la seguridad vial dentro de una organización. Para cumplir con la Resolución 40595 de 2022, la empresa debe establecer procedimientos claros para garantizar que todos los vehículos automotores y no automotores que se utilicen en desplazamientos laborales estén en condiciones óptimas de funcionamiento, minimizando los riesgos asociados a la seguridad vial.

Procedimiento y/o programa para la Inspección Preoperacional

La organización debe desarrollar uno o varios procedimientos documentados que regulen la inspección preoperacional diaria de los vehículos. Estos procedimientos deben adaptarse al tipo de vehículo utilizado y al nivel de riesgo vial que implica su operación.

Requisitos del Procedimiento

El procedimiento de inspección debe incluir al menos los siguientes puntos:

1. Responsables de realizar las inspecciones preoperacionales diarias.
2. Responsables del control de dichas inspecciones.
3. Criterios de conservación de los registros, asegurando que estos se mantengan organizados y almacenados por un periodo mínimo de un año.

Mecanismo o Formato de Registro de la Inspección Preoperacional

Es esencial que la inspección preoperacional quede documentada mediante un formato o mecanismo de registro. Este formato debe incluir una lista de chequeo que permita verificar los siguientes aspectos del vehículo y su equipo de seguridad:

1. Documentos del vehículo y del conductor: licencia de tránsito, SOAT, revisión técnico-mecánica, licencia de conducción, cédula de ciudadanía.
2. Luces: externas e internas, incluyendo las direccionales.
3. Llantas: estado de las llantas, incluyendo la de repuesto (si aplica).
4. Fluidos: niveles de aceite, líquido de frenos, refrigerante, entre otros.
5. Cinturones de seguridad (en caso de vehículos).
6. Limpia parabrisas.
7. Espejos: verificación de su correcto ajuste y visibilidad.
8. Equipo de prevención y seguridad: como botiquín, extintor, triángulos reflectivos, etc.
9. Casco: para el caso de motocicletas o bicicletas.

Este formato no solo debe facilitar la verificación de que todos los elementos están en condiciones óptimas, sino también proporcionar un espacio para que los responsables firmen y den constancia de que la inspección ha sido realizada.

Buenas Prácticas Adicionales

Además de la inspección preoperacional diaria, es recomendable que la organización implemente las siguientes prácticas para mejorar el control sobre el estado de los vehículos:

• Inspecciones posteriores al recorrido: especialmente útiles si hay cambios de conductor o largos trayectos.
• Sistema de alarmas: para gestionar los vencimientos de documentos y el mantenimiento preventivo de los vehículos.
• Inspección al finalizar el día: como un complemento para garantizar que el vehículo esté en condiciones para el próximo día de trabajo.

Estas inspecciones adicionales permiten a la organización tener un mejor control sobre la seguridad vial y asegurar que los vehículos cumplan con los requisitos legales y de seguridad.

Ejemplo de Implementación de Documentos y Registros

Para implementar este procedimiento de forma efectiva, la organización puede seguir estos pasos:

1. Creación de un Formato de Inspección Preoperacional: Se diseña un formato estándar que incluya todos los puntos de verificación descritos anteriormente. Cada formato debe tener campos claros para los datos del vehículo, el conductor, y la fecha y hora de la inspección. Además, se debe incluir un espacio para la firma del inspector y un área para observaciones, donde se puedan registrar anomalías o necesidades de mantenimiento.Ejemplo de Formato de Inspección:
   • Datos del vehículo: Marca, modelo, placa.
   • Documentos: Fecha de vencimiento de SOAT, revisión técnico-mecánica, licencia de conducción.
   • Chequeo de seguridad: Luces, llantas, fluidos, espejos, cinturones, equipo de seguridad.
   • Observaciones: Espacio para anotar cualquier detalle adicional.
   • Firma del inspector: Nombre y firma de quien realiza la inspección.
   • Firma del conductor: Nombre y firma del conductor que recibe el vehículo.
2. Conservación de los Registros: Una vez completada la inspección, el formato debe ser almacenado en un archivo físico o digital, garantizando que los registros estén accesibles para auditorías o revisiones durante un mínimo de un año.
3. Monitoreo y Seguimiento: La empresa puede implementar un sistema de seguimiento que permita controlar el cumplimiento de las inspecciones, detectando rápidamente vehículos que no hayan sido inspeccionados o que presenten fallas recurrentes. Un sistema de alarmas o alertas digitales puede ser útil para recordar a los responsables las próximas inspecciones o vencimientos de documentos.

4. Plan de Mantenimiento Predictivo: Los resultados de las inspecciones preoperacionales deben ser un insumo para el plan de mantenimiento de la organización. Los registros pueden utilizarse para identificar patrones de desgaste o fallas recurrentes, lo que permitirá programar mantenimientos preventivos con antelación y evitar riesgos futuros.

PASO 17 Mantenimiento y control de vehículos seguros y equipos

(aplica para todos los niveles).

El mantenimiento preventivo de vehículos y equipos es un elemento clave para garantizar la seguridad vial en los desplazamientos laborales. Según la Resolución 40595 de 2022, las organizaciones deben establecer un plan integral que contemple tanto los vehículos automotores como no automotores, garantizando su correcto funcionamiento y minimizando los riesgos en la operación.

¿Qué es el Mantenimiento Preventivo?

El mantenimiento preventivo consiste en realizar revisiones y ajustes periódicos a los vehículos, con el fin de detectar y corregir posibles fallas antes de que se conviertan en un riesgo para la seguridad. Este mantenimiento debe estar basado en varios insumos, como:

• Informes de inspecciones preoperacionales.
• Reportes de condiciones inseguras.
• Análisis de riesgos de la operación.
• Manuales y fichas técnicas de los fabricantes.
• Recomendaciones de los proveedores de vehículos y equipos.

Al realizar el mantenimiento preventivo, la organización no solo reduce la probabilidad de accidentes, sino que también optimiza los costos operativos al evitar reparaciones de emergencia más costosas.

Procedimiento para el Mantenimiento y Control de Vehículos

Para implementar un plan efectivo de mantenimiento, la organización debe diseñar uno o varios procedimientos documentados que incluyan los siguientes aspectos:

1. Frecuencia del mantenimiento: Definir con qué regularidad se deben realizar los mantenimientos preventivos, de acuerdo con el tipo de vehículo y su nivel de uso.
2. Responsables: Asignar quiénes serán los encargados de realizar el mantenimiento y llevar el control de su ejecución. Estos pueden ser internos o externos, dependiendo de los recursos disponibles.
3. Insumos para el mantenimiento: Utilizar los informes de inspección preoperacional y otros documentos clave para planificar las acciones correctivas necesarias.
4. Hoja de vida del vehículo: Documentar el historial de cada vehículo y equipo, asegurando la trazabilidad de cada intervención, los repuestos utilizados, las fechas y los responsables.

Documentación del Historial de Vehículos

Uno de los aspectos más importantes del control de vehículos es la documentación y actualización de la hoja de vida de cada vehículo. Esta hoja de vida debe contener, como mínimo:

• Historial de adquisición: Fecha de compra y detalles del vehículo.
• Responsables del mantenimiento: Quién realizó cada intervención y bajo qué condiciones.
• Reparaciones realizadas: Detalles de los arreglos efectuados, así como los equipos y repuestos utilizados.
• Trazabilidad: Registro completo de las fechas de mantenimiento, piezas reemplazadas, y pruebas de funcionamiento posteriores.

Mantenimiento de Vehículos de Colaboradores

Es importante destacar que si la organización utiliza vehículos de propiedad de los colaboradores para sus desplazamientos laborales, también debe asegurarse de que estos cumplan con las condiciones mínimas de seguridad. Para ello, la empresa debe documentar y controlar los mantenimientos realizados en estos vehículos, garantizando que estén en condiciones óptimas antes de ser usados en actividades laborales.

Buenas Prácticas para el Control del Mantenimiento

• Sistema de alertas: Implementar un sistema de alarmas que avise sobre las próximas fechas de mantenimiento o vencimiento de documentación, como la revisión técnico-mecánica y el SOAT.
• Checklist de mantenimiento: Diseñar una lista de chequeo que asegure que todos los aspectos del vehículo sean revisados en cada mantenimiento, como frenos, neumáticos, niveles de fluidos, y otros elementos críticos.

Ejemplo de Implementación del Plan de mantenimiento

Para llevar a cabo este paso, la organización puede seguir estos pasos concretos:

1. Diseño del Formato de Hoja de Vida de Vehículos: Crear un documento estándar que contenga toda la información relevante de cada vehículo. Esta hoja de vida debe incluir campos para registrar:
   • Datos del vehículo: marca, modelo, año, número de placa, fecha de adquisición.
   • Historial de mantenimiento: fecha del último mantenimiento, descripción de las intervenciones realizadas, repuestos utilizados, nombre del técnico responsable.
   • Documentación del vehículo: fechas de vencimiento del SOAT, revisión técnico-mecánica, seguro de responsabilidad civil, etc.

   Ejemplo de Hoja de Vida del Vehículo:

   • Vehículo: Camioneta Ford Ranger, placa ABC-123.
   • Fecha de adquisición: 12 de marzo de 2021.
   • Mantenimiento:
     • 01 de junio de 2023: Cambio de aceite y revisión de frenos.
     • 12 de agosto de 2023: Sustitución de llantas delanteras.
     • Técnico responsable: Juan Pérez.
   • Próxima revisión técnica: 01 de diciembre de 2023.
2. Checklist de Mantenimiento Preventivo: Elaborar un formato que se utilice en cada revisión técnica del vehículo. Este formato debe incluir todos los aspectos a inspeccionar y corregir durante el mantenimiento, como:
   • Sistema de frenos.
   • Estado de los neumáticos.
   • Niveles de aceite y otros fluidos.
   • Luces y señalización.
   • Estado de la carrocería.
   • Documentación vigente.
3. Monitoreo y Seguimiento: Implementar un sistema de monitoreo digital o físico que permita a los responsables estar al tanto de las fechas de vencimiento de documentos y la realización de los mantenimientos periódicos. Esto puede lograrse mediante alertas automatizadas o un sistema de gestión de flotas.

4. Capacitación del Personal: Los encargados de realizar los mantenimientos deben recibir capacitación continua para estar al tanto de las mejores prácticas en seguridad vial y las recomendaciones de los fabricantes.

PASO 18 Gestión del cambio y gestión de contratistas

(aplica para nivel estándar y avanzado)

La gestión del cambio y la gestión de contratistas son dos aspectos esenciales en la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) según lo establecido en la Resolución 40595 de 2022. Estos procesos buscan garantizar que tanto los cambios organizacionales como las actividades de terceros no comprometan la seguridad vial en las operaciones de la empresa.

Gestión del Cambio

La gestión del cambio consiste en analizar y mitigar los riesgos asociados con cambios que puedan afectar la seguridad vial. Estos cambios pueden ser internos, como la adopción de nuevas tecnologías, o externos, como la entrada en vigor de nueva legislación. Es fundamental que la organización evalúe de manera proactiva el impacto de dichos cambios en la seguridad vial y establezca las medidas necesarias para prevenir posibles consecuencias.

¿Cómo implementar la Gestión del Cambio?

1. Procedimiento documentado: La organización debe crear un procedimiento específico para evaluar el impacto de los cambios. Este procedimiento debe incluir los siguientes puntos:
   • Identificación del cambio: Descripción clara del cambio (nuevas rutas, incorporación de nuevas tecnologías, etc.).
   • Evaluación del impacto: Determinar cómo el cambio afectará la seguridad vial, tanto positiva como negativamente.
   • Medidas correctivas: Establecer acciones para mitigar los posibles riesgos generados por el cambio.
   • Seguimiento y control: Implementar un sistema de monitoreo para verificar que las medidas correctivas sean efectivas.

Documentos y Registros

• Formato de Evaluación de Impacto: Un documento que permita registrar cada cambio, sus posibles riesgos y las acciones correctivas a implementar. Este formato debe contener campos como:
  • Descripción del cambio.
  • Impacto en la seguridad vial.
  • Medidas correctivas propuestas.
  • Fecha de implementación.
  • Responsable.

Ejemplo de implementación: Si la organización decide cambiar su flota de vehículos a modelos eléctricos, debe evaluar cómo este cambio afecta la seguridad vial. ¿Requieren estos vehículos capacitación especial para los conductores? ¿Se necesitan nuevos equipos de seguridad para su operación? Todas estas preguntas se deben registrar y analizar en el Formato de Evaluación de Impacto.

Gestión de Contratistas

La gestión de contratistas es esencial para garantizar que los terceros que colaboran con la organización, ya sean contratistas permanentes o temporales, cumplan con los estándares de seguridad vial de la empresa. Es responsabilidad de la organización verificar que los contratistas implementen medidas que aseguren la seguridad en sus desplazamientos laborales.

¿Cómo implementar la Gestión de Contratistas?

1. Protocolo de Gestión de Contratistas: La organización debe documentar un protocolo o manual que establezca los requisitos mínimos que deben cumplir los contratistas en cuanto a seguridad vial. Este protocolo debe incluir:
   • Requisitos legales: Verificación de que los contratistas cumplan con la Ley 1503 de 2011 y el Decreto Ley 2106 de 2019, en caso de estar obligados a implementar el PESV.
   • Requisitos para vehículos y conductores: Definir qué requisitos deben cumplir los vehículos (antigüedad, mantenimiento, seguridad activa y pasiva) y los conductores (edad, capacitación, infracciones de tránsito, afiliaciones al sistema de seguridad social, etc.).
   • Control documental: La organización debe asegurarse de que los contratistas presenten la documentación actualizada de los vehículos y conductores (SOAT, revisión técnico-mecánica, licencia de conducción, entre otros) al menos una vez al año o antes de cada recorrido en el caso de contratistas ocasionales.
   • Capacitación en seguridad vial: Los conductores de los contratistas deben participar en las capacitaciones de seguridad vial que establezca la organización.
   • Reportes de siniestros y condiciones de salud: Los conductores deben informar a la organización sobre cualquier siniestro vial o condición de salud que pueda afectar su capacidad para conducir.
2. Control y Seguimiento: Es vital que la organización implemente un mecanismo de control para evaluar si los contratistas están cumpliendo con las medidas de seguridad vial. Esto puede realizarse a través de auditorías, inspecciones y revisiones periódicas de la documentación.

Documentos y Registros

• Protocolo de Gestión de Contratistas: Documento que detalla los requisitos que deben cumplir los contratistas en cuanto a vehículos, conductores, documentación, y seguridad vial.
• Checklist de Documentación: Formato que la organización debe utilizar para verificar que los contratistas han entregado todos los documentos requeridos (licencias, SOAT, revisión técnico-mecánica, etc.).
• Registro de Capacitaciones: Documento que permita registrar la participación de los conductores de los contratistas en las capacitaciones de seguridad vial.

Ejemplo de implementación: Si un contratista proporciona vehículos y conductores para la organización, la empresa debe asegurarse de que estos cumplan con las normativas establecidas. La organización puede utilizar un Checklist de Documentación que verifique que el vehículo cuente con SOAT, revisión técnico-mecánica vigente, y que el conductor esté capacitado en seguridad vial. Además, debe realizar un seguimiento periódico para comprobar que el contratista mantiene estos requisitos actualizados.

Evaluación y Seguimiento

La organización debe definir claramente quién será responsable de supervisar que los contratistas cumplan con los requisitos de seguridad vial establecidos. Esto puede ser realizado por el área de seguridad y salud en el trabajo o por un equipo especializado en la gestión del PESV. Se recomienda implementar un sistema de auditoría para garantizar el cumplimiento de estas obligaciones.

Buenas Prácticas para el Éxito en la Implementación

• Monitoreo continuo: Crear un sistema de seguimiento que permita a la organización recibir alertas sobre el vencimiento de documentos o la necesidad de nuevas capacitaciones para los conductores.
• Auditorías: Realizar auditorías periódicas a los contratistas para asegurar que cumplen con los protocolos establecidos.
• Evaluación de desempeño: Implementar un sistema de evaluación que permita medir el cumplimiento de las obligaciones en seguridad vial de los contratistas.

PASO 19 Archivo y retención documental

(aplica para nivel estándar y avanzado).

Según lo dispuesto en la Resolución 40595 de 2022, la organización está obligada a establecer un procedimiento claro y estructurado para gestionar la documentación del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV). Este procedimiento debe garantizar que toda la información relacionada con el PESV esté disponible, actualizada y protegida, además de cumplir con las normativas de retención documental establecidas.

¿Qué implica el control documental del PESV?

El control documental es el proceso mediante el cual se asegura que los documentos y registros del PESV sean gestionados de manera eficiente. Esto implica garantizar que toda la documentación esté:

1. Identificada: Cada documento debe estar claramente identificado con un nombre único, una versión y una fecha de creación o revisión.
2. Legible: Los documentos deben ser fácilmente legibles, sin errores que dificulten su comprensión.
3. Accesible: Los registros deben estar disponibles para las personas autorizadas, permitiendo un acceso rápido y sin restricciones indebidas.
4. Protegida: Los documentos y registros deben estar protegidos contra daños, alteraciones, pérdida o acceso no autorizado. Esto incluye la implementación de medidas físicas o digitales, como copias de seguridad y controles de acceso.

Plazos de almacenamiento de los documentos y registros

La Resolución 40595 de 2022 establece que los documentos relacionados con la implementación del PESV deben conservarse durante al menos cinco (5) años, a menos que otra norma especifique un plazo diferente. No obstante, los registros de las inspecciones preoperacionales deben almacenarse únicamente durante un (1) año.

Ejemplo de Implementación: Gestión Documental del PESV

Imaginemos que una organización está implementando su PESV. Para cumplir con los requisitos de la Resolución 40595, deberá seguir estos pasos:

1. Elaboración de un Procedimiento Documentado: La organización debe crear un procedimiento escrito que describa cómo se gestionará la documentación del PESV. Este procedimiento debe incluir los siguientes apartados:
   • Responsables: Identificar a las personas encargadas de gestionar la documentación.
   • Identificación de Documentos: Definir cómo se nombrarán y versionarán los documentos para evitar duplicidades o confusiones.
   • Medios de Almacenamiento: Determinar si los documentos se almacenarán en formato físico o digital, y los sistemas que se utilizarán (carpetas en red, software de gestión documental, etc.).
   • Seguridad y Control de Acceso: Especificar cómo se garantizará la seguridad de los documentos. Por ejemplo, el uso de contraseñas para el acceso a archivos digitales o el uso de archivadores cerrados con llave en el caso de documentos físicos.
2. Almacenamiento de Registros: La organización debe implementar un sistema de archivo que permita almacenar de forma segura los registros generados por la implementación del PESV, como:
   • Registros de Inspecciones Preoperacionales: Estos documentos deben almacenarse durante un (1) año y deben estar fácilmente accesibles para revisiones o auditorías.
   • Evidencias de Capacitación: Los certificados y listas de asistencia de las capacitaciones en seguridad vial deben conservarse durante al menos cinco (5) años.
   • Registros de Auditorías y Revisiones del PESV: Estos documentos también deben mantenerse durante cinco (5) años como soporte de la implementación y mejora continua del PESV.
3. Gestión de Datos Personales: La organización debe asegurarse de cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, que regula la protección de datos personales en Colombia. Esto implica que cualquier registro que contenga datos personales, como los registros de conductores o empleados, debe ser tratado con confidencialidad, y se deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger esta información.

Documentos y Registros necesarios

1. Procedimiento de Control Documental del PESV: Documento donde se describe el proceso de gestión documental, incluyendo identificación, almacenamiento, acceso y protección de documentos.
2. Formato de Inspecciones Preoperacionales: Documento que debe completarse diariamente para cada vehículo utilizado en las actividades laborales. Este registro debe incluir campos como la fecha de la inspección, el nombre del inspector, el estado de los elementos del vehículo, entre otros.
3. Hoja de Vida de los Vehículos: Documento donde se registra el historial completo de mantenimiento preventivo y correctivo de cada vehículo utilizado por la organización.
4. Registro de Capacitación en Seguridad Vial: Formato donde se documenta la capacitación de los empleados, incluyendo la fecha, los temas tratados y los asistentes.
5. Lista Maestra de Documentos y Registros: Una lista que permite a la organización tener un control total sobre todos los documentos generados en el marco del PESV. Esta lista debe incluir el nombre del documento, su versión, la fecha de creación y el responsable de su actualización.

3 FASE . Seguimiento por la organización (PASOS 20 y 21), Resolución 40595 de 2022

PASO 20 Indicadores y reporte de autogestión PESV

(aplica para todos los niveles)

La organización debe definir un (1) protocolo para el manejo de los indicadores que le permitan realizar seguimiento, medición, análisis y evaluación en la gestión de la seguridad vial, los cuales deben estar relacionados con la planificación, implementación, seguimiento y mejora del PESV y en la verificación del impacto y resultados de las acciones y estrategias definidas en el Paso 9. Plan anual de trabajo (Aplica para todos los niveles). Los datos de las variables a medir, los resultados de la medición de estos indicadores y su cumplimiento deben ser analizados y evaluados por el comité de seguridad vial. Los indicadores mínimos que deben llevar registro, medición y análisis son los siguientes:

INDICADORES DE GESTIÓN SEGURIDAD VIAL	FRECUENCIA ANÁLISIS	BASICO	ESTANDAR	AVANZADO
Indicador 1: Tasa de Siniestros viales por nivel de pérdida. TSV(n)Variables a medir en el indicador: SV(tn): Número de siniestros viales por trimestre por nivel de pérdida: fatalidades, heridos graves con más de 30 días de incapacidad, heridos leves con hasta 30 días de incapacidad, choques simples. K: Constante equivalente a 1.000.000 de kilómetros. Km(t): Número de kilómetros recorridos por trimestre por toda la flota de vehículos de la organización.Fórmula: TSV(n) = SV(tn) K / Km(t)	Trimestral y acumulado año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 2: Costos Siniestros Viales por nivel de pérdida: $SV(n)Variables a medir en el indicador: COSV(tn): Costos directos de siniestros viales por trimestre por nivel de pérdida. CISV(tn): Costos indirectos de siniestros viales por trimestre por nivel de pérdida.Fórmula: $SV(n) = CDSV(tn) * COSV(tn)	Trimestral y acumulado año	No Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 3: 3.1 Riesgos de Seguridad Vial Identificados: RSVI (relacionados con el paso 6) 3.2 Gestión de Riesgos Viales: GRVVariables a medir en el indicador: RI(ia): Cantidad de riesgos identificados al inicio del año (total en matriz). RI(fa): Cantidad de riesgos identificados al final del año (total en matriz). RVA(ia): Cantidad de riesgos con valoración alta al inicio del año. RVA(fa): Cantidad de riesgos con valoración alta al final del año.Fórmulas: RSVI = RI(fa) – RI(ia) GRV = RVA(fa) – RVA(ia)	Anual	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 4: Cumplimiento Metas PESV: CM PESVVariables a medir en el indicador: MA(t): Numero de metas alcanzadas o logradas en el PESV por trimestre TM(t): Número total de metas definidas PESV por trimestreFórmula: CM PESV = MA(t) / TM(t) * 100	Trimestral y Acumulado año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 5: Cumplimiento de actividades plan anual PESV: CPlan PESVVariables a medir en el indicador: AEPlan(t): Número de actividades ejecutadas del plan anual de trabajo PESV por trimestre. APPlan(t): Número total de actividades programadas del plan anual de trabajo PESV por trimestre.Fórmula: CPlan PESV = AEPlan(t) / APPlan(t) * 100	Trimestral y Acumulado año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 6: % Exceso Jornadas Laborales Conductores: %EJLCVariables a medir en el indicador: #EJD: Número de excesos en la jornada diaria de trabajo de los conductores (eventos en los que los conductores han superado el tiempo máximo permitido en la legislación) por mes. #SDT: Sumatoria total de días trabajados por todos los conductores que realizan desplazamientos laborales por mes.Fórmula: %EJL = #EJD / #SDT* 100	Mensual y Acumulado año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 7: Cobertura Programa de Gestión Velocidad Empresarial: GVF (Paso 8).Variables a medir en el indicador: #VIP: Vehículos incluidos en el programa de gestión de la velocidad (propios, contratistas y de terceros utilizados permanentemente para desplazamientos laborales) por mes #VDL: Número de vehículos utilizados para desplazamientos laborales por mes.Fórmula: GVE = #VIP / #VDL * 100	Mensual y Acumulado Año	No Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 8: Excesos Límite de Velocidad Laboral: ELVLVariables a medir en el indicador: #DLEV: Número diario de desplazamientos laborales con exceso de velocidad (casos en los que se superó el límite definido por la organización) por mes #TDL: Número total de desplazamientos laborales por mesFórmula: ELVL = #DLEV / #TDL * 100	Acumulado Mes y Año	No Aplica	No Aplica	Aplica
Indicador 9: Inspecciones Diarias Preoperacionales: IDPVariables a medir en el indicador: #VID: Número de vehículos inspeccionados diariamente #TV: Número total de vehículos que trabajan diariamente.Fórmula: IDP = #VID / #TV * 100	Acumulado Mes y Año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 10: Cumplimiento plan mantenimento preventivo de vehículos: CPMVhVariables a medir en el indicador: MEVh(t): Número de actividades de mantenimiento preventivo ejecutadas por trimestre. MPVh(t): Número total de actividades de mantenimiento preventivo programadas por trimestre.Fórmula: CPMVh = MEVh(t) / MPVh(t) * 100	Trimestral y Acumulado año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 11: Cumplimiento plan de formación en seguridad vial: CPF PESVVariables a medir en el indicador: CESV(t): Número de capacitaciones en seguriad vial ejecutadas por trimestre. CPSV(t): Número total de capacitaciones en seguriad vial programadas por trimestre.Fórmula: CPFSV = CEPF(t) / CTPF(t)* 100	Trimestral y Acumulado año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 12: Cobertura plan de formación en segundad viaL CPF PESVVariables a medir en el indicador: CFSV(t): Número de colaboradores de la organización capacitados en seguridad vial CT(t): Número total colaboradores de la organización.Fórmula: CPFSV = CEPF(t) / CTPF(t) * 100	Acumulado Trimestre y año	Aplica	Aplica	Aplica
Indicador 13: No Conformidades Auditoría Cerradas: NCACVariables a medir en el indicador: #NCI: Número de no conformidades identificadas y analizadas. #NCG: No conformidades gestionadas y cerradas.Fórmula: NCAN = #NCG / #NCI * 100	Anual	Aplica	Aplica	Aplica

Definición de Indicadores según la Resolución 40595 de 2022

Al definir los indicadores adicionales a los mínimos establecidos en la Tabla 10, es importante que la organización asegure que cada uno cumpla con ciertas características clave para que sea comprensible y útil en la gestión. Los indicadores deben:

1. Ser claros, precisos y autoexplicativos: Los términos utilizados deben ser simples y comprensibles, de forma que cualquier persona, sin necesidad de conocimientos previos, pueda entender qué se está midiendo.
2. Claridad en lo que se mide: Es crucial que los indicadores reflejen claramente el objeto de la medición, permitiendo a cualquier persona interpretar los resultados sin confusión.
3. Identificación de la tendencia: El nombre del indicador debe facilitar la comprensión de su evolución, es decir, si la tendencia será ascendente o descendente con el paso del tiempo.
4. Fuentes confiables de información: Para que el análisis sea válido, es necesario que las fuentes de datos sean confiables y accesibles, permitiendo obtener información precisa para la medición.
5. Establecimiento de la línea base y metas: Definir un punto de partida y metas claras permite comparar los resultados en el tiempo, proporcionando una referencia objetiva para evaluar el progreso.
6. Cortes trimestrales: Los cortes de evaluación deben realizarse los días 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre.

REPORTE DE AUTOGESTIÓN

Para cumplir con los requisitos de la Resolución 40595 de 2022, es esencial que las organizaciones realicen un reporte de autogestión anual. Este informe debe ser presentado a las entidades verificadoras correspondientes, como el Ministerio de Trabajo, la Superintendencia de Transporte o los Organismos de Tránsito, según corresponda. El reporte debe contener los resultados de la medición y análisis de los indicadores establecidos en la Tabla 10, “Indicadores de Gestión del PESV”, y demás información requerida, con fecha de corte al 31 de diciembre de cada año. El plazo para entregar el informe vence el 31 de enero del siguiente año.

¿Qué información se debe incluir en el reporte?

1. Información de la empresa: Se debe especificar la razón social, el NIT, dirección y teléfono del domicilio o sede principal de la empresa o entidad.

2. Líder del PESV: Incluir el nombre, cargo y correo electrónico institucional del líder responsable del diseño e implementación del PESV.

3. Auditores del PESV: Detallar el nombre, cargo y correo electrónico de los auditores encargados de evaluar el PESV durante el último año.

4. Representante legal: Incluir el nombre del representante legal de la empresa o entidad.

5. Misionalidad y tamaño: Proporcionar información sobre la misión y el tamaño de la organización en relación con el PESV.

6. Flota de vehículos: Incluir el número de vehículos (motorizados y no motorizados), tipo y cantidad de vehículos utilizados para actividades laborales, ya sean propios, contratistas o de terceros.

7. Colaboradores: Detallar la cantidad de colaboradores por tipo de actor vial (conductores, peatones, motociclistas, ciclistas) involucrados en el PESV.

8. Contratistas y terceros: Incluir el tipo y número de contratistas, subcontratistas y terceros que impactan directamente en la implementación del PESV.

9. Objetivos y metas del PESV: Describir los objetivos y metas establecidas en el Paso 7, tanto las logradas durante el año anterior como las propuestas para el año en curso.

10. Gestión de riesgos: Explicar los programas de gestión de riesgos críticos y los factores de desempeño según lo definido en el Paso 8.

11. Infracciones de tránsito: Reportar el número y tipo de infracciones de tránsito cometidas por los conductores de la organización.

PASO 21 Registro y análisis estadístico de siniestros viales

(aplica para nivel avanzado)

El Registro y análisis estadístico de siniestros viales es un paso clave para organizaciones que se encuentran en el nivel avanzado del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), tal como lo establece la Resolución 40595 de 2022. Este análisis comienza con la definición de una línea base, siguiendo los lineamientos del Paso 5, relacionado con el diagnóstico de la seguridad vial de la organización.

Una vez establecida la línea base, la organización debe definir y documentar su nivel de pérdida, clasificando los siniestros viales con el objetivo de proyectar mejoras y/o reducciones estadísticas. Este análisis utiliza como referencia la Pirámide de la Seguridad Vial (Hyden, 1987), que organiza los siniestros en función de su gravedad. Los niveles de la pirámide son los siguientes:

1.Siniestros con muertos.

2.Siniestros con lesionados graves.

3.Siniestros con lesionados leves.

4.Siniestros con solo daños materiales.

5.Cuasi colisiones.

6.Conflictos leves.

7.Conflictos potenciales.

8.Eventos normales.

Para prevenir los siniestros más graves, es crucial intervenir en los incidentes de menor gravedad, como los conflictos leves o las cuasi colisiones.

Posteriormente, si la organización dispone de información histórica, los datos de los siniestros viales deben clasificarse según el nivel de pérdida, idealmente de los últimos cinco años. Esto permitirá identificar la tendencia de los siniestros y establecer un límite máximo tolerable por la organización. En caso de no contar con datos históricos, se debe comenzar a construir este registro a partir del diseño e implementación del PESV.

Luego, la organización debe realizar una proyección estadística basada en los siniestros del último año, asegurándose de que sea realista y se alinee con la visión de cero siniestros viales. Además, es fundamental que se documente este registro estadístico, diferenciando los siniestros según su gravedad y separando los análisis de los desplazamientos laborales y no laborales. Este registro será la base para las conclusiones del análisis, las cuales marcarán el punto de partida para el Paso 9 (Plan anual de trabajo) y el Paso 10 (Competencia y plan anual de formación), aplicables a todos los niveles.

En este paso, el Comité de Seguridad Vial (CSV) debe analizar los resultados, incluyendo las tendencias espaciales y temporales, así como las causas inmediatas y raíz de los siniestros, tanto de la organización como de sus contratistas. El objetivo es enfocar los recursos en los factores que más contribuyen a los siniestros y que están bajo el control de la organización.

Ejemplo práctico (Paso 21 de la Resolución 40595 de 2022):

Supongamos que una empresa de logística ha registrado en los últimos cinco años un aumento progresivo en los siniestros con lesionados leves y una tendencia estable en los siniestros con daños materiales. Después de analizar estos datos, la organización define que el límite máximo tolerable de siniestros con lesionados leves será de un 15% en el próximo año, y proyecta una reducción gradual del 5% anual. Además, implementa medidas específicas, como la capacitación de conductores y el mantenimiento preventivo de vehículos, para reducir este tipo de siniestros. Este análisis no solo permitirá mejorar la seguridad vial, sino que también servirá de base para el desarrollo del plan anual de trabajo y las actividades de formación necesarias para el próximo periodo.

PASO 22 Auditoria anual

(aplica para todos los niveles)

La organización debe documentar y aplicar un procedimiento interno de auditoría, que incluya como mínimo:

Planificación de la auditoría

• Definir fecha, alcance, criterios y objetivos.
• Involucrar al Comité de Seguridad Vial en la programación.

Ejecución de la auditoría

• Establecer pautas claras de revisión (entrevistas, revisión documental, observación en campo).
• Aplicar técnicas de muestreo para obtener evidencias representativas.
• Se recomienda realizar auditorías presenciales, aunque pueden ser virtuales si es necesario.

Responsables

• Designar auditores internos competentes (ver Paso 10 – Competencia y plan anual de formación).
• Los auditores deben ser independientes del líder del PESV para garantizar objetividad.

Informe de auditoría

• Debe contener hallazgos, conformidades, no conformidades y oportunidades de mejora.
• Incluir conclusiones sobre la eficacia del PESV.

Seguimiento

• Establecer planes de acción para atender las no conformidades.
• Registrar avances y verificar cierre de acciones correctivas.

Competencia de los auditores

• Los auditores internos deben cumplir con los criterios de formación y experiencia definidos en el Paso 10.
• Se recomienda que la organización adopte las directrices de la ISO 19011 para fortalecer la calidad de las auditorías.

Registros y soportes obligatorios

La organización debe conservar como evidencia documental:

• Procedimiento de auditoría interna aprobado.
• Plan anual de auditoría (cronograma, alcance, responsables).
• Lista de verificación o formatos de auditoría utilizados.
• Informe de auditoría interna con hallazgos y conclusiones.
• Planes de acción y seguimiento de no conformidades.
• Registro de competencias de los auditores (formación, experiencia, designación).
• Actas del Comité de Seguridad Vial donde se valide la planificación y resultados.
• Evidencia de la validación de la no aplicabilidad de pasos del PESV.

 Reporte externo

Los resultados de la auditoría forman parte de la información que debe reportarse a las entidades verificadoras, según lo indicado en el Paso 20 – Indicadores y reporte de autogestión PESV.

4 FASE . Mejora continua del PESV. (PASOS 23 y 24) 

PASO 23 Mejora continua, acciones preventivas y correctivas

(aplica para todos los niveles). La empresa debe definir e implementar acciones preventivas y/o correctivas con base en los resultados del análisis de los indicadores, autorías y visitas de verificación del PESV

La organización debe establecer un proceso documentado de mejora continua, que incluya:

Identificación de necesidades de mejora

• Revisar resultados de indicadores de desempeño del PESV.
• Analizar hallazgos de auditorías internas y externas.
• Considerar observaciones de visitas de verificación.
• Incorporar lecciones aprendidas de siniestros viales y simulacros.

Definición de acciones preventivas y correctivas

• Acciones preventivas: orientadas a evitar la ocurrencia de incidentes o no conformidades.
• Acciones correctivas: orientadas a eliminar causas de no conformidades o hallazgos detectados.

Planificación y ejecución

• Establecer responsables, plazos y recursos para cada acción.
• Integrar las acciones en el plan de trabajo anual del PESV.

Seguimiento y verificación

• Evaluar la eficacia de las acciones implementadas.
• Validar el cierre de hallazgos y planes de acción.

Registros y soportes obligatorios

• Procedimiento documentado de mejora continua aprobado.

• Registro de indicadores con análisis de tendencias.
• Informes de auditoría y visitas de verificación con hallazgos y acciones derivadas.
• Planes de acción preventivos y correctivos con responsables y fechas de cierre.
• Actas del Comité de Seguridad Vial donde se validen avances y resultados.
• Informes de simulacros de emergencias viales y de investigaciones de siniestros.
• Evidencia del cumplimiento del plan de formación y del plan de trabajo anual.
• Registros de ejecución de programas de seguridad vial y factores de desempeño.

PASO 24 Mecanismos de comunicación y participación

(aplica para todos los niveles)

La organización debe disponer de mecanismos de comunicación y participación que aseguren que las políticas, lineamientos y actividades del PESV sean divulgados a todos los trabajadores, de manera clara y oportuna. Estos mecanismos deben permitir recibir retroalimentación o propuestas de mejora por parte de los colaboradores, así como garantizar la recepción y respuesta de las comunicaciones internas y externas relacionadas con el PESV.

Para su implementación, la empresa debe definir canales formales de comunicación (reuniones, boletines, correos, carteleras, plataformas digitales, entre otros) y documentar la forma en que se utilizarán, estableciendo una frecuencia mínima trimestral. En cada ciclo de comunicación se debe incluir la promoción de la seguridad vial, la divulgación de indicadores, los resultados de la implementación del PESV, y la comunicación de los riesgos y controles adoptados para prevenir siniestros viales.

Además, estos mecanismos deben fomentar hábitos y conductas seguras en la vía, promoviendo criterios autónomos, solidarios y prudentes en la toma de decisiones durante los desplazamientos. También deben servir como herramienta para aprender de las lecciones que dejan los siniestros viales, fortaleciendo así la cultura de prevención y la mejora continua en la organización.

Registros y soportes obligatorios

• Documento que defina los mecanismos de comunicación y participación del PESV.

• Plan o cronograma de comunicaciones con frecuencia mínima trimestral.
• Evidencia de divulgación de políticas, lineamientos y actividades de seguridad vial.
• Registros de retroalimentación recibida de colaboradores.
• Respuestas a comunicaciones internas y externas relacionadas con el PESV.
• Materiales de promoción de hábitos y conductas seguras (campañas, boletines, charlas).
• Informes de indicadores y resultados del PESV comunicados a la organización.
• Evidencia de la comunicación de riesgos y controles adoptados.
• Actas del Comité de Seguridad Vial donde se validen las comunicaciones.
• Documentación de aprendizajes derivados de siniestros viales y su difusión interna.

Con base en lo anterior,  hemos diseñado una herramienta en excel que le permitirá diseñar e implementar el PESV según la Resolución 40595 de 2022 incluye toda la gestión documental

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Tabla resumen por nivel de diseño e implementación del PESV 

PASOS RESOLUCIÓN 40595 de 2022	BÁSICO	ESTÁNDAR	AVANZADO
1. Líder del diseño e implementación del PESV	X	X	X
2. Comité de seguridad vial	No Aplica	X	X
3. Política de Seguridad Vial de la Organización	X	X	X
4. Liderazgo, compromiso y corresponsabilidad	X	X	X
5. Diagnóstico	X	X	X
6. Caracterización, evaluación y control de riesgos	X	X	X
7. Objetivos y metas del PESV	X	X	X
8. Programas de gestión de riesgos críticos y factores de desempeño	X	X	X
9. Plan anual de trabajo	X	X	X
10. Competencia y plan anual de formación	X	X	X
11. Responsabilidad y comportamiento seguro	No Aplica	No Aplica	X
12. Plan de preparación y respuesta ante emergencias viales	X	X	X
13. Investigación interna de siniestros viales	No Aplica	X	X
14. Vías seguras administradas por la organización	X	X	X
15. Planificación de desplazamientos laborales	X	X	X
16. Inspección de vehículos y equipos	X	X	X
17. Mantenimiento y control de vehículos seguros y equipos	X	X	X
18. Gestión del cambio y gestión de contratistas	X	X	X
19. Archivo y retención documental	X	X	X
20. Indicadores y reporte de autogestión	X	X	X
21. Registro y análisis estadístico de siniestros viales	X	X	X
22. Auditoría anual	X	X	X
23. Mejora continua, acciones preventivas y correctivas	X	X	X
24. Mecanismos de comunicación.	X	X	X

Lista de Verificación para la Visita de Implementación del PESV

Basada en la Resolución 40595 de 2022

1. Datos de la Visita

2. Información Inicial

Seleccione el Nivel de la Empresa:

-- Seleccione un nivel --BásicoEstándarAvanzado

3. Lista de Verificación de Requisitos

4. Resultado de la Verificación

0%

Inicial

Cumple: 0

No Cumple: 0

No Aplica: 0

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LISTA DE CHEQUEO PESV

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